Avant d’amorcer les activités d’une communauté de pratique (CdP), il est préférable de prendre un moment de réflexion pour comprendre le contexte et pour préciser les contours du projet. Cette phase de conception, ou de design, est essentielle pour construire des fondations solides. Elle assure que les membres ont une compréhension claire et partagée du projet. Une bonne conception augmente également les chances de succès de la CdP. 

Il n’existe pas de recette parfaite! Chaque communauté possède ses propres caractéristiques et doit trouver une formule qui lui est adaptée.

Que la CdP existe déjà, qu’elle s’appuie sur un réseau ou qu’elle soit nouvelle, l’exercice proposé peut s’avérer utile. Il y a plusieurs manières de lancer un processus de conception et la méthode présentée ici peut être adaptée en fonction des besoins. 

Étapes

La conception peut s'effectuer en 4 grandes étapes :

• A. Analyse du contexte 
• B. Définition du projet
• C. Rédaction du document de présentation
• D. Rencontre de démarrage 

Trouvez plus de détails sur chaque étape plus bas.

Questions

Ces questions peuvent orienter la conception d’une CdP.

• 1. Description
  • 1.1. Quelle est la nature de la CdP?
  • 1.2. Quelles sont les caractéristiques de la CdP?
  • 1.3. Quel est le mandat?
  • 1.4. Quels objectifs sont visés?
  • 1.5. Quels thèmes sont abordés?
  • 1.6. Quelle est la durée de vie de la CdP?
• 2. Membership
  • 2.1. Quelle est la taille du groupe?
  • 2.2. À qui s’adresse la CdP?
  • 2.3. Quelle est la politique d’adhésion à la CdP?
  • 2.4. Quels niveaux de participation sont attendus?
• 3. Fonctionnement
  • 3.1. Comment fonctionne l’animation?
  • 3.2. Quelles sont les activités?
  • 3.3. Quelles sont la fréquence et la durée des activités? 
  • 3.4. Quels types de contenus sont produits?
  • 3.5. Comment sont organisés les contenus?
  • 3.6. Quelles sont les modalités de propriété intellectuelle?
  • 3.7. Est-ce que des passerelles sont créées avec d’autres CdP?
  • 3.8. Comment fonctionne la gouvernance?
• 4. Évolution
  • 4.1. Comment évoluera la CdP?
  • 4.2. Comment la CdP est-elle évaluée?

Trouvez plus de détails sur question plus bas.

Les étapes - précisions

A. Analyse du contexte

Identification des besoins
Pour concevoir une communauté de pratique (CdP), il faut identifier les besoins des membres afin de définir plus précisément la mission et les objectifs de celle-ci. Plusieurs moyens peuvent être déployés pour récolter et cibler les besoins, les ressources et les contraintes de la CdP dont le sondage, les entrevues, les groupes de discussion.

Cette première étape vise principalement à déterminer le réel besoin de la création d'une CdP et de la pertinence de celle-ci. En ayant une mission et des objectifs clairs, la mobilisation des membres sera plus forte et attrayante. Il est à noter que les bases d'une CdP peuvent évoluer et se transformer dans le temps, donc la flexibilité est un élément clé.

Identification des ressources
Une fois que les besoins sont clairement identifiés, il est maintenant temps de définir les ressources que vous avez en votre disposition. Une personne animatrice de la communauté de pratique est un incontournable pour le dynamisme, la mobilisation et la pérennité de celle-ci. Lorsqu'on entame ce processus de création de CdP, il est primordial d'y avoir une personne-ressource pour faire vivre la communauté de pratique.

• Financement
  Cela implique des enjeux de financement si le milieu n'a pas les ressources humaines et financières pour avoir une personne attitrée à ce poste, cependant, si cela fait partie de vos priorités, il y a plusieurs alternatives qui s'offre à vous telles que l'alternance d'une personne animatrice de communauté de pratique ou demander à une table de concertation, qui a pour mandat de regrouper plusieurs organisations, de prendre part à cette démarche.
• Modalités de rencontre
  La CdP peut se faire en présentiel, en virtuel ou en mode hybride. Les besoins en ressources ne seront pas les mêmes. Dans le cas d'une communauté virtuelle, il faut s'assurer que les membres aient accès aux mêmes outils qui seront utilisés lors des rencontres et tenir compte des compétences techniques et numériques qui peuvent être inégales entre les membres. Pour les communautés de pratique en présentiel, l'accessibilité au transport et à l'espace de rencontre doit être au coeur de vos réflexions. L'horaire de travail doit aussi être pris en compte dans vos réflexions.

B. Définition du projet

Pour démarrer une CdP, il faut d’abord définir le projet et les modalités de fonctionnement. Vous trouverez plus bas une liste de questions qui vous aideront dans ce processus.

