Documenter et diffuser un événement avec Praxis et Passerelles

En bref

Les plateformes En commun peuvent répondre à plusieurs besoins qui se manifestent avant, pendant et après un événement. Que vous fassiez partie de l’organisation ou du public, voyez comment utiliser Passerelles et Praxis pour la promotion, la captation et l’archivage des savoirs d’un événement.

Avant l’événement

Méthode 1: la note

Si votre événement est de petite envergure (conférence, atelier, spectacle, etc.), la méthode 1 est probablement la plus appropriée. Avant l’événement, créez une note et ajoutez-la au carnet public Évènements afin de lui donner de la visibilité. De plus, en ajoutant une note à ce carnet, il se pourrait que votre événement soit partagé dans l’Édito quinzo de Projet collectif! Voici quelques éléments à inclure dans une note annonçant un événement:

• Titre: Pour faciliter le repérage des événements dans le carnet, nous encourageons un titre qui commence avec la date, suivant le format AAAA-MM-JJ - Titre.
  • Exemple: 2023-10-27 - Conférence sur les inégalités de genre dans le secteur communautaire.
• Description de l’événement
• Date et heure
• Lieu si en présentiel
• Informations de connexion si en ligne
• Lien externe vers le site internet de l’organisation ou vers l’événement Facebook au besoin
• Personne à contacter pour plus d’information

Après avoir créé la note et l’avoir ajoutée au carnet, on vous invite à la partager dans une communauté susceptible d’être intéressée par l’événement. Pour ce faire, voyez comment Écrire un message dans une communauté.

Exemple d'utilisation de la méthode 1: Note 23 février 2024 | Lancement revue : Le coût environnemental et social des mines

Méthode 2: le carnet

Si votre événement est d'envergure moyenne (quelques conférences, ou ateliers, colloque, festival, etc.), la méthode 2 vous permettra probablement de mieux le diffuser et le documenter. Avant l'événement, créez un carnet portant le nom de votre événement, et créez-y une note pour chaque activité de l'événement, ainsi que pour chaque élément que vous voulez couvrir (photos, témoignages, ressources, etc.).

Truc: Vous pouvez aussi créer une note qui décrit l'événement de manière globale, l'ajouter au carnet Évènement (comme dans la méthode 1), et l'épingler dans votre carnet afin qu'elle soit visible au premier coup d'oeil.

Exemple d'utilisation de la méthode 2: Le carnet Événement | Pénurie de main d'oeuvre 13-14 février 2024

Méthode 3: plusieurs carnets

Si votre événement est d'envergure moyenne ou grande (plusieurs conférences, série d'ateliers, colloque, festival, plusieurs jours d'activité, grand nombre d'intervenant·es, etc.) et que vous souhaitez organiser votre information le mieux possible, la méthode 3 est pour vous! Avant l'événement, créez un carnet pour chaque pan de l'événement que vous souhaitez documenter. Par exemple, vous pourriez avoir un carnet «Description des activitiés de l'événement», un carnet «Récolte d'information lors de l'événement», et un carnet «Photos et vidéos de l'événement».

Truc: Vous pouvez créer une note globale dans chacun de ces carnets pour décrire la démarche et résumer les points importants du carnet. Pour reprendre un des exemples cités plus haut, le carnet «Description des activités de l'événement» pourrait comporter une note épinglée intitulée «Programmation de l'événement», qui renvoie vers les autres notes de carnet.

Exemple d'utilisation de la méthode 3: Les carnets liés à la Journée des savoirs ouverts 2023

Pendant l’événement

Pendant l’événement, captez le contenu et les savoirs qui ressortent. Pour ce faire:

• Méthode 1: Préparez une autre note qui servira à garder des traces de ce qui se déroule pendant l’événement. Vous pouvez réaliser cette étape à l’avance afin qu’il ne vous reste qu’à remplir les différentes sections durant l’événement. Il est possible de garder la note privée en attendant qu’elle soit complète.
• Méthode 2: Assurez-vous de couvrir tous les éléments pour lesquels vous avez créé une note dans votre carnet! Prenez des notes, des photos, gardez les références des intervenant·es, prenez des témoignages... le plus vous en captez, le plus facile ce sera de détailler vos notes par la suite!
• Méthode 3: Déléguez! Si vous avez plusieurs carnets et que vous souhaitez les remplir, on vous conseille d'assigner des gens pour chaque pans couverts par vos carnets. Par exemple, une personne prend des notes pour chaque conférence, une personne prend des photos, une personne récolte des témoignages, etc.

Attention: Présentement, Praxis n'offre pas la sauvegarde automatique des contenus lorsqu'une note est en mode édition. Si vous avez beaucoup de notes à prendre, il est plus pratique d'utiliser des supports traditionnels ou des outils fonctionnant avec sauvegarde automatique.

Durant l’événement, conservez les images, vidéos, diaporamas et fichiers qui vous sont partagés pour pouvoir les intégrer à la note. Assurez-vous que vous avez le droit de partager ces ressources.

De plus, vous pouvez utiliser Passerelles pour discuter et partager lors de l’événement. Pour ce faire, écrivez un message dans une communauté susceptible d’être intéressée ou créez une communauté dédiée à l'événement. Vous pouvez partager une réflexion, une citation entendue ou une photo de l’événement. Ce peut être le début d’une discussion intéressante pour les personnes présentes sur place, tout comme pour celles qui sont absentes!

Après l'événement

Après l’événement, utilisez En commun pour archiver les contenus et savoirs qui ont été diffusés.

• Rédigez votre note ou vos notes au propre, retranscrivez-y vos réflexions à propos de l’événement, ajoutez-y les photos, vidéos ou fichiers que vous pouvez partager;
• Ajustez la visibilité de la note ou la visibilité du carnet afin que d’autres utilisateur·trices puissent les consulter
• Souvenez-vous qu'une note peut faire partie de plusieurs carnets à la fois! Prenez le temps d'Intégrer votre note ou vos notes dans les carnets appropriés afin de favoriser leur découvrabilité.
• Écrivez un message dans une communauté susceptible d’être intéressée pour leur partager votre retour d’expérience de l’événement.

Exemple de note d'une conférence dans le cadre d'un plus grand événement: Récolte lors de l'activité «La mise en œuvre d'une université populaire et pluriépistémique: un pari utopique?»