Considérations JEDI pour l'organisation de la JDSO

Dans le cadre du chantier interne de Projet collectif sur la décolonisation, nous avons eu l'occasion de discuter sur l'importance d'organiser des évènements inclusifs. En ce sens, lors de l'organisation de la Journée des savoirs ouverts (JDSO), nous avons pris l'initiative d'expérimenter le cadre de référence JEDI développé par Transition en commun  (TeC). À l'époque, il s'agissait d'un document de travail en cours d'élaboration. Dès que le document final sera disponible, nous l'ajouterons à cette note.

💡 Les questions et réflexions ci-dessous sont issues du document de travail de Transition en commun (TeC) :

• 📄TeC_Cadre de référence JEDI (le lien vers le document final à venir).

Mise en contexte

Ces questions ont comme objectif de vous proposer un processus lors de chaque étape entreprise par votre groupe dans la création d’un événement inclusif (orientation et planification, communication de l’événement, mobilisation et déroulement le Jour J).

APPRENTISSAGES - Dans le cadre de la JDSO, nous avons eu 2 rencontres préparatoires au cours desquelles nous avons répondu aux questions ci-dessous. Les discussions qui en ont émergées nous ont permis de modifier en amont plusieurs éléments de notre organisation. 

Avant le Jour J

Conditions de participation et d’inscription

Quels sont les publics ciblés ? L’inscription est-elle ouverte au grand public ?

• Oui, ouvert au grand public.
• 120 places seulement.

De quelle manière les invitations sont-elles diffusées ? 

• On va transmettre l’invitation à nos réseaux via
  • infolettre spéciale
  • nos réseaux sociaux (linked, FB)
• Au travers le bouche-à-oreilles de l’équipe et partenaires.

Des liens de confiance avec les participant-e-s existaient-ils avant l’événement ?

• Les personnes de nos réseaux oui.

Prévoyez-vous faire le suivi de ces invitations?

• Oui, selon les options sélectionnées dans le formulaire d’inscription.

Si les places sont limitées, comment s’assurer que les chances d’inscription soient équitables pour toutes et tous ?

• Barrière du revenu
  • Offrir une grille tarifaire flexible.
• Barrière de distance
  • Offrir un billet petit-prix
• Barrière parentalité
  • Mettre une option dans le formulaire d’inscription
  • Offrir un service de garde
• Barrière espace sécuritaire
  • Mettre une option dans le formulaire d’inscription
  • Transmettre un guide de bonne conduite.
  • Avoir des gardien·nes du senti pour la journée.
  • Avoir un espace calme pour se reposer.
  • Créer des pancartes pour rendre visible les toilettes (pour faire des toilettes inclusives)
• Barrière d’accès
  • Mettre une option dans le formulaire d’inscription
  • Le resto est accessible, mais le stationnement est à l’autre bout du parc. Pas de trottoir avec décente.
  • Option 1 - Créer une pancarte Stationnement réservée pour la JDSO. Prévoir un budget pour payer l’amende.
  • Option 2 - Transmettre un guide d’accès: cellulaire d’une personne ressource avec une voiture.
• Barrière de la langue
  • Mettre une option dans le formulaire d’inscription
  • Une autre langue que le français
  • Un format pour lecteur d’écran
• Offrir des billets d’amitié
  • En faisant des invitations ciblées à des personnes, des réseaux ou organisations qui nous semblent être intéressées.

La documentation nécessaire est-elle accessible pour donner les moyens aux participant-e-s de s’y préparer ?

• Programmation, les guides d’inclusivité seront disponibles en ligne ou par courriel.

Qui a participé à l’élaboration de cet événement ? Qui a préparé le contenu ?

• Organisation: Équipe de projet collectif
• Contenu: Appel à propositions ouverte

Tarifs ? Les panélistes sont-iels payé-e-s ? Les frais afférents sont-ils remboursés ? (per diem, hébergement, transport, etc.) Quels mécanismes utiliser pour assurer une transparence ?