Il est conseillé d’impliquer des membres actuels ou pressentis lors de cette étape importante, pour s’assurer que le projet réponde adéquatement aux besoins et pour instaurer un climat de collaboration. Un questionnaire en ligne peut être envoyé, ou encore les membres peuvent être contactés, individuellement ou en groupe, afin de recueillir leurs idées et de préciser leurs besoins. 

C. Rédaction du document de présentation

Un document présentant la description de la CdP, sa composition, son fonctionnement et ses modalités d’évolution peut être rédigé puis discuté avec les membres. Ce document, dont la forme peut varier, deviendra un repère pour les membres et un outil de communication externe. Un tel document est appelé à évoluer au fil du temps. N'hésitez pas à conserver une simplicité et une souplesse là où c'est possible.

• Lexique
  Si la définition de certains termes porte à confusion ou nécessite des précisions, un lexique peut être proposé.
• Charte
  Une charte peut également être rédigée. Ce document énumère les valeurs et principes qui guident les échanges, le code d’éthique et les règles de confidentialité. Au besoin, un processus de médiation et de règlement des différends peut y être défini.

D. Rencontre de démarrage 

La première rencontre est un moment pour faire connaissance et pour que chaque personne puisse s'exprimer sur ses besoins, ses attentes et ses questionnements. Ça peut être une occasion pour présenter, bonifier et valider la première version du document de présentation. Si la CdP est nouvelle, ce moment permet également d’amorcer de manière plus formelle les activités du groupe et d'identifier des sujets d'intérêt pour les prochaines rencontres. Pour en savoir plus, consulez la note Démarrer les activités d'une communauté de pratique.

Les questions - précisions

L'importance de chaque question varie en fonction de la nature du projet et de son stade de développement. Certains aspects pourraient ne pas s’appliquer, alors que d’autres pourraient s’ajouter.

1. Description

• 1.1. Quelle est la nature de la CdP?
  Une CdP peut être liée à une organisation, couvrir un territoire, rassembler des professionnel·les d’un même secteur ou encore rassembler des individus qui travaillent sur des enjeux connexes. Elle peut être liée à une pratique commune, un projet, une veille collaborative, une démarche exploratoire, une stratégie de mobilisation des connaissances, un événement, une formation, une mobilisation citoyenne, etc. En complément, voir Qu'est-ce qu'une communauté de pratique.
• 1.2. Quelles sont les caractéristiques de la CdP?
  Il peut être utile de réfléchir et documenter certains aspects de la CdP tels que : l’historique du projet, la dynamique et la culture du groupe (climat, habitudes de travail, niveau de collaboration, degré d’ouverture, etc.), les ressources disponibles (financières, humaines, etc.), la reconnaissance du projet dans les organisations d’attache, le profil général des membres (diversité, âge moyen, genre, niveau d’expertise en lien avec les thématiques couvertes, compétences technologiques, etc.). Cet exercice peut attirer l’attention sur des opportunités et défis susceptibles d’orienter les actions. 
• 1.3. Quel est le mandat?
  Il s’agit d’un court énoncé qui permet de rapidement saisir l’intention de la CdP et le domaine qui est couvert. Le mandat doit être ni trop large, ni trop précis et il doit être clair.
• 1.4. Quels objectifs sont visés?
  Quels sont les objectifs qui motivent la participation des membres à la CdP? Ces objectifs reflètent les besoins et les ambitions des participant·es. Le réseautage et l’apprentissage sont généralement des objectifs fondamentaux d’une CdP. La veille sur un sujet donné, le développement des compétences, la captation et le transfert des connaissances, la collaboration, la création de nouvelles connaissances, la recherche de solutions innovantes ou le développement d’un projet commun sont autant d’objectifs possibles. Vous pouvez préciser ces objectifs en vous assurant qu'ils soient concrets et réalistes. Il est préférable que les objectifs soient définis par les membres eux-mêmes. Ils peuvent également répondre à des impératifs externes, mais une telle situation amène des défis supplémentaires pour l'engagement et l’animation. 
• 1.5. Quels thèmes sont abordés?
  Il est pertinent de prendre le temps de définir les sujets qui seront couverts dans les échanges et les activités de la CdP, si ceux-ci ne sont pas déjà définis dans le mandat et les objectifs. Les sujets reflètent souvent les préoccupations actuelles des membres et peuvent orienter le choix des activités, les enjeux à documenter, les personnes à inviter et la catégorisation des contenus. Dans un milieu complexe, hétérogène et en transformation rapide, la priorisation des thèmes sera révisée ponctuellement. L’élaboration d’une programmation préliminaire autour de thématiques identifiées permet de structurer la CdP. Certaines thématiques peuvent également faire l’objet de sous-groupes distincts. 
• 1.6. Quelle est la durée de vie de la CdP?
  Une CdP peut exister aussi longtemps que la motivation des participant·es reste présente. Si toutefois la CdP a une durée de vie limitée, il est préférable de le mentionner clairement et de déterminer à l’avance comment seront gérées les productions communes au-delà de cette échéance. Déterminer à l’avance un nombre fixe de rencontres ou structurer la vie de la CdP par grandes phases permet de créer une dynamique stimulante, d’accroître l’engagement des membres et d’éviter un essoufflement. De plus, cela permet de faire un bilan et d’évaluer ponctuellement la CdP.

