Documenter une visite terrain - par les ASP

Dans le cadre des ASP nous avons débuté la documentation de nos visites terrains. Cette note présente la manière dont nous réalisons cette captation de connaissances.

Gabarit de tâches à prévoir

xlsx captation-des-savoirs-calendrier-des-taches2918 Projet collectif 2023

Avant une visite terrain

Monter la programmation et centraliser la documentation

• La programmation permettra de créer le design du carnet.
• Créer un répertoire en ligne pour centraliser tous les documents relatif à l'évènement
  • Programmation, Présentation des intervenant·es, document de prises de notes, photos. 
• En amont, on demande aux intervenant·es de répondre aux questions ci-dessous
  • Leur biographie
  • Leur présentation ou document de préparation
  • Titre de leur présentation
  • Message clé
  • Faits saillants à retenir (3-4 faits)
  • Facteurs de succès (si applicable)
  • Défis (si applicable)
  • Recommendation (si applicable)
  • Ressources pour en savoir plus (site internet, lecture, vidéo)
• L'idée ici, est de mettre en valeur tout le travail de réflexion qui est fait pour préparer l'évènement et qui trops souvent demeure invisible.
• Ensuite, les questions aux intervenant·es permet de les inviter à cible le message clé qu'ils désirents passer. 

Créer les fichiers de prises de note

• Dans le répertoire en ligne, nous créons un document en ligne par conférence.
• Ce document contien les informations fourni par l'intervenant.
• C'est dans ce document que nous allons ajouter la prise de note la journée de l'évènement

Créer un carnet pour la visite terrain

• Ce carnet permettra de rassembler l'ensemble des notes liées à la visite. Par exemple..

Créer les notes du carnet

• Créer une note principale qui regroupe l'ensemble de la programmation ainsi que les principaux apprentissages. Par exemple
• Créer une note pour chaque conférence et la liée à la note principale. Par exemple
• Mettre la note et le carnet visible aux auteur·trices seulement

Commencer à créer le contenu des notes

• À partir des questions posées aux intervenant·es, on commence à compléter les notes
  • Présentation de l'intervenant, son message clé, faits saillants, etc.
  • Lien vers sa présentation
• On profite du momentum et de l'énergie qui est mobilisée AVANT un évènement pour documenter au maximum!
• Si applicable, nous créons les organisations citées, ou les mots de lexique pertinent.

Répartir les tâches de captations

• Créer un tableau pour identifier qui prend les notes pour chaque présentation (1 personne par conférence)
• Identifier qui prend les photos (au moins une photo par conférence)
• Identifier une personne à distance qui 

Pendant l'évènement

Prendre des photos

• La personne responsable de la prise de photo, prend une photo de chaque présentation et met la photo dans la note Praxis ou dans le répertoire en ligne (selon son aisance numérique).

Prendre les notes durant une présentation

• Les personnes identifiées prennent les notes durant une conférence dans le document en ligne créée précédemment.
• On suggère une prise de note sous la forme suivante:

Idée principale

• sous point qui la soutienne
• sous point qui la détaille

Mettre les notes au propre

• Au fur et à mesure que les conférences se terminent, la personne à distance prends les notes dans les documents en ligne, les corriges, les reformules légèrement et les mets au propre dans le carnet Praxis.

Sonder aux participant·es

• Soit le jour de l'évènement ou après l'évènement, on sonde les participant·es en leur posant les 4 questions suivantes:
  • Qu'est-ce qui a résonné?
  • Qu'est-ce qui vous a questionné?
  • Qu'est-ce qui vous a donné des idées?

Après l'évènement

Réviser les notes

• Chaque capteur de savoir peut aller réviser la prise de note de son atelier dans le carnet Praxis et apporter les corrections au besoin.

Ajouter les apprentissages des participant·es

• Synthétiser les réponses des participant·es à la fin de la note principale

Mettre le carnet et les notes publique et les diffuser

• Quand tout a été valider, on met les carnets et les notes publiques
• On discute de la note principale dans Passerelles
• On envoie un courriel aux participant·es pour leur partager le lien vers le carnet ou la note principale.
• Aimez, commentez et partagez! :)

CONSULTER QUELQUES EXEMPLES

• Exemple 1
• Exemple 2
• Exemple 3