Politique de télé-travail à Projet collectif

Projet collectif ne dispose pas de bureaux communs. Le travail est entièrement réalisé en télétravail. La présente note, tirée du Manuel de l'employé·e adopté en Conseil d'administration le 5 décembre 2022, présente la poltiique de télé-travail.

Responsabilités partagées

Dans le cadre du télétravail, l’employé·e s’engage à :

• Fournir une prestation de travail qui répond aux exigences de l’employeur;
• Mentionner au reste de l'équipe les heures de disponibilité;
• Respecter l’horaire de travail comme prescrit par le Manuel de l’employé·e et son contrat de travail;
• Communiquer son lieu de télétravail et confirmer qu’il est propice à travailler efficacement ainsi que conforme aux normes de santé et sécurité;
• S’assurer de se mettre à niveau quant à l’usage des outils technologiques, et demander du soutien, au besoin;
• Avoir accès à une connexion Internet haute vitesse;
• S’assurer de conserver les mots de passe en sécurité;
• Ne pas ouvrir les dossiers partagés avec leur courriel personnel;
• Prendre les moyens nécessaires pour s’assurer de préserver la confidentialité des informations de l’organisation et des client·es et porter une vigilance particulière à ces aspects lorsqu’il effectue un travail à distance (i.e. lieu pour les appels, documents, etc.);
• Identifier et minimiser les risques en matière de santé et sécurité au travail;
• Collaborer, au besoin, avec les collègues de travail afin d’atteindre les résultats souhaités;
• Prendre connaissance des informations organisationnelles sur les diverses plateformes, et ce, régulièrement (i.e. consulter ses messages au minimum deux [2] fois par jour [Slack et courriels]);
• Être disponible pour les rencontres d’équipe hebdomadaires;
• Aviser immédiatement l’employeur dès la survenance d’un bris, panne ou autre incapacité d’utiliser l’équipement informatique ou de télécommunication;
• Respecter les conditions d’emploi, la législation et les politiques internes en vigueur (harcèlement, confidentialité, temps supplémentaire, etc.);
• Être responsable de l’installation du bureau de travail à domicile et des frais afférents à son utilisation (assurance habitation, chauffage, etc.).

Pour sa part, la ou le superviseur·e s’engage à :

• Soutenir l’employé·e dans l’installation de son espace de travail de façon à ce qu’il respecte les exigences établies dans le manuel de l’employé·e notamment en matière d’ergonomie et de santé et sécurité;
• Offrir un soutien technique en cours de télétravail;
• Adopter et valoriser des pratiques internes visant à limiter les sollicitations en dehors des heures de travail, dans une perspective de droit à la déconnexion;
• Maintenir un lien régulier et une communication constante avec l’employé·e;
• Traiter tous les membres de l’équipe de travail de façon juste et équitable, qu’ils soient en télétravail ou non;
• Se rendre disponible durant les heures normales de travail;
• Prendre connaissance des informations organisationnelles sur les diverses plateformes, et ce, régulièrement (i.e. consulter ses messages au minimum deux [2] fois par jour [Slack et courriels]);
• Être disponible pour les rencontres d’équipe;
• Déterminer des attentes claires liées à la productivité et à la performance;
• Respecter les conditions d’emploi, la législation et les politiques internes en vigueur (harcèlement, confidentialité, temps supplémentaire, etc.);
• Fournir annuellement aux membres de l’équipe admissibles un formulaire T2200 leur permettant de déduire certaines dépenses associées au télétravail.

Lieu de travail

Pour effectuer du télétravail de manière optimale, sécuritaire et professionnelle, l’employé·e doit effectuer son travail dans un lieu de travail adéquat, selon la nature du travail à effectuer.

Voici certaines des caractéristiques d’un endroit de travail adéquat :

• Une connexion Internet performante;
• Un endroit ou une pièce où il est facile de se concentrer;
• Des équipements permettant d’avoir une posture ergonomique (hauteur de la surface de travail, chaise confortable, etc.);
• La possibilité d’ajuster la température, l’éclairage et de contrôler le bruit;
• Un espace où l’employé·e ne sera pas dérangé ou distrait inutilement.

