Stockage, traitement et visualisation de données : la démarche de La Cantine pour tous vers une gouvernance éclairée des données

La Cantine pour tous est un organisme de bienfaisance en sécurité alimentaire qui déploie plusieurs projets pour faciliter l’accès à des repas sains et abordables. Lors de l’année scolaire 2022-2023, 10 872 dîneurs étaient inscrits dans 40 écoles à travers 6 régions du Québec. Au total, c’est quatre fois plus de repas livrés par La Cantine pour tous cette année par rapport à 2021 ! 

Florian Maysonnave, responsable des projets numériques de La Cantine pour tous, partage son processus et ses réflexions pour développer une stratégie de stockage et de visualisation des données plus sécuritaire et adaptée au volume de données grandissant. 

Ce retour d’expérience détaille les réflexions, outils et processus qui ont mené à une amélioration de la gouvernance des données pour La Cantine pour tous. 

Enjeux de gouvernance des données chez La Cantine pour tous

La transition vers une solution durable de stockage des données était une priorité pour La Cantine pour tous, compte tenu de la forte croissance du nombre de repas distribués ainsi que des données y étant associées. Florian souhaitait optimiser les pratiques de son organisation, notamment le processus de stockage et visualisation des données. 

Questionnements au cours de la recherche d’outils de stockage et de visualisation de données

Florian s’était préalablement formé en ligne sur la cybersécurité et avait entamé des réflexions sur le processus de stockage des données. Voici les principaux questionnements qui ont été soulevés lors de l’accompagnement ciblé :

• Sécurité - Comment stocker et partager des données de manière sécurisée et confidentielle sur une plateforme ? 
  
  
• Gestion des identités et des accès - Quelles procédures faut-il mettre en place pour configurer l’accès aux jeux de données en fonction des utilisateurs et de la nature des données ? Qui peut ou ne peut pas télécharger, charger, modifier ou encore stocker les données de la plateforme ?
  
  
• Analyse et visualisation des données - Quelles sont les forces et limitations techniques de la plateforme Google Data Studio, un outil permettant de transformer les données en tableaux de bord et en rapports informatifs ?
  
  
• Alternatives technologiques - Existe-t-il d’autres solutions techniques avec des fonctionnalités pertinentes équivalentes ?

Exploration de différents outils et processus de stockage et de visualisation des données

Les décisions relatives au stockage et à l'accès aux données sont essentielles : elles déterminent la disponibilité des données pour un accès ultérieur, protègent contre les accès non autorisés et réduisent les risques. 

La suite Google était déjà utilisée par l’organisme qui avait à sa disposition des outils incluant un Drive partagé, Google Sheet, Google Cloud Storage et Google Data Studio. Les solutions à déployer chez La Cantine pour tous devaient donc répondre aux questionnements mentionnés ci-haut en mobilisant les outils de la suite Google. 

Stockage des données

Florian expose en détail les réflexions qu'il a menées dans le cadre de sa recherche de solution de stockage de données pour soutenir les activités de La Cantine pour Tous. Il a identifié trois scénarios potentiels :

« J’ai conçu trois façons d’améliorer le stockage de nos données qui associent divers outils, puis j’ai testé mes hypothèses pour identifier la meilleure solution », raconte Florian, qui poursuit en expliquant les différences entre les scénarios et en justifiant comment il a pris une décision éclairée.

Scénario 1 : Il impliquait beaucoup de travail manuel. On devait se connecter sur le site transactionnel où les gens passaient commande, et télécharger les rapports en format CSV contenant le numéro de la commande, le montant payé, et la date de livraison. Ceux-ci étaient ensuite déplacés sur un Drive partagé réservé aux données. Les informations d’accès au Drive partagé étaient uniquement accessibles aux personnes autorisées à importer les données dans le dossier.

Des scripts codés sous JavaScript étaient insérés dans un document Google Sheet et servaient à lancer des actions pour éviter de réaliser certaines tâches manuellement. Le script venait fusionner (aussi appelé concaténer) les données contenues dans des dossiers sources si ceux-ci étaient de nature similaire. Ce fichier concaténé servait de source pour Google Data Studio. 

Le défi posé par le scénario 1 résidait dans le temps de chargement et la nécessité d’opérations manuelles, ce qui rendait le processus long et fastidieux.