2. Membership

• 2.1. Quelle est la taille du groupe?
  Une CdP peut être constituée de quelques participant·es seulement tout comme elle peut regrouper plusieurs centaines de personnes. Il est pertinent de réfléchir au développement de la CdP à long terme : y aura-t-il une augmentation progressive du nombre de membres, ou encore un essaimage vers d’autres CdP au-delà d’un certain nombre de membres? Plus les membres sont nombreux, plus les possibilités d’interactions sont grandes. Mais attention aux défis que cela génère (organisation, climat de confiance, etc.).
• 2.2. À qui s’adresse la CdP?
  Quel est le profil des personnes ciblées par la communauté, leurs intérêts, leurs champs d’expertise et leur territoire d’attache? Une communauté diversifiée permet des échanges riches et peut amener un plus grand potentiel de créativité. Une CdP plus homogène peut faciliter la cohésion du groupe et la concentration sur des objectifs précis. Il est préférable d'éviter les dynamiques de pouvoir et de compétition. Par exemple, pour qu'une communauté devienne autonome et instaure un climat de confiance, il peut être préférable d'éviter les personnes en position d'autorité en lien avec le mandat de la CdP. 
• 2.3. Quelle est la politique d’adhésion à la CdP?
  Est-ce que tout le monde peut adhérer librement à la CdP ou l’adhésion est restreinte à certaines personnes? Il est important de définir clairement les critères d’adhésion à la CdP, ainsi que les conditions d’accès, les modalités de vérification et la gestion des demandes d’adhésion, s’il y a lieu. Il peut arriver par exemple qu'une CdP soit réservée aux membres en règle d'une organisation, aux personnes pratiquant une profession donnée ou habitant sur un territoire délimité, aux participant·es à une démarche ou à des individus qui partagent des objectifs. Le fait de se doter de conditions d’accès et d’accueil des nouveaux membres permet de s’assurer que les membres comprennent bien l’objet de la démarche et qu’ils sont intéressés par le sujet. Des critères d'exclusion peuvent également être déterminés et partagés avec transparence.
• 2.4. Quels niveaux de participation sont attendus?
  Le groupe peut définir dès le départ le ou les niveaux de participation attendus de la part des membres ou encore laisser les individus libres de s’impliquer en fonction de leurs intérêts et aux moments qui leur conviennent. Généralement, un noyau de participation plus actif se forme naturellement au sein de la CdP, autour duquel s’ajoutent des cercles de participation périphériques, dont l’intensité est variable. Il est conseillé de permettre divers niveaux de participation dans une CdP. Un membre impliqué de loin et semblant moins actif peut néanmoins être attentif, il peut participer plus activement ponctuellement et il peut devenir un agent de liaison avec d’autres communautés. La participation d’un membre est appelée à évoluer au fil du temps. N'hésitez à impliquer les membres et à leur donner la possibilité d’être acteur·trices de leur communauté. Il est aussi possible de mettre en place des mécanismes pour proposer une participation minimale à chacun des membres.

