Récolte - 5. Actions collectives (cercles) : se donner une vue d'ensemble des projets portés par les cercles

Cette note fait partie du carnet de la Synthèse de la 11^e Rencontre nationale du RADN. Cet événement s'est tenu à Montréal les 22 et 23 mai 2024.

Vous pouvez en tout temps accéder au mot d'introduction et à la table des matières de ce carnet.

Les cercles RADN sont les espaces dans lesquels les ADN peuvent s’impliquer pour travailler un projet commun ou simplement échanger autour d’une thématique donnée. Ils répondent à des besoins prioritaires en lien avec la transformation numérique des organismes d’accueil, ou plus largement, du milieu culturel.

Objectifs

• Se donner une vue d'ensemble des projets des cercles;
• Prendre un pas de recul afin de réfléchir autrement son projet, de répondre à certains enjeux et besoins du moment avec l'aide du regard extérieur de collaborateurs (Collab Machine);
• Faire avancer les travaux de chaque cercle avec plus de cohérence et de clarté pour les prochaines étapes, et en ayant le sentiment d'avoir convergé;
• Se donner aussi une vue d'ensemble des croisements ou maillages possibles entre les cercles ou projets.

Déroulement

• Chaque équipe de cercle rencontre à tour de rôle les collaborateurs de CollabMachine afin de leur communiquer l'essence de son projet, son état d'avancement et ses enjeux ou besoins.
• Par la suite, les équipes bénéficient d'une rétroaction sur leur projet afin de le faire évoluer avec plus de clarté, de cohérence et d'efficacité.
• Les équipes prennent ensuite le temps de faire avancer leur projet. Elles devront tour à tour partager à l'ensemble des ADN comment elles ont cheminé pendant l'atelier et quelles sont leurs prochaines étapes.

Résultats

Les ADN ont choisi de se réunir autour de 4 cercles thématiques* :

• la découvrabilité
• l'intelligence artificielle
• la gestion du changement
• la centralisation et gestion des informations (CRM)

*Le 5e cercle, Référentiel commun, pourra se réunir à la suite de la Rencontre nationale en se positionnant en complémentarité avec le cercle Découvrabilité notamment.

 

Cercle Découvrabilité

Sa raison d'être 

• D'abord, la thématique est cruciale et centrale au RADN :

« si le cercle n'existait pas, c’est tout l’écosystème qui serait impacté. La découvrabilité est au cœur de la transformation numérique ».

• Le cercle sur la découvrabilité souhaite outiller le réseau, faire connaître les ressources et les bonnes pratiques. L’idée est de mettre en commun certaines ressources.

Constats généraux 

• Équilibre entre apprentissage et contribution : parmi les ADN participant·es, on observe un équilibre entre celleux qui sont là pour apprendre et celleux qui souhaitent partager leurs connaissances.
• Définir un objectif commun : un des principaux défis est de définir un dénominateur commun à partir d'une sous-thématique transversale afin de transcender les secteurs.
• Éviter le dédoublement des efforts : l'équipe se soucie de ne pas dédoubler les efforts entre les ADN, notamment en évitant de réinventer la roue en matière d'initiatives de découvrabilité.
• Besoin d'une base de connaissances : l’idée de créer une base de connaissances sur la découvrabilité a émergé (pour expliquer ce qu'est la découvrabilité et à quoi ça sert). Cependant, la compréhension des besoins et des concepts associés reste variable d’un·e ADN à l’autre.

Pistes d'Idées évoquées

• Sous-thématiques de travail proposées :
  • Promotion
  • Wiki
  • Francophonie
• Répertorier les outils et initiatives existantes :
  • Bibliothèque vivante : utiliser un tag «découvrabilité» pour organiser les ressources.
  • Veille rétrospective : se doter d'une liste catégorisée par champs pour inventorier ce qui existe déjà.
  • Base d’outils vulgarisée : créer une base d'outils pour éviter de dupliquer le travail.
  • Mutualisation des savoir-faire : partager les bonnes pratiques et mettre en avant les bons coups et projets inspirants des organisations.
• Création d'un Wiki Club : mettre en commun les expériences à travers un Wiki Club, adaptable aux différents milieux.
• Utilisation de Wikidata : Wikidata est mentionné comme une ressource précieuse pour échanger sur les enjeux de découvrabilité, créer des répertoires, et filtrer les informations pour rejoindre tous les secteurs

Ce qui converge : priorités actuelles et futures

1. À court terme :

• Wiki : utilisation d'une plateforme collaborative pour centraliser les informations et initiatives.
• Vulgarisation et formation : développement de ressources pédagogiques pour faciliter la compréhension des concepts.
• État des lieux : mise en commun des initiatives et des outils existants pour éviter la duplication des efforts.