Bien qu’il soit suggéré de travailler à partir de son domicile, l’employé·e peut choisir de travailler dans des lieux publics ou à aire ouverte (i.e. cafés, des espaces de coworking, etc.) si les tâches à effectuer s’y prêtent. Ce privilège ne doit, par contre, en aucun temps, compromettre les obligations du membre de l’équipe, notamment en matière de confidentialité et d’efficacité.

Matériel requis

De par la nature du travail qui doit être accompli, l’employé·e doit avoir le matériel suivant :

• Ordinateur;
• Caméra;
• Écouteurs ou casque d’écoute;
• Connexion Internet.

Matériel fourni

L’organisation fournit à tous les employé·es régulier·ères soit:

• un ordinateur portable qui demeure la propriété de l’organisation. L'employé·e s’engage à le remettre au départ de l’organisation. En cas de perte ou de bris, les frais d’assurance ou de remplacement pourraient être à la charge de l'employé·e, dans les cas où les assurances de l’organisation ne les prendraient pas en charge.
• ou un dédommagement pour l’utilisation de son ordinateur portable personnel, selon la grille d’allocation et de remboursements en vigueur.

Allocations pour télétravail

À l’embauche:

• Projet collectif offre à tou·tes les nouveau·elles employé·es une allocation afin de permettre à l’employé·e de s’installer adéquatement à la maison. Cette allocation permet à l’employé·e de se procurer, au besoin, le matériel et l’équipement nécessaire à l’exécution efficace et sécuritaire de ses fonctions en télétravail (bureau adéquat, chaise de travail, outils ergonomiques, lampe adéquate, souris, casque d’écoute, écran, etc.). Ceci n’inclut pas l’ordinateur portable. Ces dépenses sont remboursées, sur présentation de facture, jusqu’à un montant maximal défini dans la grille d’allocation et de remboursements;

Fin d’emploi:

• Dans l’éventualité où l’employé·e quitte l’organisation, de façon volontaire ou involontaire, moins de six (6) mois suivant son embauche, l’employé·e devra rembourser, en partie ou en totalité, le montant de l’allocation à même sa dernière paie. Pour plus de détails, veuillez vous référer à l’entente prévue à cet effet.
• Le montant de la somme due à l’organisation est établi de la façon suivante :
  • Moins de 13 semaines de service continu : remboursement à 100 % du montant
  • Entre 13 et 26 semaines de service continu remboursement à 50 % du montant
  • Plus de 26 semaines de service continu : aucun remboursement
• Le cas échéant où l’employé·e doit rembourser une telle somme, il autorise expressément l’organisation à déduire ce montant des sommes qui lui sont dues, en vertu de ce qui précède, à titre de salaire et autres indemnités à même sa dernière paie.

Allocation pour les années subséquentes

Lors des années subséquentes, Projet collectif versera une allocation pour compléter ou mettre à jour le matériel de l’employé·e. Ces dépenses sont remboursées, sur présentation de facture, jusqu’à un montant maximal défini dans la Grille d’allocation et de remboursements;

Déductions fiscales

Certaines dépenses des employé·es ne sont pas assumées par l’organisation, mais elles pourront être déduites au plan fiscal. L’organisation fournira les formulaires requis par Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada avant le 28 février de chaque année.

Bris de matériel

Considérant les allocations versées par l’organisation, l’employé·e est responsable de prendre les mesures nécessaires pour avoir du matériel fonctionnel et sécuritaire et en assurer l’entretien et la réparation, au besoin, dans les délais les plus courts.

L’organisation s’engage à assurer l’entretien et la réparation uniquement du matériel lui appartenant.

Allocation pour l’usage du téléphone

Projet collectif rembourse à ses salarié·es des frais d’utilisation d’un téléphone cellulaire, si l’utilisation d’un cellulaire est nécessaire à l’exercice des fonctions réalisées à Projet collectif. Ces dépenses sont remboursées sur présentation de factures. Toute dépense supérieure au forfait cellulaire prévue par Projet collectif est payable par l'employé·e, sauf s’il y a entente avec la direction pour répondre à des besoins particuliers (voyage pour le travail par exemple). Le montant de cette allocation est défini dans la grille d’allocation et de remboursements.