Scénario 2 : Les tâches manuelles du scénario 1 sont ici automatisées.  En revanche, le temps nécessaire au chargement des données dans Google Data Studio en cas de modification d'une variable demeurait excessivement long. Cela entraînait un délai conséquent pour l’affichage sur le tableau de bord, en particulier lorsque les filtres des graphiques étaient modifiés.

Scénario 3 : Le téléchargement des rapports depuis la plateforme transactionnelle se fait encore manuellement afin de les importer directement dans Google Cloud Storage. Un transfert de données automatique est ensuite réalisé de Google Cloud Storage à Google BigQuery. BigQuery sert ainsi de source de données à Google Data Studio et permet de gérer efficacement de gros volumes de données.

Avec des bases de données de plus de 300 mégaoctets jusqu’à 2 gigaoctets, cette considération était un point important pour La Cantine pour tous ! Cette mesure a contribué à résoudre le problème de lenteur dans Google Data Studio, et le tout pour une modeste somme de 20 cents par mois. 

Florian est satisfait du mécanisme de stockage conçu à travers le scénario 3. L’automatisation du téléchargement des rapports sur le site transactionnel fera potentiellement l’objet d’une amélioration subséquente.

La figure résume les trois pistes d’exploration de Florian pour l’analyse, le stockage et la visualisation des données de son organisation.

Figure

Traitement et visualisation

Pour le traitement et la visualisation des données, Google Data Studio a été sélectionné et permet de suivre les commandes passées et les contributions financières reçues. Le tableau de bord mis en place est présenté à la figure suivante.

« Ça va tellement plus vite ! Je perds moins de temps à traiter les données au quotidien ! Avec un traitement et un stockage optimisé, je peux réfléchir davantage aux données vraiment utiles pour l’organisation à long terme ! », se réjouit le responsable des projets numériques de La Cantine pour tous.

Politique de gestion d'accès et de modification des données

La politique de gestion d’accès et de modification des données assure que seules les personnes autorisées, en fonction de leurs rôles, peuvent accéder et modifier les données. Cette mise en œuvre a été rendue possible grâce aux fonctionnalités intégrées dans les outils décrits précédemment. Cette approche garantit ainsi l'utilisation contrôlée des données, réduisant les risques de divulgation ou d'utilisation abusive.

Florian Maysonnave précise que seules les personnes habilitées à importer des données dans le système ont accès à celles-ci, soit trois individus en tout : un administrateur et deux autres employés. Le travail d'accompagnement ciblé a considérablement restreint les autorisations d'accès aux données sur le Drive partagé à travers l'intégration de Google Cloud Storage. Cette solution permet aux employés d'importer des fichiers, mais limite leur capacité à les éditer.

Une meilleure gouvernance des données passe aussi par une mobilisation de l'équipe

Bien que lui-même responsable de la gouvernance des données de son organisation, Florian était conscient qu’une mobilisation globale au sein de son équipe était impérative pour assurer une gestion des données efficace et sécuritaire. Les collègues de Florian devaient donc également être sensibilisés aux bonnes pratiques de gouvernance des données et formés à l’utilisation des outils et processus nouvellement déployés.

Les enseignements tirés par La Cantine pour tous lors de l’optimisation de leur gouvernance des données

1. La mise en place d’un tableau de bord est à la portée de tous
   
   
   • L’adoption d’une solution de visualisation de données pour l’aide à la prise de décision et l’analyse de performance est accessible : faible coût, niveau de compétence requis limité et réalisable pour des organisations de toutes tailles.
     
     
2. La cybersécurité repose à la fois sur un choix éclairé d’outils et sur la culture organisationnelle
   
   
   • La mise en place de protocoles de sécurité est facilitée par des outils natifs à la solution Google (ou Microsoft également). La sécurisation des données est assurée par un contrôle des accès individualisés et une hiérarchisation dans les actions possibles (lecture, modification, suppression…).
     
     
   • Les plateformes technologiques ont toutefois leurs limites et c’est pourquoi il est important de créer et entretenir une culture de la sécurité au sein de l’organisation.
     
     
3. L’évaluation du système de données et la définition des besoins sont des étapes essentielles avant de se lancer dans un projet de refonte
   
   
   • Effectuer une analyse exhaustive et approfondie pour identifier les divers champs d'informations récupérées et les formats de fichiers disponibles permet d'évaluer les risques liés aux données personnelles et de proposer une solution qui tienne compte des limitations de nos outils.
     
