Télétravail : ne laissez pas le travail et la technologie vous envahir avec ces 3 actions-clés!

Le 14 novembre dernier, la communauté de pratique SMET du Saguenay-Lac-Saint-Jean se rassemblait pour acquérir de nouveaux outils pour rendre la pratique du télétravail plus saine et équilibrée. Marie-Ève Champagne de Nucléi Conseils leur a partagé trois actions-clés à intégrer à leurs pratiques, et à partager auprès de leurs collègues. Voici ce qui est ressorti de cette rencontre.

Le télétravail, plutôt marginal avant la pandémie, a été un outil essentiel qui a permis à plusieurs entreprises de passer à travers la crise sanitaire. Maintenant, c’est une pratique commune, qui est là pour rester. Malgré le temps qui passe, le cadre qui l’entoure reste encore à définir dans plusieurs milieux de travail, et cette ambiguïté créer du stress et peut engendrer un sentiment de culpabilité. Il est nécessaire de venir clarifier les mesures entourant le télétravail.  Voici quelques aspects à considérer dans cette réflexion :

• Déterminer spécifiquement les conditions d’accès au télétravail (combien de jours, pour quels motifs, pour quels postes, etc.)
• S’assurer que les mesures soient les plus justes et équitables possible pour l’ensemble des employés
• Rappeler l’importance des pauses et normer le temps offerts (rémunéré) par jour pour celles-ci
• Proposer des stratégies pour favoriser la concentration au travail
• Établir et respecter les moments de déconnexion
• Déterminer les canaux de communication à privilégier
• Être vigilant sur le nombre d’heures travaillés (on constate 47 min à 3h de plus par jour en télétravail)
• Mettre en place des stratégies pour combattre l’isolement et favoriser un meilleur sentiment d’appartenance
• Intégrer des processus pour maintenir les possibilités d’avancement des employés

Éclaircir ce qui est permis et attendu reste que le premier pas à franchir. Si on veut arriver à favoriser la saine performance en télétravail, il faudra aussi que ces pratiques soient réellement vécues et propulsées dans l’organisation. Une entreprise développant une  culture de bien-être au travail devra compter sur tous pour se discipliner et s’influencer positivement vers de meilleures habitudes. Chacun aura avantage à s’imposer des limites saines et à les respecter, par exemple, en ce qui attrait aux heures de travail et à la déconnexion.   

Voici, concrètement, 3 actions-clés supplémentaires pouvant aider à cheminer adopter de meilleures habitudes en télétravail.

Prévoir des moment de travail profond

Les tâches que nous avons à effectuer ne nécessitent pas toutes le même niveau de concentration. On peut distinguer :

• Les tâches à basse teneur cognitive («shallow work») : nécessitent peu de concentration, tâches logistiques/administratives
• Tâches à haute teneur cognitive (travail profond) : nécessitent de la concentration, réflexion, de l’analyse et de l’étude

Dans notre monde hyperconnecté, il est difficile d’avoir des périodes de travail profond. On peine à se concentrer sur une seule tâche, et d’y mettre toute notre attention. Cependant, ces périodes sont essentielles pour être efficient au travail, planifier nos actions de façon stratégique ou générer de nouvelles idées ou prendre les bonnes décisions. Notre organisation du travail devrait donc inclure des périodes de travail profond à des moments propices.  La maison peut ainsi devenir un lieu privilégié pour effectuer du travail profond, si on y est moins dérangé. Encore faut-il créer de l’espace dans son agenda et se rendre disponible pour s’y plonger. Pour y arriver, voici quelques astuces :

• Réfléchissez aux meilleurs moments où vous pourriez vous rendre temporairement indisponible pour vos collègues.
• Tentez de réduire la durée, le type, et la fréquence des rencontres¹
• Prévoir des « no meeting zone » (ex : la première et la dernière heure de la journée)
• Limiter les distractions et les interruptions possibles (ex. bloquer des jours/créneaux, retirer les notifications, se déconnecter des réseaux sociaux, courriel personnel, etc.)
• S’installer un espace de travail confortable, ergonomique et propice à la concentration
• Créer des rituels (habitudes) permettant de se mettre en état de travail profond

