Cette note est une composante du Rapport sur les impacts de la pandémie sur les organismes communautaires et le développement social de la région des Laurentides, effectué en 2020 par le CRDSL.
Les résultats du sondage
Depuis l'inauguration de l'état d'urgence sanitaire le 13 mars 2020, les organismes communautaires ont dû faire face à des multiples enjeux.
Les principaux enjeux recensés dans le sondage ⚠️
- La perte d'autofinancement et par le fait même la perte de revenus et le manque de ressources financières.
- La gestion du personnel en situation de crise sanitaire : gestion des risques et de la sécurité du personnel, anxiété, inquiétudes, baisse de motivation, augmentation de la charge de travail, absences du personnel en situation de sous-effectif, conciliation travail-famille en situation de télétravail, soutient des intervenants face aux situations difficiles que vivent les bénéficiaires et à l'augmentation de la demande (usure de compassion), difficulté de recrutement, pénurie de ressources humaines, mise à pied temporaire en lien avec la perte de certaines sources de revenus.
- L’implantation du télétravail (achat de matériel informatique, familiarisation avec les nouveaux outils informatiques, modification des façons de faire…).
- La réorganisation des services en lien avec la fermeture temporaire des lieux physiques. De nombreux organismes ont dû stopper leurs activités de groupe et réinventer leurs modalités d’intervention afin de maintenir les services de soutien à distance par téléphone ou internet.
- La mise en place des mesures sanitaires, complexes et coûteuses.
- Le temps investi rien que pour se tenir informé de l’évolution de la situation et des différentes règles sanitaires : processus extrêmement énergivore pour l'équipe de gestion des organismes.
- La nécessité d’adaptation continue qui essouffle les équipes.
- La perte des bénévoles réguliers.
En effet, une grande majorité des bénévoles sont âgées de 65 ans et plus et étaient donc les premiers à être confinés.- Le recrutement, l’accueil, l’intégration et la gestion de nouveaux bénévoles.
- La nécessité d'informer, sensibiliser et faire respecter les consignes sanitaires aux différentes clientèles.
- La perte de contact avec les clientèles les plus vulnérables, notamment celles qui n’ont pas accès à du matériel informatique.
- L’augmentation des risques liés au contexte de confinement, car l'isolement et l'anxiété sont des facteurs déclencheurs et aggravants en dépendance.
- L'augmentation des demandes et de la clientèle, surtout en ce qui concerne la sécurité alimentaire.
- Le maintien du sentiment d'appartenance à l’organisme malgré la distanciation physique et l’absence d’activité en personne, maintenir le lien avec les clientèles.
- La santé mentale fragilisée autant chez le personnel que pour la clientèle (sentiment d’isolement, d’anxiété, symptômes dépressifs…).
- La diminution de l'approvisionnement en dons alimentaires.
🛠️Mise en place de nouvelles pratiques et moyens
Pour faire face à ces enjeux, les organismes ont développé des moyens et des nouvelles façons de faire qui démontrent leur résilience.
L’adaptation des services fut tout un défi pour une majorité d’organismes ayant répondu au sondage et a engendré une augmentation des heures de travail afin d’être en mesure de faire face aux enjeux. Les organismes ont dû faire preuve de créativité.
Plusieurs se sont inspirés des meilleures pratiques des organismes ayant une mission similaire ainsi que des recommandations gouvernementales. En début de pandémie, l’arrimage du soutien des autorités sanitaires a été complexe. La révision des pratiques d’intervention était inévitable. Plusieurs ont mis l'accent sur les suivis individuels afin de conserver un lien avec leur clientèle. Les services ont été adaptés afin d’être en mesure de continuer à répondre aux besoins. Certains organismes ont procédé à l’envoi postal de cahiers d’activités. L’exploitation des réseaux sociaux afin de maximiser la visibilité et l’utilisation des différentes plateformes numériques telles que ZOOM ou TEAM se sont développées de façon exponentielle. La participation à des webinaires et des formations en ligne ont permis aux employés de maintenir leur motivation, d’améliorer leurs pratiques et de développer de nouvelles connaissances et de nouvelles façons de faire.
Plusieurs ont instauré un protocole COVID afin de garantir la sécurité de tous.
Consolidation et travail d'équipe
Parmi les effets positifs de cette situation hors du commun, nous notons le renforcement et la consolidation du travail d’équipe. En effet, les organismes sondés mentionnent avoir constaté davantage de collaboration au sein des équipes de travail, dans un esprit de soutien mutuel et d’entraide. Le partage de divers outils pour la gestion du stress est également une pratique répandue au sein des organismes, notamment la ressource Léo.
