1.3. Quel est notre plan de gestion interne ?

Cette note fait partie du projet Normes de diffusion des arts médiatiques en ligne de l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI), un guide pratique pour soutenir la diffusion des arts médiatiques en ligne.

Ce document a été élaboré par la chercheuse Mariane Bourcheix-Laporte, en collaboration avec James King et un groupe de travail de neuf artistes médiatiques et employé·e·s du milieu culturel.

 Avons-nous un plan de gestion des données et des fichiers ? Ce plan est-il à jour ?

La diffusion en ligne nécessite le transfert, le stockage et le partage de données sensibles et de fichiers importants, que ce soit les coordonnées des membres du public ou du contenu audiovisuel exclusif. Les organismes de diffusion doivent prendre des mesures adéquates pour protéger ces données et intégrer des protocoles de gestion des données à leurs opérations.

• Établissez un protocole clair de traitement des données et des fichiers, depuis leur réception par l’organisme jusqu’à l’étape d’archivage ou de suppression après l’événement.
• Ne gardez qu’un nombre minimal de copies et faites le suivi des fichiers ou des jeux de données gardés en double. N’oubliez pas de supprimer ces copies lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
• Tenez compte des fonctionnalités de sécurité et de censure des différents services informatiques et de transfert de fichiers que vous utilisez. Selon votre mandat et le type d'œuvres que vous prévoyez présenter, il peut être pertinent d’utiliser des services externes dont les serveurs sont situés au Canada.
• Faites un audit des pratiques de cybersécurité de votre organisme et veillez à les bonifier au besoin. Vous pouvez consulter Cyber sain et sauf pour plus de renseignements à ce sujet.

Comment allons-nous assurer le suivi des données comportementales de notre public ?

Les clics et les vues sont l’équivalent numérique du nombre de « sièges occupés ». Il est donc important de penser au suivi des données comportementales du public, puisqu’elles seront utiles au moment de rédiger des rapports de subvention ou lors de votre planification organisationnelle.

• Pour vous assurer que ces informations sont systématiquement compilées, conservées et analysées, attribuer la tâche de suivi des données du public à une personne spécifique.
• Lors de la sélection de plateformes numériques et d’outils de diffusion, tenez compte de leurs fonctionnalités intégrées de suivi des données et de création de rapports.
• Analysez les données et tirez-en des leçons ! Lors de vos prochains événements, vous pourrez tenir compte des préférences et des habitudes de votre public.