Favoriser les connexions humaines 

Maintenir les connexions humaines avec une équipe en télétravail est un des défis les plus importants à relever. Comment stimuler les liens sans ajouter à la charge de travail? Voici quelques stratégies :

• Intervenir rapidement en cas de conflit
• Fixer des lignes claires en matière de communication, civilité et respect
• Offrir de la rétroaction
• Ramener régulièrement le sens au travail. C’est un message puissant qui aide à ramer dans le même sens et améliorer la cohésion d’équipe.
• Respecter les moments de paix et de déconnexion nécessaires pour se recharger dans la journée (ex. déconnexion pendant le lunch)
• Créer des moments de connexion humaine au début et à la fin des rencontres (ex. brise-glace, tour de table)
• Améliorer le climat de sécurité psychologique
• Donner de l’importance à la vie personnelle des employés (reconnaissance de l’anniversaire, réussites, etc.)
• Amener de la rigueur dans les rencontres d’équipe (s’assurer de la présence de tous)

Ajuster son "pace, place and space"

Ces 3 volets vous aideront à ne pas finir la semaine complètement vidé.e.

Pace – porter attention à son rythme travail/pauses

• Reconnaître quelles activités vous donnent de l’énergie et celles qui vous vident, et inclure des activités énergisantes dans chacune de vos journées
• Prévoir du temps pour aller dehors, prendre l’air
• Diminuer le nombre de rencontres virtuelles
• Inclure des moments tampon entre les rencontres (ex : faire des rencontres de 50 min au lieu de 60 min)
• Faire des rencontres actives
• Prendre des pauses. Les pauses sont des booster de productivité ! (avec un ratio idéal de 52 min de travail focus pour 17min de pauses efficaces)

Place - aménager son espace de travail à la maison

Avoir un bureau fermé et y intégrer:

• Une ergonomie adéquate favorisant une bonne posture
• Une surface dédiée
• Une luminosité adéquate
• Un système pour indiquer à vos proches vos périodes de disponibilité
• Des touches esthétiques à votre image (design biophilique, photos, etc.)

Space – une période qui favorise la déconnexion et du temps pour soi à la fin de la journée

Il est important de créer cet espace pour faire une coupure à la fin de la journée de travail. Cela permet de favoriser un équilibre entre le système sympathique et parasympathique, pour ne pas toujours être en mode survie. On pourrait, par exemple :

• Préparer la journée du lendemain
• «Fake commute» - ex. aller chercher le courrier le soir
• Écouter de la musique
• Changer de vêtements
• S’étirer – méditer
• Faire du ménage
• Faire une activité physique
• Promener son chien

Bien qu’il y ait plusieurs avantages au télétravail (ex: élargissement des frontières (parfois avec des collègues dans différents fuseaux horaires), plus grande liberté au travail, moins de temps de déplacement, meilleure conciliation travail-vie personnelle plus de productivité et de concentration), celui-ci comporte aussi des pièges. Loin des collègues et du bureau, il est important pour les employés de se sentir supportés dans ce mode de travail, et il est d’autant plus important pour eux d'apprendre à prendre soin de soi.

¹ Un Nord-Américain passe 11h en moyenne par rencontre. Pour les gestionnaires c’est 26h! Cela laisse peu de temps pour faire du travail profond.

Pour aller plus loin :

TED Talk - stratégies télétravail

Réunions actives

Livre: Deep work

La science des pauses

 Livre Atomic Habits

Liz Fosslien | LinkedIn : infographies qui parlent!

Retour sur notre séance sur le bien-être numérique

Liste de lecture : Pomodoro sur youtube

Applications Pomodoro gratuites à essayer