• Panélistes
  • non rémunéré·es
  • billets et repas offerts
  • déplacements à discuter selon les cas

APPRENSTISSAGES - Le cadre de référence JEDI de TeC nous a permis de développer une grille tarifaire flexible et de poser des questions relatives à l'inclusion lors de l'inscription.

Coût de l'inscription

Pour favoriser un accès équitable à l'événement, nous offrons une grille tarifaire flexible. Tous les billets donnent accès à l'ensemble des activités ainsi qu'aux repas et collations. À titre indicatif, le prix coûtant par personne pour l'événement est de 125$.

• Prix régulier (48,86$)
• Prix «kif kif» (123,86$) : Tu veux nous donner un coup de pouce? Avec ce billet au prix coûtant, tu participes à la pérennité de la JDSO.
• Petit prix (18,86$) : Pour les étudiant·es, personnes à faible revenu ou celles qui doivent débourser des frais de déplacement plus importants

Questions lors de l'inscription

Le cadre de référence JEDI de TeC nous a également amené à poser des questions relatives à l'inclusion à même notre formulaire d'inscription. Ce qui nous a permis de contacter les personnes avec des besoins spécifiques en amont de l'évènement et de nous assurer d'adapter notre évènement en conséquence.

• Avez-vous besoin d’accéder à un stationnement réservé pour les personnes en situation de handicap (avec vignette)?
• Avez-vous besoin d’assistance ou d’accompagnement lors des déplacements dans les différentes salles pour la journée?
• Avez-vous besoin d’un service de halte-garderie pour pouvoir participer à l’événement?
• Avez-vous besoin d’un·e interprète pour les présentations et ateliers?
• Avez-vous besoin d’une version de la documentation de l’événement (p.ex. programmation, guide, actes du colloque) dans un format lisible par les lecteurs d’écran?
• Est-ce qu’il y a d’autres ressources qui pourraient être mises en place pour faciliter votre participation?
• Viendrez-vous en transport adapté?
• Avez-vous des allergies, et si oui, lesquelles?

Organisation de l’espace/du lieu 

Le lieu est-il accessible de manière universelle ? (rampes d’accès, largeur des portes, ascenseur, etc.)

• Le restaurant, oui. Mais l’accès au lieu en transport adapté ou en voiture pose problème.

Le lieu de l’événement est-il loin de l’endroit où les participant-e-s résident ?

• Généralement non.

L’horaire de l’événement pose-t-il certaines contraintes ? (horaire de jour/soir/nuit, semaine vs fin de semaine)

• Horaire de semaine, donc sur les heures de travail.

Quelles mesures permettraient de faciliter la participation de toustes ?

• Discuter plus haut.

L’événement peut-il accueillir les enfants ? Les aîné-e-s ?

• Enfants oui.
• Avoir des chaises réservées.
• Lors des repas, laisser la priorités aux personnes à mobilité réduites ou ainé·es.
• Vérifier si on peut avoir un kart de golf pour aider le déplacement.

Y a-t-il des espaces accessibles aux travailleur-euse-s ayant besoin de s’isoler pour un appel ?

• Vérifier s'il y a un espace de travail disponible.

Y a-t-il des espaces calmes avec peu de stimulation accessibles aux personnes ayant besoin de s’isoler ? 

• Vérifier où on pourrait le réaliser.

Des rafraîchissements et de la nourriture sont-ils prévus ? 

• Oui

Peut-on adapter les menus à différentes restrictions alimentaires ?

• Oui, menu varié.
• Indiquer les options du menu. 
• Vérifier si on peut permettre aux gens d’apporter leur lunch.

Une indemnisation monétaire est-elle possible pour les personnes en ayant besoin?

• Oui (transport, frais de déplacement ou autres).
• Les personnes sont invitées à en faire la demande (comment rendre le processus le plus accessible possible?)

APPRENTISSAGES - La visite du lieu en amont nous a fait réaliser la difficulté d'accès pour les personnes à mobilité réduite. Nous avons effectué plusieurs démarches afin de trouver des solutions pour contourner les défis d'accès.

Communication/mobilisation

Dans quelle(s) langue(s) les communications écrites sont-elles accessibles ?

