Exercice réalisé dans le cadre de l'analyse de la soutenabilité des plateformes d'En commun et plus précisément dans l'Atelier 1 - Piliers coproduction et ressources : Synthèse des apprentissages.

Exercice : Processus pour créer une communauté de pratique

Dans le cadre de cet exercice l'équipe a choisi d'analyser l'action de Créer une communauté de pratique. Ci-dessous sont présentés les principales actions et outils nécessaires pour ce faire.

Étape 1 - Identification du besoin

Un organisme réalise qu'il aurait besoin de créer une communauté de pratique pour améliorer la transformation numérique des organismes communautaires.

Étape 2 - Prise de contact avec le TIESS

L'organisme connaît le TIESS et sait que ce dernier fait de l'accompagnement en transfert de connaissance. Il contacte le TIESS afin d'obtenir du support.

Outil :

• Courriel

Étape 3 - Organisation de 2 rencontres virtuelles

Cette rencontre a pour objectif d'identifier les paramètres de la communauté :

• Rencontres virtuelles de 2 heures tous les 2 mois.
• Identifier le besoin : Nous allons aborder des questions liées à notre pratique d'accompagnement des organismes dans leur transformation numérique.

Outils :

• Zoom
• Courriel
• Document en ligne (mandat)

Étape 4 - Identification des participant·es potentiel·les

Actuellement, En commun ne permet pas d'identifier les personnes potentiellement intéressées. Bien sûr, on a accès aux membres d'une communauté thématique, mais ces dernières contiennent souvent des milliers de membres: comment savoir qui est une personnes incontournables ?

Idem pour les organisations, on a des miliers d'organisations, mais il n'est pas possible actuellement de rechercher par thématique ou par notoriété.

Par conséquent, les principaux outils pour identifier les participant·es potentiel·les sont Google, Linked et les carnets d'adresses et réseaux de contacts.

Outils :

• Réseau pré-existant autour de l'organisme (carnet d'adresses)
• Connaissances des personnes impliquées

Étape 5 - Invitation des participant·es potentiel·les

Un courriel a été envoyé à une vingtaine de personnes. Presque tout le monde, par curiosité, a accepté l’invitation. Parfois, il y a eu des appels pour clarifier les objectifs de la table. Les personnes qui ont le plus accepté de participer sont celles dont c'est le métier d'accompagner la numérisation des organismes communautaires (fournisseurs de services technologiques ou d'accompagnement numérique). Des représentants des organismes communautaires ont été sollicités (pour eux, c'est moins direct, car ce n'est pas leur cœur de métier). Une personne du monde de la recherche et des bailleurs de fonds qui ont intérêt à ce que cela se réalise.

Outils :

• Courriel
• Téléphone
• Document qui décrit la table en pièce jointe.

Étape 6 - Organisation d'une première rencontre virtuelle

C'est à ce moment-là qu'En commun apparaît. Ce dernier est alors présenté comme un outil pour poursuivre les échanges entre les rencontres et archiver les ressources partagées dans le cadre des rencontres.

Outils :

• Zoom
• Passerelles : communauté privée
• Praxis : carnets et notes privées (pour les comptes rendus détaillés)
• Praxis : notes publiques (pour les ressources et les résumés qui peuvent intéresser le grand public).

Étapes suivantes - Réalisation des rencontres aux 2 mois

Captation des connaissances

Il y a un carnet par rencontre qui porte sur des thématiques différentes. Dans chaque carnet, on retrouve le compte rendu détaillé (privé), le résumé (public), les ressources (publiques) partagées par les participant·e·s ou par l'organisateur (site web, publication).

Partage des connaissances

Les ressources sont généralement publiques et sont relayées dans les communautés thématiques publiques, en les intégrant dans les carnets publics de ces communautés. Les participant·e·s de la table sont informé·e·s durant la rencontre que les ressources seront mises à leur disposition à cet endroit.

Actuellement, aucun effort n'est fait pour informer la communauté publique thématique qu'une nouvelle publication a été réalisée.

Responsabilité de la captation

La prise de notes est prise en charge par un employé du TIESS. Celui-ci effectue la prise de notes dans un document en ligne et se charge ensuite du transfert sur une note Praxis. C'est habituellement toujours la même personne, mais elle peut être remplacée au besoin.

Niveau de participation

Dans l'esprit des gens, la communauté est une série de rencontres. En commun est en soutien ; il facilite les échanges. Il y a un peu de turnover dans la communauté, et sur les 20 personnes qui participent, environ 5 ont publié quelque chose ou ajouté un commentaire.

Outils :

• Document en ligne
• Praxis  (compte rendu, résumé, ressources)
• Passerelles  (indiquer que de nouvelles notes sont disponibles)

Étape finale - Fin de vie de la communauté

Durée de vie

Le financement pour l'animation de la communauté par le TIESS va se terminer en juin 2023. Est-ce que la communauté va continuer à exister au-delà ? Probablement pas...

