4.2. Planifiez la gestion de vos fichiers internes

Cette note fait partie du projet Normes de diffusion des arts médiatiques en ligne de l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI), un guide pratique pour soutenir la diffusion des arts médiatiques en ligne.

Ce document a été élaboré par la chercheuse Mariane Bourcheix-Laporte, en collaboration avec James King et un groupe de travail de neuf artistes médiatiques et employé·e·s du milieu culturel.

Respectez les termes de vos ententes

Les contrats que vous signez avec les artistes et les diffuseurs devraient spécifier combien de temps les œuvres ou les enregistrements resteront en ligne, que ça soit sous forme de fichiers accessibles au public, de contenu caché sur une plateforme ou archivé en service infonuagique. Il appartient à l’organisme de supprimer les fichiers stockés en ligne selon les termes de l’entente. Négliger de le faire peut constituer une forme de violation du droit d’auteur.

• Gardez une trace des délais de suppression et intégrez-les dans le déroulement général des opérations de votre équipe.
• Assurez-vous que tous les fichiers accessibles publiquement soient supprimés, y compris les publications sur les réseaux sociaux.
• Nettoyez les systèmes de vos plateformes de diffusion, de service infonuagique, de services de transfert de fichier ou autre utilisés pendant les phases de planification et de diffusion. Assurez-vous qu’il n’y ait pas de copies non classées des œuvres.

Nettoyez tous vos disques durs en supprimant les copies des œuvres et des enregistrements

Il est probable que votre équipe ait fait plusieurs copies d’œuvres et d’enregistrements lors des étapes de planification et de diffusion. Idéalement, ces copies avaient fait l’objet de conversations préalables avec les artistes et les diffuseurs et étaient mentionnées dans les contrats signés. Après l’événement, vérifiez tous les appareils utilisés pour l’événement et supprimez toutes les copies qui ne seront pas conservées à des fins d’archivage. Négliger de le faire peut constituer une forme de violation du droit d’auteur.

• Supprimez les copies sur tous les ordinateurs utilisés pour l’événement, y compris ceux du personnel, le cas échéant.
• Supprimez les copies sur tous les disques durs externes, clés USB et autres périphériques de stockage numérique utilisés pour l’événement.