Récolte lors de l'activité «Thé de la collaboration ouverte»

Cette note collige les savoirs qui ont été récoltés lors de l'activité Thé de la collaboration ouverte, qui s'est déroulée lors de la Journée des savoirs ouverts 2024.

Mise en contexte

Présentation du ComiTHÉ

• Marie-Hélène Laurence de Projet collectif, accompagne le Réseau des agents de développement numérique et culturel (RADN) en mode collaboration ouverte
• Mai lan Nguyen Duy de Dynamo, responsable du Campus de la collaboration
• Lucile Ruiz du Front commun pour la Transition énergétique, accompagne le projet Collectivités ZéN.

Dans le cadre de cette activité de conversation sur la collaboration ouverte, nous avons délibérément choisi de ne pas définir la collaboration ouverte, car il existe autant de définitions que d'expériences dans ce domaine. Nous préférions que les participant·es en fassent un sujet de conversation à part entière, en explorant ensemble ses multiples facettes et en enrichissant cette notion par leurs propres perspectives et vécus. 

Trois questions ont été proposées pour lancer les échanges. 

Question 1

Comment définiriez-vous ce qu’est la collaboration ouverte ? Partagez un exemple où une collaboration a été particulièrement fructueuse. En pensant aux conditions qui ont favorisé cette collaboration, en quoi diriez-vous qu’elle était ouverte ?

Question 2

Comment outiller les individus dans une démarche de collaboration ouverte afin de favoriser leur pleine contribution et leur autonomie d'action à long terme ?

Question 3

Comment repenser nos modèles de travail collectif pour tendre vers une réelle collaboration ouverte et libre, malgré la pression des ressources limitées et l’urgence d’agir ?

Des échanges enjoués, guidés par la bienveillance et la curiosité

Nos observations révèlent une ambiance marquée par la bienveillance, l'écoute et le partage. Les conversations se sont déroulées de manière enjouée, avec un enthousiasme visible et une curiosité palpable chez les participant·es.

Le cadre initial des trois questions a bien joué son rôle pour amorcer les échanges, tout en restant suffisamment souple pour permettre aux participant·es de s'aventurer au gré des sujets émergents. Sur le thème de la collaboration, chacun·e avait une histoire, une question, des enjeux ou des conseils à partager, enrichissant ainsi la discussion de perspectives variées et d'expériences personnelles.

Les thèmes qui ont émergé des échanges 

Collaboration ouverte vs fermée : une définition nécessaire ?

• La collaboration est-elle toujours ouverte ou ouverte de nature ?
• Comment définir la collaboration ouverte en contraste avec une collaboration fermée ?
• Peut-on réellement concevoir une forme de collaboration qui ne soit pas ouverte ?
• La collaboration est-elle vraiment ouverte si elle n’est pas accessible et inclusive ?
• Ces questions incitent à réfléchir aux frontières de la participation, à la transparence des informations, et aux dynamiques de prise de décision au sein des pratiques collaboratives.
• Certain·es découvrent qu’ils et elles participent à la collaboration ouverte sans même en être conscient·es, ce qui met en évidence qu’il n’existe pas de définition unique ni de modèle rigide pour la collaboration ouverte.
• L'importance de la transmission des savoirs, avec les communautés de pratique comme un exemple concret de collaboration ouverte.

Structure et règles de la collaboration ouverte :

• Plus la collaboration se veut ouverte, sans hiérarchie ni restrictions, plus elle requiert des règles explicites et une posture partagée.
• Plus l’espace est ouvert, plus il devient essentiel de définir des règles claires pour structurer les interactions et maintenir un respect mutuel.
• Ce paradoxe souligne l’importance d’une structuration claire pour maintenir un environnement ouvert et sécurisé.
• Des règles d’engagement communes et un état d’esprit collaboratif sont essentiels pour établir un espace sûr, propice à une véritable collaboration.
• Un facilitateur peut être crucial pour s'assurer que ces règles sont respectées, ce qui aide à maintenir un environnement sain et collaboratif.
• Trouver un équilibre entre structurer la collaboration et éviter une rigidité excessive : créer des groupes pour favoriser la collaboration tout en veillant à ce qu’ils ne deviennent pas des entités trop fermées.

Rapports de pouvoir dans la collaboration ouverte :

• Les rapports de pouvoir sont-ils inévitables dans une collaboration ouverte ? Peut-on réellement éviter de recréer des dynamiques de pouvoir habituelles ?
• Comment instaurer un partage authentique d'égal à égal, notamment lorsque des expert·es sont impliqué·es et que cohabitent des savoirs variés, parfois non académiques ?

• La présence d’un expert apporte un bagage et une posture qui peuvent influencer la dynamique du groupe.

• Il est essentiel de rester vigilant·e face aux rapports de pouvoir implicites. Pour maintenir une égalité authentique, les participant·es, y compris les expert·es, doivent valoriser tous les types de savoirs. Cette approche demande une attention particulière à la diversité des contributions et au respect de chaque point de vue.
• Quel que soit le modèle collaboratif adopté, il est difficile d’échapper à la reproduction des rapports de pouvoir existants dans la société.
• Dans les environnements ouverts, les personnes ayant les ressources et le temps nécessaires pour participer activement autour de la table restent souvent les mêmes, limitant la diversité des voix.
• Bien que les intentions soient d’éviter les rapports de pouvoir et la hiérarchie, les différences de culture entre les groupes peuvent poser des défis.
• Sans hiérarchie, chacun·e peut contribuer et orienter la direction du projet.
• Cet idéal de collaboration est souvent difficile à atteindre, car la présence de personnes en charge ou responsables peut limiter la participation collective.