3. Fonctionnement 

• 3.1. Comment fonctionne l’animation?
  L’animation est l’un des principaux leviers pour dynamiser une CdP. Ce rôle doit être porté par une personne bien identifiée, surtout lors dans les premières étapes de vie de la CdP. L’instauration d’un climat de confiance est nécessaire pour amener plus de profondeur et de fluidité dans les échanges. Plusieurs astuces aident à installer un climat de confiance au sein de la CdP, tel que définir des règles claires concernant la confidentialité des échanges (ce qui est dit dans la communauté reste dans la communauté). Ne pas hésiter à rendre l’expérience de la communauté conviviale, par exemple en ouvrant des discussions informelles, en laissant de la place à l'humour et à la créativité, en créant des routines et des habitudes ou en encourageant les membres qui amènent des propositions originales, etc. Se faire aider par certains membres lors de la préparation et de la tenue des rencontres est un atout (prise de note, gestion du temps, etc.). Pour en savoir plus, consultez la note Animer une communauté de pratique.
• 3.2. Quelles sont les activités?
  En plus des échanges écrits en direct ou asynchrones, diverses activités peuvent être organisées : des rencontres en personne ou en vidéoconférence, des événements, des formations, des webinaires, des activités de co-développement, des présentations de cas, des visites terrain, des projets de production de connaissances ou encore des périodes de travail collectif consacrées à un problème particulier. Il faut s’assurer dès le départ que les termes et concepts utilisés sont bien compris par tout le groupe. La rédaction et la diffusion d’une synthèse de connaissance sur le sujet traité peuvent contribuer à cette compréhension commune. La préparation des rencontres ainsi que l’apport de contenus théoriques et expérientiels permettent de stimuler et d’enrichir les échanges et peuvent augmenter la motivation des membres à participer aux rencontres.
• 3.3. Quelles sont la fréquence et la durée des activités?  
  Chaque CdP doit trouver son propre rythme. Celui-ci se définit progressivement. Il faut trouver un rythme permettant de conserver la mobilisation, tout en évitant l'essoufflement. Les gens ont besoin de temps pour faire connaissance ainsi que pour bien saisir le projet, les motivations et les défis de chaque membre de la communauté.
• 3.4. Quels types de contenus sont produits?
  Au fil du temps, une CdP génère des productions : comptes-rendus de rencontres, synthèses de veille, lexiques, mise en commun de ressources, études de cas, compte-rendu d'apprentissage, production d’outils et de guides, etc. Quelques productions peuvent être spontanées, d’autres sont planifiées, alors que certaines font partie dès le départ des objectifs de la CdP. Est-ce que la Cdp souhaite se doter d’une politique de diffusion des contenus? Les productions sont-elles accessibles seulement aux membres où elles peuvent être diffusées plus largement? Il peut également être intéressant de réfléchir aux modalités de validation et d’actualisation des productions communes.  
• 3.5. Comment sont organisés les contenus?
  Dans un contexte d'une CdP virtuelle ou qui utilise des outils numériques, il est important d’établir des modalités d’organisation et d’archivage des discussions ainsi que des ressources partagées. L’objectif est de constituer une mémoire partagée des activités de la CdP et de faciliter le repérage d’informations pertinentes, sans tomber dans les pièges de la surcharge informationnelle.
• 3.6. Quelles sont les modalités de propriété intellectuelle?
  Si les productions créées par les membres de la CdP sont diffusées, il faudra préciser les modalités relatives à la propriété intellectuelle de ces contenus. Pour favoriser l'accessibilité et l'appropriation de contenus publics tout en s'assurant de protéger les droits d'auteur·trice, il existe des licences libres qui sont faciles à utiliser, tel que Creative Commons.
• 3.7. Est-ce que des passerelles sont créées avec d’autres CdP?
  Des échanges et collaborations avec d’autres CdP peuvent donner de nouvelles perspectives et être très enrichissants. De tels échanges peuvent créer des zones d'intersection desquels peuvent émerger de nouvelles idées, de nouveaux projets, voire de nouvelles CdP.
• 3.8. Comment fonctionne la gouvernance?
  Dans certains cas, il peut être utile de définir une structure de gouvernance de la CdP qui précise, par exemple, les modalités de pilotage et de prise de décision. Si la CdP est portée par une organisation, il s’agit également de réfléchir à la liaison entre les membres de la CdP et la direction de cette organisation. Dans la plupart des cas, une telle structure peut rester souple.

4. Évolution

• 4.1. Comment évoluera la CdP?
  Les réponses à chacune des questions abordées plus haut sont susceptibles d’évoluer au fil du temps. Les CdP doivent conserver une certaine malléabilité pour faciliter leur adaptation. Un groupe peut prévoir des moments pour discuter des besoins et des attentes de chacun des membres et réfléchir à l’avenir de la CdP. Si le mandat ou les objectifs initiaux ne correspondent plus aux attentes des participants, la CdP peut être appelée à se transformer en profondeur, à fusionner avec une autre CdP ou à s’arrêter. 
• 4.2. Comment la CdP est-elle évaluée?
  Puisqu’il y a toujours de la place pour améliorer les processus et parce qu’une CdP est appelée à se transformer au fil du temps, la mise en place d’un processus d’évaluation est recommandée. Il est bon d’encourager le groupe à développer une culture propice à cette évaluation et à l’autocritique. Les modalités peuvent être souples et être orientées vers une captation et une valorisation des apprentissages, pour que la CdP soit elle-même un milieu apprenant. Pour en savoir plus, consultez la note Évaluer une communauté de pratique.

docx Grille - Création d'une communauté de pratique Joël Nadeau 2023