2. À moyen et long termes :

• Veille collaborative : mise en place d'un système de veille pour surveiller les tendances et les développements dans le domaine.
• Cartographie : élaboration d'une carte des initiatives, des outils, et des acteurs, planifiée sur le moyen et long termes.
• Intelligence artificielle : exploration de l'IA pour améliorer la découvrabilité et la gestion des ressources.
• Décloisonnement des secteurs : stratégies pour favoriser les échanges et les collaborations entre différents secteurs.
• Calendrier : création d'un calendrier commun pour avoir une vue d'ensemble sur les initiatives et les événements.

3. Mode de fonctionnement du cercle:

• Rencontres : une grande rencontre par mois, complétée par une rencontre de sous-comité toutes les deux semaines.
• Outil de communication : utilisation de Slack pour le partage d'informations et la coordination pendant l'été, période plus calme pour les ADN.

 

Cercle Intelligence artificielle

Constats généraux

1. Mode de fonctionnement :

• Partage et expérimentation : le Cercle IA adopte une approche de partage en temps réel, en testant les outils et en partageant immédiatement les résultats et apprentissages.
• Rencontres et échanges : les membres suggèrent des rencontres toutes les deux semaines, complétées par des sessions "Lunch & Learn" avec des expert·e·s, si possible.

2. Approche basée sur les besoins :

• Centré sur les besoins des organismes : les tests d'outils partent des besoins concrets des organismes et de situations d'usages spécifiques.

« C’est quoi le besoin des organismes par rapport à l’IA ? »

• Posture proactive : l'idée est de prévoir les besoins futurs en testant les outils en amont.

3. Intégration de l'IA :

• Deux volets distincts :
  • Opérations des organisations : utiliser l'IA pour améliorer l'efficacité opérationnelle.
  • Nouveaux projets : l'IA peut également être le moteur de nouveaux projets innovants.

4. Défis et propositions :

• Transfert des savoirs : le transfert des connaissances à l'ensemble de la communauté de pratique des ADN est perçu comme un défi majeur.

  « Il faut être là, à la rencontre, pour vraiment bénéficier des apprentissages. »

• Slogan et philosophie : le slogan "Manger frais" encourage les autres ADN à suivre en temps réel les tests et l'évolution rapide des outils.
• Outils et ressources :
  • Grille de test : élaboration d'une grille partagée sur Google Sheets pour suivre les outils IA testés et intégrer des commentaires.
  • Liste d'outils et banque d'expert·e·s : partager une liste d'outils et une banque d'expert·e·s en IA sur Slack.
  • Recensement des subventions : si besoin, recenser les subventions disponibles pour les projets IA, à intégrer dans le répertoire de veille commune.

Questions en suspens

• Veille efficace : comment mettre en place une veille efficace pour rester à jour sur les évolutions de l'IA ?
• Pertinence des mesures : quelles sont les mesures pertinentes à prendre en compte, compte tenu des évolutions rapides des outils ?
• Évaluation des résultats : comment évaluer les outils, sachant que leurs résultats peuvent varier d'un essai à l'autre ?
• Intégration des outils : les ADN seront-ils capables d'intégrer ces outils dans leurs organisations ?

Les prochaines étapes

1. Planification du calendrier :

• Calendrier du cercle de partage : le groupe travaille sur un calendrier des activités du cercle jusqu'en septembre. Une pause est prévue pour juillet et août. Tous les membres de la communauté seront invités à rejoindre le canal Slack #cercle_ia.

2. Expérimentations à venir :

• Outils de génération d'image : expérimentation de divers outils de génération d’image, avec des présentations possibles par :
  • David: MidJourney, DALL-E, Canva, Runway, Co-pilote, Meta, Firefly, etc. 
  • Katherine: Canva
  • Louise: Firefly
• Emploi de l’IA dans les outils existants : fin juin, présentation de l'intégration de l'IA avec ChatGPT Quato.
• Outils vidéo : exploration de Runway et Sora pour les applications vidéo.
• Outils Chatbox AI : identifiés comme un domaine à explorer dans les prochaines étapes.

3. Activités et rencontres :

• Participation à Mutek : le groupe envisage une visite collective à Mutek le 20 août. Cependant, en raison des coûts potentiels, David se propose de partager les apprentissages de l'événement lors de la rencontre de septembre.
• Échanges sur Slack : utilisation du canal Slack pendant l’été pour échanger des idées et des informations entre les rencontres.
• Création d'une liste d'événements : proposition de création d'une liste des événements à venir en lien avec l’IA, notamment SNC Pro en septembre et MTL Connecte en octobre.

 

Cercle gestion du changement

Constats et enjeux du Cercle :

• Manque d'outils pour accompagner le changement dans les organismes (processus avec étapes de la gestion du changement);
• Priorisation de ce qui est à faire, un enjeu pour ce groupe  

Pistes d'idées pour la suite

• Outil de suivi du changement : développer un outil pour montrer l’avancement du changement, faire voir où les équipes se situent (ex. baromètre, tableau de bord, infolettre, courbe du changement, etc.)
• Guide de bonnes pratiques : créer un guide de bonnes pratiques sur la communication des avancements des travaux
• Portrait des postures de changement : faire un portrait des différentes postures de changement, créer un «point d’entrée» pour définir son profil
• Expression du besoin : travailler sur l'expression du besoin

  « il faut provoquer le besoin », des fois les gens ne savent pas c’est quoi le besoin ou pensent qu’il n'y en a pas. 