• Français.
• Disponible sur Encommun

Les textes de communication sont-ils écrits de manière inclusive ?

• Écriture inclusive.

Le jour de l’événement, quelles seront les langues utilisées pour les présentations et discussions ?

• Français.

Peut-on prévoir des services de traduction chuchotée ?

• Traduction à explorer + LSQ
• Indiquer que nous allons faire notre possible pour y répondre.

Les termes et le vocabulaire utilisés sont-ils vulgarisés et adaptés au(x) public(s) cible(s) ?

• Fournir un guide d’inclusion.

Est-ce que les communications sont adaptées aux besoins des publics cibles ?

• Dans les questionnaires demander
  • Pour le travail
  • Par intérêt personnel, citoyen
  • Pour les études ou la recherche
  • Pour découvrir
  • Pour approfondir
  • Pour mettre en pratique, passer à l’action
• Avec quel chapeau venez-vous?
• Avec quelle intention venez-vous?

APPRENTISSAGES - Les questions dans le formulaire d'inscription nous ont permis d'entrer en contact avec 3 personnes utilisant un lecteur d'écran. Nous avons validé avec elles que notre captation des connaissances (sur Praxis) et notre version écrite de l'horaire de la journée leur était accessible. 

Bonne nouvelle! Les notes Praxis sont accessibles aux lecteurs d'écran! 😁

Pendant le jour J

Qui est représenté dans les photos et illustrations qui seront présentées lors de l’événement ? 

• Sensibiliser la personne Photographe.Vidéaste.

Est-ce que tous les publics présents peuvent s’y identifier ? (âge, genre, origine sociale, origine culturelle) ?

• Sensibiliser la personne Photographe.Vidéaste.

Peut-on mettre en place des moyens pour faciliter la répartition du temps de parole ? (chronométrage des tours de parole, expliquer et mettre en pratique l’alternance de parole, etc)

• À transmettre aux animateur-trices et demander si ielles ont déjà de bonnes pratiques.
• Imprimer et mettre sur une vingtaine de chaises.

Peut-on nommer un-e ou des responsable(s) dans l’équipe organisatrice pour s’assurer du respect de cet équilibre ? (responsable du senti)

• Responsabiliser pour le temps de parole, faire attention au senti.
• S’auto responsabiliser collectivement.
• On veut apprendre collectivement à mieux apprendre et collaborer.
• Feuilles dans chacunes des salles.
  • Faire une feuille simple avec approches de base.
  • Protocole de prise de parole** (30 taine de feuilles)
  • Si j’ai beaucoup de privilèges 2 sinon, 1.

Est-ce qu’il est facile pour tous les publics d’obtenir des réponses à leurs questions lors de l’événement ? (des personnes de l’équipe disponibles, un stand ou un espace d’accueil, etc) Offrir différents médiums pour poser des questions (à l’oral, à l’écrit, etc.)

• Permettre des pauses. 
• Permettre de passer par les aides à la logistique.

APPRENTISSAGES - Nous avions fait imprimer et avons déposé sur les tables des feuilles pour sensibiliser les gens à tenir compte de leurs privilèges lors de la prise de parole. Les consignes ont également été rappelées à l'oral lors de l'ouverture de la JDSO. Les consignes n'ont pas toujours été mise en pratique, mais nous croyons que cette approche a contribué à sensibiliser les participant·es.

docx JDSO - Tour de paroles - Flyer Projet collectif 2023

Après le Jour J

Besoin d’évaluer l’atteinte des objectifs et l’amélioration des pratiques dans le temps

Indicateurs, rendre les évaluations inclusives (code QR, sur place, personne payée à évaluer pendant l’activité, etc.)

Faire un compte-rendu

Dans l’organisation, avoir des périodes d'évaluation régulières ? Reddition de comptes 

APPRENTISSAGES - Au moment de rédiger cette note, nous réalisons que nous n'avons pas fait le suivi après le jour J ! 🙃 L'année prochaine, nous allons prévoir ce retour en amont de la JDSO!