Exercice réalisé dans le cadre de l'analyse de la soutenabilité des plateformes d'En commun et plus précisément dans l'Atelier 1 - Piliers coproduction et ressources : Synthèse des apprentissages.
Exercice : Processus pour créer une communauté de pratique
L'équipe a choisi d'analyser l'action de Créer une communauté de pratique. Ci-dessous sont présenter les principales actions et outils nécessaires pour ce faire.
Étape 1 - Aller chercher les personnes intéressées par la CdP
Ces personnes seront des allié·e·s pour démarrer la communauté.
- Si j'ai déjà dans ma banque de contacts des personnes, je vais commencer par les interpeller pour des rencontres individuelles afin de leur présenter le projet.
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Les allié·e·s du départ, ce sont les "têtes de réseaux" :
- Ce sont des partenaires qui vont aider à recruter d'autres personnes, parce qu'ils et elles connaissent bien la région, les entreprises.
- Elle recherche des "têtes de réseaux" qui seront portées par la mission de la communauté de pratique (CdP).
Outils :
- Courriels
- Rencontres Zoom (si trop éloignés géographiquement, sinon rencontres en personne)
- Présentations visuelles
Étape 2 - Faire se rencontrer les têtes de réseaux dans une rencontre de démarrage
Occasion d'apprendre à se connaître
Je fais se rencontrer les têtes de réseaux pour qu'elles se connaissent et puissent élaborer ensemble une stratégie sur la façon de réaliser le déploiement.
Occasion de valider la formule
Cette première rencontre de démarrage permet de valider la formule :
- Comment souhaitez-vous que la communauté se réalise ?
- Quels sujets ou thématiques désirez-vous aborder ?
- Quelles sont vos attentes par rapport à la communauté de pratique (CdP) ?
Occasion de valider les objectifs et attentes
- Il est important d'être très clair sur l'objectif de la communauté, et de s'assurer que les objectifs soient atteints dans le temps.
- Il faut régulièrement réévaluer pourquoi on se rencontre (objectifs et attentes).
- J'ai trop souvent vu des gens arriver avec une grande motivation et des attentes qui finissent déçues, parce qu'on se concentre trop sur l'outil.
RÉFLEXION - En commun n'est pas la CdP, mais un outil
Je crois qu'En commun ne devrait pas être le lieu principal de la communauté - même si c'est le cas pour certaines communautés virtuelles :
- ce que je propose, ce sont des communautés de pratique (CdP) où les gens vont se rencontrer sur une base régulière
- la plateforme demeure un outil pour fédérer, accentuer et faire remonter des attentes et des besoins
Étape 3 - Évaluer les attentes et objectifs au 4 mois
Tous les quatre mois, un sondage est réalisé auprès des participant·e·s où l'on réévalue les attentes identifiées. Si de nouveaux besoins émergent, ils sont recueillis durant ce sondage.
Étant donné qu'il y a un fort taux de roulement dans les communautés de pratique (CdP), il devient difficile d'avoir le pouls de tout le monde lors d'une rencontre.
Ainsi, avant de modifier la formule de fonctionnement, elle utilise un sondage pour recueillir l'avis de tout le monde.
Outils :
- Sondages.
- Discussions zoom
Discussion sur les limites et pistes de solution
Serait-il mieux de circonscrire une CdP dans le temps ?
Quand on réunit des individus, est-ce plus motivant de savoir dès le début qu'il y aura une fin et de mettre en évidence la progression durant cette période ? Si à la fin il y a un nouveau besoin, cela devient peut-être l'occasion d'avoir une nouvelle CdP. Si une CdP est continue, peut-être que cela devient démobilisant ?
IDÉE : Permettre de créer des CdP avec une durée de vie déterminée.
- Avec des objectifs et des attentes pour une année
- Réfléchir à l'héritage que laissera la CdP en termes de base de connaissances (carnets, notes).
- Avoir une fonction “Archiver” pour une CdP et réfléchir à ce qui est utile de conserver de cette CdP.
Permet une approche cyclique plutôt qu'infini
On pourrait aussi faire le parallèle avec le cycle des saisons et, pour chaque saison, attribuer de nouveaux objectifs. C'est une approche intéressante pour donner un sentiment d'accomplissement ou pour répondre à des besoins ponctuels. Si on se contente de "nourrir" une communauté avec des notes, du contenu, cela rejoint moins les personnes qui cherchent un élément ponctuel.
Permet d'offrir un sentiment d'accomplissement
J'aime bien l'idée d'avoir un sentiment d'accomplissement quand tu as complété une section, on pourrait essayer un an, et célébrer la CdP après un an.
Permet d'avoir une fin positive
De toute façon, il va y avoir un essoufflement. En ayant une fin de vie prévue, on pourrait éviter ce moment "ennuyeux" où on doit dire "on ferme la CdP, parce qu'il n'y a plus assez de participation". On doit donc dire qu'il y a une fin, mais pour des raisons constructives.