Héritage de la communauté

Il y aura néanmoins une série de 8 ou 9 carnets thématiques qui résument les rencontres, les apprentissages, les ressources liées à la numérisation des organismes communautaires. Plusieurs de ces notes ont déjà été partagées dans le carnet de la communauté publique Numériques et données.

Discussions sur les limites et pistes de solutions

Quelle est la différence entre une communauté de pratique (CdP) et une série de rencontres ?

• Dans ma conception, une communauté de pratique (CdP) est portée par les praticien·ne·s, et non par un organisme qui a identifié un besoin et qui est financé.
• Dans cet exemple, cela regroupait des personnes ayant un intérêt commun (au-delà de la curiosité), cela touchait leur travail.
• Ce sont des rencontres qui ont permis d'informer leurs pratiques : de mieux connaître ce que les autres acteurs au Québec font, d'entendre les besoins qui proviennent de représentants du secteur communautaire, d'être alerté sur des enjeux auxquels ils n'auraient pas pensé.

Comment identifier les participant·es potentiel·les d'une communauté ?

BESOIN - de trouver les acteurs importants de la transition à Montréal

• Quand j'ai créé mon profil, on ne m'a pas demandé mes centres d'intérêt : je m'intéresse à la démocratie, à l'engagement citoyen, au numérique, au secteur communautaire.
• Si j'avais ces centres d'intérêt en tête et une option de recherche, ça aurait été très facilitant, même sans information sur un public cible, pour trouver les personnes ou organismes intéressés par une thématique.
• Angle mort : Même si j'avais 2 000 utilisateurs intéressés par la transition parce qu'ils l'ont mentionné dans leurs tags, que fais-tu avec cette information ?
  • Tu ne peux pas mieux identifier quels sont les acteurs clés à impliquer dans ton initiative.
  • Si tu veux les contacter, c'est un message à la fois, en privé.
• Idée : Je peux aller voir qui a publié des notes sur la transition. Là, je peux voir que Marie-Soleil en a publié beaucoup. Alors peut-être que je t'aurais contacté. 

PISTE - Optimiser la recherche pour identifier des participant·e·s potentiel·le·s

• Rechercher (utilisateurs, organismes, notes ou carnets) par tag.
• Rechercher (utilisateurs, organismes, notes ou carnets) par nombre de relations pour déterminer la pertinence.
• Rechercher des utilisateurs par nombre de publications pour offrir une notoriété aux auteurs.
• Identifier les relations secondaires avec des personnes que j'ai moi-même identifiées.
  • Dans la vie réelle, je consulte quelques personnes à qui je demande d'identifier 5 autres personnes potentiellement incontournables. Comment pourrait-on traduire cela sur En commun ?

PISTE - Permettre d'identifier des acteurs (utilisateurs ou organismes) qui ne sont pas sur En commun

• Au-delà d'attendre que tout le monde soit sur En commun, peut-être réfléchir à un moyen de proposer des personnes potentielles même si elles ne sont pas sur En commun.
  • Déjà, on peut créer des notes organisationnelles pour d'autres organisations que la nôtre.
  • Pourrait-on écrire des notes sur des personnes dans le même esprit ? Pour mettre en valeur les personnes qui ne sont pas sur En commun.
• Si tu sais que les gens trouvent des opportunités sur En commun, tu vas ressentir le FOMO (peur de rater quelque chose) de ne pas avoir de compte sur En commun.

IDÉE - utiliser la cartographie des acteurs de la transition

• Le TIESS avait créé une carte avec toutes les organisations qui travaillaient sur la TSÉ.
• Est-ce cette cartographie pourrait répondre à ton besoin ?

LIMITE - Je n'ai pas le réflexe de contacter une personnes sur En commun

• J'ai besoin de vérifier d'autres choses , via d'autres plateformes, notamment LinkedIn, Twitter, Instagram... avant de contacter une personne
• Mon réflexe actuellement est de contacter la personne sur Linked

QUESTION - Serait-il mieux d'utiliser des tags prédéfinis ou libres ?

• J'aime avoir la souplesse d'établir mes propres tags ; je peux utiliser la liste des tags déjà établis, mais avoir la possibilité d'ajouter des tags qui n'ont pas été pensés.
• Angle mort : Cela devient très rapidement un cafouillage. Aude suggère fortement d'engager plutôt une personne professionnelle pour identifier une première série de tags et de réviser sur une base régulière cette taxonomie.

PISTE - Avoir une cartographie dynamique à partir de tags

• On pourrait faire une recherche par tag et demander un affichage sur une cartographie.
• On pourrait afficher toutes les organisations, notes et personnes associées à ce tag.
• On pourrait ajuster la taille de l'icône en fonction du nombre de liens de chaque élément... Plus un élément a de liens, plus son icône est grande

Exemple