note Note générale

Outil de suivi d’un plan d’action environnemental - Municipalité

Cette note a été produite dans le cadre d'un projet étudiant du CUFE de l'Université de Sherbrooke à l'automne 2023.

Présentation de l'outil

Dans le cadre de la Clinique en environnement, une équipe d’étudiantes a été mandatée par la Ville de Magog, afin de moderniser, d’optimiser et de créer un outil de suivi pour un plan d’action environnemental.

L’adoption d’un plan d’action par une municipalité représente un engagement sérieux entre l’organisation et les citoyens. Afin de réaliser le suivi et la planification des actions de façon efficace, l’utilisation d’un outil de suivi et de gestion est essentielle. Ce dernier a comme objectif d’accompagner les personnes responsables dans l’exécution du plan d’action et d’assurer un suivi optimal des actions. Cette note offre donc un modèle d’outil de suivi d’un plan d’action développé sur le logiciel Excel.

Fonctionnement

Ce modèle d’outil de suivi d’un plan d’action est composé de cinq onglets. Chacun de ses onglets joue un rôle distinct et un objectif clair à remplir. La structure de l’outil de suivi et de gestion :

Table des matières : Illustre la structure du document
Tableau de bord : Facilite la recherche d’information et visualise l’avancement
Plan d’action : Présente les actions et les sous-actions prévues
Reddition de compte : Permet le suivi et le bilan des actions et des sous-actions
Indice de priorité : Offre un outil de priorisation des activités

Le premier onglet correspond à la table des matières, cette dernière illustre la structure de l’outil et présente le contenu de chacun des onglets.

Le deuxième onglet est composé d’un tableau de bord permettant de faire le suivi en temps réel de la progression du plan d’action, il est donc possible entre autres de visualiser le nombre d’actions à réaliser annuellement et par indice de priorité, ainsi que la charge de travail prévue par employé. L’avantage d’un tel outil est que toutes les sections sont interconnectées, donc tous les tableaux et les graphiques se génèrent et se modifie automatiquement, à la suite des redditions de compte.

Le troisième onglet consiste en le plan d’action et contient le libellé les objectifs, les cibles, les actions, les sous-actions, les indicateurs de suivi, la priorisation des actions, les échéanciers, les personnes responsables, ainsi que les charges de travail estimé.

Le quatrième onglet sera utilisé pour la reddition de compte et le bilan du plan d’action à des moments préétablis dans le temps. Il est aussi important de noter que l’onglet 2. Plan d’action et 3. Reddition de compte sont liés, donc les modifications apportées aux actions, aux sous-actions, aux indicateurs de suivi et aux charges de travail dans l’onglet du plan d’action seront automatiquement répliquées dans l’onglet de reddition de compte. Les données colligées incluent les résultats des indicateurs de suivi, le niveau de complétion des sous-actions, les statuts de ces dernières, ainsi que le nombre d’heures totales réalisées. Un espace de justification pour les retards, les reports ou les abandons de certaines actions a été ajouté pour pouvoir assurer un suivi complet et fondé.

L’outil de suivi d’un plan d’action se conclut sur un outil de priorisation des actions et des sous-actions. L’objectif de cet onglet est d’offrir aux utilisateurs une façon de prioriser les sous-actions de manière structurée et basée sur des critères précis. L’équipe d’étudiantes a misé sur un outil de priorisation interactif qui permettrait d’obtenir un indice de priorité pour toutes ses sous-actions en répondant tout simplement à plus ou moins vingt questions fermées. La priorisation est basée sur cinq indices de priorité allant de 1 à 5, 1 étant une action très importante et 5 étant une action moins importante, mais qui serait bénéfique tout de même pour la collectivité. Chaque indice de priorité est catégorisé en fonction de la valeur en points, une somme importante de points accumulés signifient une action de haute importance.