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DocBot est un outil de documentation des savoirs qui a été développé par Sporobole. Projet collectif a contribué à son idéation, à son design et à son évolution. L’application web de journaling assistée par intelligence artificielle a été mise à la disposition des participant·es de l’initiative Implanter l’IA dans des organismes culturels. Ceux-ci et celles-ci devaient tenir un journal de bord dans DocBot afin de consigner sur une base régulière :
- les actions posées
- les expérimentations effectuées
- les défis ou problèmes rencontrés
- les solutions ou gains obtenus
Iels pouvaient également inclure dans leur journal de bord leurs réflexions, leurs questionnements, leurs inquiétudes, leurs perceptions.
L’objectif, avec cet outil, était de laisser des traces, de constituer une mémoire pour apprendre de cette expérience.
Pour faciliter la vie des participant·es, une présentation de DocBot portant sur la finalité de l’expérience de documentation et sur le fonctionnement de l’outil a été donnée à chaque organisme. Un mémo leur a aussi été remis. Une personne de Projet collectif demeurait à la disposition des participant·es pour répondre aux questions touchant l’exercice de journaling. Les accompagnateurs de Sporobole se sont assurés du bon fonctionnement de l’outil et n’ont cessé de l’améliorer tout au long de l’initiative, réagissant aux bogues ou aux défis relevés par les participant·es.
🛠 Un petit mot sur l’outil
Au moyen d’une application web, chaque participant·e devait se créer un compte utilisateur·ice. L’interface demeurait très sobre.
- Colonne de gauche : liste des entrées du journal de bord. Possibilité d’éditer ou de supprimer une ou des entrées. Fonction de mise à jour de la mémoire du journal de bord afin qu'il se souvienne de ce qui a été dit d’une entrée à l’autre.
- Colonne centrale : espace pour créer une entrée dans le journal de bord. Des templates comprenant des questions-guides ayant servi à entraîner l’IA ont été prévus pour chaque figure de cas (ex. un template pour les accompagnateurs, un template pour les participant·es durant la phase de définition des besoins, un template pour les participant·es durant la phase d’expérimentation, etc.). L’espace est doté d’un éditeur de texte en Markdown. Tout s’enregistre en temps réel.
- Colonne de droite : espace pour discuter avec un agent conversationnel. Ces discussions ne sont pas enregistrées sur le serveur, mais le fruit de celles-ci peut être ajouté au journal. Ces ajouts, une fois dans la colonne centrale, sont éditables.
Pour faciliter le travail des accompagnateurs et de Projet collectif, Sporobole a développé, en plus de l’application de journaling, une interface administrateur pour consulter l’ensemble des journaux des participant·es.
🗒 Bilan sur l’expérience de journaling
La majorité des participant·es a utilisé l’application assidûment, documentant ce qu’iels ont vécu au cours de cette initiative. Plus du deux tiers des journaux contiennent plus ou moins vingt entrées, et les autres, dix ou moins.
Les entrées des journaux de bord, parfois très succinctes, parfois beaucoup plus exhaustives, selon le style d’expression de chaque participant·e, ont permis d’atteindre les objectifs fixés, soit de tirer des leçons, des conseils, des apprentissages de cette expérience.
Les journaux de bord des accompagnateurs de Sporobole, très détaillés, viennent compléter le portrait.
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DocBot is a knowledge documentation tool developed by Sporobole. Projet collectif contributed to its ideation, design, and evolution. This AI-assisted web journaling application was made available to the participants of the Implement AI in Cultural Organizations initiative. Participants were required to keep a logbook in DocBot to regularly record the following:
- Actions taken
- Experiments conducted
- Challenges or problems encountered
- Solutions or gains achieved
They could also include their reflections, questions, concerns, and perceptions in their logbook.
The goal with this tool was to leave a record and build a memory to learn from the experience.
To make things easier for the participants, a presentation on DocBot, covering the purpose of the documentation exercise and how the tool works, was given to each organization. They were also provided with a memo. A person from Projet collectif remained available to participants to answer questions regarding the journaling exercise. Sporobole's support staff ensured the tool functioned properly and continually improved it throughout the initiative, reacting to bugs or challenges raised by the participants.
🛠 A few words about the tool
Using a web application, each participant had to create a user account. The interface was very minimalist.
- Left column: A list of logbook entries. There was an option to edit or delete one or more entries. It included a function to update the logbook's memory so that it would remember what was said from one entry to the next.
- Center column: The space for creating a logbook entry. Templates containing guiding questions used to train the AI were provided for each case profile (e.g., a template for support staff, a template for participants during the needs definition phase, a template for participants during the experimentation phase, etc.). The space is equipped with a Markdown text editor. Everything saved in real-time.
- Right column: A space to chat with a conversational agent. These discussions were not saved on the server, but the output could be added to the journal. Once added to the center column, these additions were editable.
To facilitate the work of the support staff and Projet collectif, Sporobole developed an administrator interface in addition to the journaling application to view all participant journals.
🗒 Review of the journaling experience
The majority of participants used the application diligently, documenting their experiences throughout the initiative. More than two-thirds of the journals contain around twenty entries, while the rest have ten or fewer.
The logbook entries—sometimes very succinct, sometimes much more exhaustive, depending on each participant's writing style—allowed the set objectives to be met, namely drawing lessons, advice, and learnings from this experience.
The very detailed logbooks of Sporobole's support staff complete the picture.
