2.2. Budget et échéancier

Cette note fait partie du projet Normes de diffusion des arts médiatiques en ligne de l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI), un guide pratique pour soutenir la diffusion des arts médiatiques en ligne.

Ce document a été élaboré par la chercheuse Mariane Bourcheix-Laporte, en collaboration avec James King et un groupe de travail de neuf artistes médiatiques et employé·e·s du milieu culturel.

À ce stade-ci, il est essentiel de déterminer le déroulement des opérations et d’établir une liste des responsabilités à attribuer, pour voir si le tout correspond à vos prévisions en termes de personnel.

Aide-mémoire

Lors de l’élaboration d’un budget et d’un échéancier, tenez compte des éléments suivants :

• Aurez-vous besoin d’un système de billetterie pour que le public puisse accéder à votre contenu ?
• Aurez-vous besoin d’intégrer des événements en direct ?
  • Si oui, de quelle manière aimeriez-vous que cela soit présenté ? (Soyez aussi précis·e que possible.)
  • Aurez-vous des conférenciers∙ières à distance ?
  • Comment voudriez-vous que les personnes apparaissent ou soient présentées ? Par exemple, voulez-vous éviter l’environnement visuel typique « Zoom » ?
  • Avez-vous besoin d’images ou de clips vidéos ?
• Avez-vous besoin d’un outil de géoblocage ? De quel niveau de précision ?
• Aurez-vous besoin d’un système de GDN ou d’autres restrictions d’accès ou de protections similaires ? Quel niveau de sécurité recherchez-vous ?
• Avez-vous besoin d’un archivage complet de toutes ou de certaines pièces pour un accès ultérieur sur demande ?

Lorsque vous aurez répondu aux questions ci-dessus au meilleur de vos connaissances, il sera alors temps de commencer à vous pencher sur la planification budgétaire de votre diffusion en ligne !

Consultation technique dans la phase de planification

Bien que les plateformes en ligne puissent certainement fournir du soutien technique concernant la tenue de votre événement, il faut comprendre que leurs représentant·e·s ont intérêt à ce que vous reteniez leurs services, peu importe qu’il s’agisse ou non de la meilleure option pour vous. Aussi peut-être aurez-vous envie d’étudier plusieurs options par vous-même.

Avant de vous engager à louer les services d’une plateforme, assurez-vous de bien avoir cerné vos besoins. Vous pouvez demander à quelqu’un (ou à un autre organisme expérimenté) d’élaborer un déroulement des opérations et des échéanciers. Dans un premier temps, définissez exactement l’expérience que vous souhaitez offrir à votre public. Cela vous aidera à identifier certains éléments critiques ou essentiels, tels que les fonctionnalités d’accessibilité, l’intégration de diffusion en direct, etc.

Déroulement de l’événement (Run-of-show)

À ce stade-ci de la planification, rédigez le déroulement de l’événement en incluant les éléments visuels ou audios que vous souhaitez ajouter à chaque étape de la diffusion (ce n’est pas grave si tout n’est pas encore décidé).

• Ce processus vous aidera grandement à déterminer le niveau de complexité de votre diffusion avant de demander du soutien technique externe.
• Cela sera aussi utile pour réduire les dépenses inutiles. Soyez aussi précis·e que possible : imaginez ce que l’expérience du public à chaque instant de l’événement et inspirez-vous de ces éléments pour en rédiger le déroulement.

Services audiovisuels

Les services audiovisuels sont fournis par des organismes ou des particuliers spécialisés dans le domaine. Si le budget le permet, la plupart des services professionnels en audiovisuel offrent des services reliés à la production d’événements en ligne. Encore une fois, il est recommandé de faire preuve de prudence et d’évaluer ce qu’il est possible de faire par vous-même. Souvent, l’option la plus fiable est aussi la plus coûteuse.