Dimension politique de la collaboration :

• La collaboration ouverte peut-elle vraiment ignorer les dimensions politiques ou est-il préférable de les reconnaître ?
• Cette démarche implique-t-elle de nommer les perspectives politiques et de rechercher un terrain d'entente pour agir ensemble ?
• Ce questionnement soulève des tensions potentielles entre la cohésion du groupe et la diversité des visions. La reconnaissance explicite des perspectives politiques peut ainsi renforcer l'authenticité de la collaboration, en veillant à ce que chaque vision soit respectée tout en favorisant un objectif commun.

• Les dynamiques de collaboration comportent souvent des aspects politiques qui ne sont pas encore matures sur le plan relationnel.

Contraintes institutionnelles et créatives :

• Les attentes en termes de livrables ou les contraintes imposées par les bailleurs de fonds peuvent limiter la capacité des participant·es à «penser en dehors de la boîte».
• Ces obligations restreignent la liberté d'explorer des approches véritablement innovantes ou de sortir des sentiers battus.
• La dualité entre les impératifs d’un projet et la volonté de collaborer pleinement : concilier intention et moyens.
• Comment encourager des conversations plus profondes pour enrichir les échanges ?

Clarté des rôles et gestion des attentes :

• La définition des rôles contribue grandement au succès de la collaboration, permettant à chacun·e de mieux comprendre sa place et son implication dans le projet.
• Se poser la question du pourquoi au début de la collaboration est essentiel, car cela oriente la méthodologie utilisée et aide à réduire les frustrations dues au manque de clarté des attentes.
• Par contre, en plaçant les individus dans des cases et en valorisant leurs opinions uniquement dans ce cadre spécifique, on risque de limiter l’apport des participant·es en les cantonnant à des rôles préétablis.

Attitudes nécessaires pour une collaboration ouverte :

• La collaboration ouverte exige une part de vulnérabilité et beaucoup d’humilité.
• Ces qualités créent une atmosphère où chacun·e peut s'engager sincèrement, favorisant des échanges authentiques et une implication profonde de la part des participant·es.
• L’un des principaux défis dans la création d’un environnement de collaboration ouverte est la gestion des relations interpersonnelles.
• La collaboration ouverte exige une maturité relationnelle qui inclut l’acceptation des divergences. Cela renforce le respect mutuel et crée un espace où la diversité des idées et des perspectives est valorisée, plutôt que perçue comme une menace.

Identifier un tronc commun :

• Comment identifier un tronc commun sans diluer les spécificités de chacun·e ?
• Trouver un socle de valeurs et de messages partagés dans une collaboration ouverte est un exercice délicat. 
• Lorsque chaque participant·e souhaite défendre sa propre identité sans édulcorer sa cause, la recherche d’un tronc commun peut se heurter aux impératifs de chaque partie.
• Est-il possible d’harmoniser les voix sans compromettre les particularités qui font la force de chaque participant·e ?

Accompagner la collaboration :

• Quel type d’accompagnement pour une collaboration ouverte ? Comment adopter une posture moins directive, qui laisse place à l’émergence des idées ?
• Cette posture de vulnérabilité et d’ouverture au collectif est souvent essentielle pour aider le groupe à aller plus loin.
• Faire expérimenter la collaboration ouverte, puis en faire ressortir les apprentissages de façon explicite, permet de fournir aux participant·es des outils pour s’engager pleinement dans cette pratique.
• Un adage qui s’applique bien à la collaboration : tout comme «on ne fait pas l’épicerie le ventre vide», on ne collabore pas avec d’autres communautés sans connaître un peu leur culture, leur histoire et leurs sensibilités. Une approche respectueuse et informée est cruciale pour établir une connexion véritable.
• Favoriser la diversité des modes d’expression : pour garantir une collaboration inclusive, il est essentiel de valoriser des modes d’expression variés et de permettre à chacun·e de s’exprimer de manière égale. Cela inclut des approches basées sur l’intuition et l’authenticité, créant un espace où chaque voix apporte une contribution unique.
• Pour certaines personnes, des expressions comme « brisons le paradigme du document » peuvent sembler abstraites et peu significatives. Cela souligne l'importance de rendre le langage de la collaboration clair et accessible à toustes.
• Permettre à chaque participant·e de se situer dans le collectif renforce l’ancrage personnel dans le groupe. Cela facilite l’authenticité et encourage une contribution complète de chacun·e.

Méthodes et conditions pour une collaboration réussie :

• La collaboration ouverte requiert non seulement une certaine posture mais aussi une structure.
• Concepts ou outils évoqués : la théorie de l’iceberg et les 12 leviers de l’engagement, la Charte diversité et inclusion d’Exeko.
• Importance d'assumer ses postures pour un engagement authentique.
• Briser la glace : créer un climat de confiance pour faciliter les interactions.
• Adapter l’espace de collaboration : l’environnement de travail et l’espace de collaboration jouent un rôle central dans la qualité des échanges. Ils agissent comme des dispositifs qui influencent la nature et la fluidité des interactions.