• Introduction à la gestion du changement : penser à une introduction (ou préparation) avant d’entamer le processus de gestion du changement
• Outil de collecte d'expériences : avoir un outil pour recueillir les expériences des ADN (questionnaires, sondages) et faire des entrevues pour mieux cerner les besoins. 

Questions en suspens

• Convaincre et prioriser : comment et qui convaincre d'opérer un changement ? Comment en faire une priorité pour la direction, le CA ? y aller graduellement avec les personnes qui y croient et qui convaincront d'autres personnes à leur tour ?
• Chemin à suivre : Que faut-il faire en premier? Quel chemin prendre pour atteindre notre but ?

  « On sait où on s'en va, mais on ne sait comment y aller. »

Prochaines étapes

• Compléter et transformer le tableau : prendre le temps de remplir le tableau avec toutes les étapes du changement et de le transformer en outil
• Tester l'outil avec des ADN ou gestionnaires du RADN

 

Cercle centralisation et gestion des informations 

Constats généraux : 

• Deux intentions pourraient être travaillées en parallèle : 
  • faciliter au sein du Réseau, l'implantation et l'amélioration des systèmes de gestion des données ou d'informations (CRM) en partageant des modèles, des bons coups et bonnes pratiques, les bonnes questions à se poser, etc.
  • En tant que force collective, collecter les besoins du Réseau en termes d'outils de gestion CRM et les mettre en commun pour pouvoir demander du financement plus largement et ainsi répondre collectivement et plus efficacement à ces besoins. 

Les pistes d'idées à développer :

• Rédaction d'un guide de démarrage : «les 10 commandements» pour implanter et améliorer un CRM
• Collecter et partager les modèles existants de CRM et les apprentissages des expériences d'implantation auprès des ADN.
• Se doter d'une liste de questions (check list) à se poser avant ou pendant une démarche d'implantation d'un CRM. 
• Partager des méthodologies de projets CRM, par exemple des modèles Gantt
• Opérer deux sondages, l'un auprès des ADN, l'autre au niveau sectoriel, pour avoir un état des lieux des réalités et besoins des membres du Réseau concernant les CRM et orienter stratégiquement les prochaines actions. 
• Faire une veille des offres du marché des CRM afin de «magasiner» les meilleures opportunités parmi les offres des fournisseurs, le choix de partenaires ou les sources de financement pour notre Réseau.

Les prochaines étapes :

• Rédaction d'un sondage en deux volets : l'un sectoriel et l’autre auprès des ADN
• Collecte, analyse et synthèse des données recueillies afin de dégager des orientations stratégiques
• Volet financement : présentation stratégique, sous la forme d'un plaidoyer, à des partenaires potentiels, ministères ou autres organismes subventionnaires
• Volet interne d'entraide en termes d'implantation de CRM : guide de démarrage, checklist, modèles inspirants dans le Réseau, méthodologie de gestion de projet CRM, etc.

Apprentissages

Réflexions de l'équipe pour favoriser et faciliter les travaux des cercles :

• Identifier le tronc commun :
  • Dans chaque cercle, repérer le dénominateur commun entre les membres tout en respectant les spécificités de chaque secteur.
• Faciliter l'intégration rapide des nouveaux membres :
  • Établir des processus d'intégration efficaces pour s'adapter à la réalité du taux de roulement des ADN.
• Améliorer le processus collaboratif :
  • Créer une expérience de travail positive.
  • Reprendre des concepts et projets existants (objets frontière) pour les adapter, plutôt que de partir de zéro.
• Optimiser le cycle de projet :
  • Définir un cycle de projet qui génère des résultats réguliers ou à plus court terme, par des méthodes qui valorisent le mode itératif et permettent des résultats «minimalement viables» (ex. design thinking). 
• Valoriser les résultats et partager les avancées :
  • Dès l'état embryonnaire des projets, rendre visibles et partager les avancées et résultats souhaités des cercles, non seulement avec l'ensemble des ADN, mais aussi avec les gestionnaires et autres acteurs de l'écosystème, grâce à des activités de communication, de partage, et de rayonnement.
• Rôle de l'équipe de coordination :
  • Proposer un cadre, un rythme, et des outils adaptés à chaque phase de projet (démarrage, conception, test).
  • Offrir un accompagnement personnalisé en complément d'un soutien commun, de type coaching.
  • L'équipe de coordination intervient en amont, au stade embryonnaire des projets, pour renforcer les capacités collectives des membres. En développant des projets minimum viables, cette approche facilite par la suite l'accès au financement, la mise en place de collaborations structurantes, et l'extension des projets à une plus grande échelle.