     
4. Une forte mobilisation de l’équipe renforcera les retombées positives
   
   
   • Les membres de l’équipe doivent percevoir de quelle manière la gouvernance des données de l’organisation se rapporte à leur poste. L’intérêt pour le bien commun doit être perçu par l’équipe lorsque de nouveaux outils et processus sont mis en place  afin d’éviter que cela ne devienne un fardeau pour tout le monde.  La formation en cybersécurité, le partage des meilleures pratiques et l’investissement dans la prévention ont contribué à unifier l'équipe autour d'un objectif commun d'amélioration de la gouvernance des données.

Retombées de la nouvelle gouvernance de données

Les outils et processus implémentés permettent à La Cantine pour tous de mieux suivre la performance globale des programmes. L’équipe a désormais accès à une vision globale de la situation budgétaire de chaque école à fréquence plus régulière, ce qui améliore le suivi des opérations et de la performance générale des programmes.

Les solutions déployées sont également capables de gérer une grande quantité de données de manière plus sécurisée, ce qui constituait une priorité dans le projet de révision de la gouvernance des données de l'équipe.

L’équipe a constaté un gain de temps grâce à une visualisation plus rapide, ce qui soutient les opérations et la croissance de La Cantine pour tous. La mise en place de solutions techniques a permis à l’équipe de mieux s'approprier les données. L'optimisation de l'accès aux informations essentielles pour les opérations de l'organisation favorise ainsi la prise de décisions éclairées visant à améliorer la gestion des programmes de lutte contre l'insécurité alimentaire.
Les démarches de La Cantine pour tous pour améliorer sa gouvernance des données portent donc leurs fruits : les efforts et le temps consacrés contribuent au développement et au bien-être de l’organisme.

D’après le responsable des projets numériques de La Cantine pour tous,« L’accompagnement a été un premier gros pas pour lancer tout un chantier au sein de La Cantine pour tous qui est lié à l’adaptation de la loi 25 et à notre croissance interne. Travailler avec Nord Ouvert a permis d’explorer plusieurs pistes et d’augmenter la maturité de notre gouvernance des données en peu de temps, ainsi que de préparer la politique de gestion d'accès des données de l’organisation. »

Il n’est pas trop tard pour repenser votre gouvernance des données ! Consultez nos autres retours d’expériences  pour bénéficier de conseils et d'astuces en matière de gouvernance des données. 

Faites-vous face à des défis similaires au sein de votre propre organisation ?

Parcourez les pistes de solutions explorées par La Cantine pour tous et découvrez les outils et processus qu'elle a mis en place pour une gouvernance des données sécuritaire et adaptée à des grands volumes de données.

Vous pouvez en savoir plus sur la démarche de La Cantine pour tous et sur l’accompagnement ciblé avec Nord Ouvert dans cet article de blogue : La recette de La Cantine pour tous vers une gouvernance des données optimisée : cas d’étude.

À propos du Chantier de la gouvernance des données de Montréal en commun

Nord Ouvert, en tant que porteur du Chantier de la gouvernance des données de Montréal en commun, propose un parcours de gouvernance des données à la communauté d’innovation afin de progressivement opérationnaliser les principes de la Charte de données numériques de la Ville de Montréal. Le programme mise explicitement sur la collecte, le partage et la valorisation des données pour éclairer la prise de décisions collectives et individuelles. 

Montréal en commun rassemble une communauté d’innovation pilotée par la Ville de Montréal dont les partenaires expérimentent avec des solutions en accès à l’alimentation, en mobilité et en données et réglementation municipale dans un désir de repenser la métropole. Les projets sont mis en œuvre grâce au prix de 50 M$ octroyé à la Ville par le Gouvernement du Canada dans le cadre du Défi des villes intelligentes.

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Auteur : La Cantine pour tous, Nord Ouvert
Contributions à la recherche et la rédaction : Marie Plamondon, Alexandra Gellé, Jérémy Diaz, et Florian Maysonnave (La Cantine pour tous)
Remerciements à l’ensemble de nos collègues et clients de Nord Ouvert qui contribuent sans cesse à approfondir et faire évoluer notre compréhension de la gouvernance des données et de ses bonnes pratiques.