La nécessité de soutien et de formation des équipes afin de leur permettre de faire face à de nouveaux défis auprès de leur clientèle s’est avérée primordiale.
Les collaborations entre organismes se sont développées afin de répondre aux divers besoins des clientèles et ont permis d’explorer avec les partenaires des nouvelles façons de faire.
Plusieurs ont développé des outils afin de diminuer le niveau de stress de leurs usagers en les tenant informés régulièrement de la situation sanitaire. Les communications avec les membres ont été plus fréquentes. Le jumelage entre certaines clientèles s’est parfois implanté afin de développer un réseau d’entraide et de soutien au sein même des usagers (par exemple l’implantation de covoiturage pour la distribution alimentaire).
Enjeu d'accès et de réorganisation
Une difficulté demeure concernant les populations les plus vulnérables qui n’ont pas accès à la technologie ou même au téléphone et qui ne sont donc pas joignables. Certains organismes ont été en mesure d’équiper technologiquement une partie de ces personnes grâce à des subventions d’aide d’urgence. Néanmoins les organismes évaluent avoir maintenu le contact avec +/- 50% de leur clientèle, car même si une majorité des usagers ont accès à un ordinateur il n’est pas toujours aisé pour eux d’utiliser certaines plateformes et cela nécessite un accompagnement.
Malgré les divers fonds d’urgence privés et publics disponibles, la réorganisation des locaux et l’achat de matériel divers en lien avec les nouvelles mesures sanitaires ont été vécus comme des pressions financières supplémentaires, car cela a engendré de nombreux frais imprévus.
Les municipalités et autres partenaires ont souvent apporté un support dans les moments les plus intenses de la crise. En ce qui concerne l’hébergement d’urgence, des ressources alternatives ont vu le jour afin de continuer à répondre aux besoins.
Enjeu de gestion du personnel
Concernant le personnel, les situations divergent selon les organismes. En effet, certains ont dû mettre à pied des membres de l’équipe par manque d’activité et manque de ressources financières alors que d’autres ont procédé à l’embauche de personnel additionnel et même parfois à l’instauration d’une prime salariale pour favoriser le retour au travail.
Recrutement de bénévoles
Au cours des premières semaines de la crise, le visage des bénévoles s’est transformé. Le confinement des personnes âgées de 70 ans et plus a eu un véritable impact sur les organismes qui se sont trouvés très rapidement en pénurie de bénévoles. Cependant, de nouveaux bénévoles se sont présentés, notamment les jeunes et les personnes à l’emploi dont les activités professionnelles étaient arrêtées à cause de la fermeture de l'entreprise pour laquelle ils travaillaient. Il demeure néanmoins difficile de recruter des bénévoles et cette pénurie complexifie le maintien de l’offre de service dans de nombreux organismes. Certains ont procédé à l’embauche de personnel à temps partiel pour combler ce manque.
🤝Collaboration et optimisation des ressources
De nombreuses collaboration se sont développées durant la pandémie afin d'être en mesure de répondre aux besoins et d'optimiser les ressources.
Parmi les principales collaborations établies, la mise en place de cellules de crise initiées par les MRC et le CISSS des Laurentides favorisant la concertation des partenaires a été la plus populaire, suivie de près par la consolidation des liens avec le milieu municipal, le partage de ressources humaines et les nouveaux liens avec une ou plusieurs entreprises privées. Arrivent ensuite le prêt de locaux, le partage des ressources matérielles et le prêt de matériel / équipement.
Les autres collaborations citées sont :
- le partage des meilleures pratiques en ce qui concerne les mesures préventives
- l’échange d’informations
- le soutien mutuel entre organismes
- les nouvelles collaborations financières (accès à de nouveaux programmes de financement et soutien des députés)
- le partage d’expertise technologique
- le support des organismes et réseaux nationaux pour faciliter l’accès à l’information
- les dons de la population (vêtements, meubles, denrées, argent…)
- le support des MRC, de la Santé publique et du CISSS
- le développement de liens avec les médias
86,8% des répondant·es pensent que ces nouvelles collaborations vont perdurer pour la deuxième vague.
80% pensent qu’elles perdureront même après la pandémie.
Les principales formes de reconnaissance sont :
- le soutien financier des députés provinciaux, des municipalités, des MRC et des différents bailleurs de fonds;
- des articles de presse et une visibilité dans les médias locaux (entrevues à la radio ou à la télévision communautaire);
- des remerciements, félicitations par lettre, courrier électronique et en personne.
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