Résumé de la rencontre #9 sur les stratégies de mutualisation pour la transition numérique

La dernière rencontre de la table de concertation sur le renforcement des capacités numériques qui s’est déroulée en mai 2024 portait sur les stratégies de mutualisation pour la transition numérique. Dans le contexte actuel (pénurie de main-d’œuvre, de locaux, difficulté d’approvisionnement, etc.) il est tout à fait normal que de plus en plus d’entreprises se tournent vers la mutualisation. Définie par le Conseil québécois de la coopération et de la mutualité (CQCM) comme «l’action de mettre en commun quelque chose dans le but d’en tirer, individuellement et collectivement le meilleur parti» la mutualisation s’inscrit naturellement dans les façons de faire des organisations  en économie sociale et action communautaire.

La mutualisation numérique peut prendre plusieurs formes et vise l’optimisation des ressources et des compétences numériques des individus au sein d’un groupe d’organisation qui partagent des besoins communs. On parle ici d’échange de bonnes pratiques, de partage d’un risque, d'un investissement ou de frais pour le développement d’un service. La mutualisation peut également être celle d’un.e employé.e dont les services ne sont requis que quelques heures par semaine. En mutualisant son poste avec d’autres entreprises qui ont besoin de ces services il est possible d’offrir un temps plein et des conditions de travail intéressantes pour aller chercher l’expertise requise.

Le programme en mutualisation de la transformation numérique du CQCM vise d’ailleurs à aider le développement de ce type de projet. Lancés il y a trois ans, les dépôts de projet étaient beaucoup moins nombreux qu’aujourd’hui. Le CQCM l’explique entre autres par le temps requis pour créer les relations de confiance indispensables aux projets de mutualisation. 

Au-delà du temps requis pour la création de relations de confiance, les projets en mutualisation numérique rencontrent d’autres défis. Bouffe Laurentienne, le  Réseau solidarité itinérance Québec (RSIQ) et Flambeau sont venus nous partager leurs expériences.

Bouffe Laurentienne

Créé en 2014, Bouffe Laurentienne a pour mission de favoriser la sécurité alimentaire auprès des personnes défavorisées tout en appuyant le travail des organismes d’aide alimentaire afin de soulager la pauvreté dans la MRC des Laurentides. Bouffe Laurentienne est le fruit d’une initiative des comptoirs alimentaires et des cuisines collectives qui voulaient se regrouper pour répondre à leur besoin commun de transport des denrées alimentaires.

Les services mutualisés touchent  :

• Au transport des aliments (de Moisson Laurentides aux comptoirs et cuisines collectives 4 fois /sem.).
• À la récupération des aliments invendus dans les supermarchés.
• Au comptoir alimentaire mobile (4 points de service – 7 municipalités).
• À l’intervention psychosociale.
• Au développement, financement et gestion de projets communs.
• À l’autonomie alimentaire.
• Aux ressources humaines (Pérennité des comptoirs, virage numérique).

Comme les demandes d’aide alimentaire sont en forte augmentation et que l’offre peine à combler les besoins, les priorités de Bouffe Laurentienne sont d’assurer la pérennité des comptoirs alimentaires et de développer un écosystème de récupération des denrées efficient pour combler les besoins de tous les citoyens  en situation de vulnérabilité de la MRC des Laurentides. Pour ce faire, Bouffe Laurentienne s’est embarqué dans un projet de mutualisation en transformation numérique.

Un projet en trois volets :

1. Projet d’implantation d’une plateforme de type CRM chez Bouffe laurentienne.
2. Projet groupé de transition numérique auprès de tous les comptoirs alimentaires.
3. Projet de développement d’un pôle de logistique en sécurité alimentaire dans la MRC des Laurentides.

Les défis rencontrés :

• Processus plus long qu’escompté et difficile d’évaluer le budget nécessaire pour l’implanter. Bouffe Laurentienne a fait affaire avec Toucan (CRM) qui est bien adapté aux besoins du Réseau des  banques alimentaires du Québec, mais qui finalement n’était pas très adapté pour eux. L’adaptation a demandé énormément de ressources financières et de temps qu’ils n’avaient pas prévu.
• La plupart des personnes qui opèrent les comptoirs alimentaires sont des bénévoles et sont souvent assez âgés. Il y a donc une littératie technologique limitée et une certaine réticence au changement qui peuvent occasionner des défis.
• Il y a un grand besoin de formations personnalisées.

RSIQ

Actif depuis 1998, le Réseau solidarité itinérance Québec regroupe 15 concertations régionales en itinérance, soit plus de 200 organismes au Québec. Le RSIQ vise à sensibiliser les décideurs et le grand public en matière d’itinérance, de défendre les droits des personnes en situation d’itinérance et d’améliorer leurs conditions de vie ainsi que de permettre aux organismes d’aide de réaliser leur propre mission.

Le projet en transition numérique va servir toutes les organisations du réseau et vise à servir l’action concrète sur le terrain en faisant mieux et plus avec les outils qu’ils ont déjà. Le numérique ne vient pas naturellement dans le communautaire, il faut des porte-étendards pour que le projet fonctionne et le RSIQ a décidé d’agir en ce sens en prenant cette place.  

Un projet en cinq volets :

1. Une plateforme de gestion intégrée.
2. Création d’un espace membre qui va favoriser le partage.
3. Amélioration de la veille numérique et médiatique.
4. Intelligence artificielle.
5. Enjeux de sécurité, conformité et optimisation.

Les défis :

Le projet est encore au niveau pilote. L’idée actuelle est de se familiariser avec la plateforme et de développer la littératie numérique des utilisateur.trices. Il en est de même pour l’intelligence artificielle. Elle est actuellement utilisée pour faire des tests (comme support à la rédaction par exemple), mais rien n’est programmé encore. Éventuellement, le RSIQ voudrait arriver à l’analyse de leur revue de presse quotidienne, l’aide à la programmation, rédaction de subventions et traitement de données publiques (ex: utiliser l’IA pour créer du contenu suite à des grands événements).

Flambeau

Fondé en 2023 par l’équipe de Sigmund, Flambeau se démarque par son approche transparente et collaborative. Sa mission : simplifier la vie des organisations à vocation sociale pour allouer un maximum de leur temps à leur mission sociale.

Un projet en deux volets:

1. Axé sur les services: l’analyse des besoins, la co-conception numérique et l’accompagnement.
2. Axé sur la mutualisation: aller chercher du financement pour investiguer les milieux pour voir où sont les besoins (communautaire, ÉS, recherche). Participer à la réalisation des projets et en assurer la pérennisation.

Ce qui ressort des présentations

Les relations de confiance sont essentielles pour des projets de mutualisation réussis. La communication a également été mentionnée comme un élément essentiel en amont, pendant et énormément après le projet. Il est important de l’inclure dans le budget.

Le financement est encore et toujours un défi. Il y a du financement pour faire des diagnostics, mais beaucoup moins pour la mise en œuvre des projets. Du financement est disponible pour les entreprises d’économie sociale, mais  un critère de  40% de revenus autonomes est en place pour rendre inéligible la plupart des organismes communautaires. Certaines bourses sont offertes. Bouffe Laurentienne, par exemple, a été en mesure d’obtenir de l’équipement informatique et de la formation grâce à la bourse de démarrage Dataide.