Communautés de pratique: quelques conseils

J'observe que dans certains cas, il n'est pas simple d'identifier les premiers pas face à un projet de communauté de pratique (CdP). Voici quelques conseils. 

On se retrouve parfois face aux responsabilités de démarrer, animer ou soutenir une CdP sans trop savoir par où commencer ou comment aborder la démarche. Il s'agit parfois de stratégies pensées par d’autres personnes, par exemple dans le cadre d’un projet financé ou une planification stratégique, sans qu'ils émergent naturellement d'un groupe donné. Il est normal de se sentir dépassé·e face à ces responsabilités, surtout pour des personnes qui ne sont pas familières avec le concept. 

Je vous partage ici quelques brefs conseils, qui sont entre autres issus d'un mémoire que j'ai récemment finalisé sur le sujet. Je souhaite bonifier ces notes au fil du temps et je vous invite les compléter à partir de votre expérience et de vos observations, en lançant une discussion dans Passerelles à propos de cette note. L'équipe de Projet collectif travaille également sur un projet de guide pratique sur le démarrage, l'animation et l'évaluation des communautés de pratique.

Conseils aux personnes qui démarrent une CdP

Suite à l’identification d’un besoin de collaboration, de co-apprentissage et de soutien mutuel dans un milieu donné, je conseille d’effectuer une analyse plus en profondeur du contexte, incluant l’identification d’enjeux potentiels et de leviers, et de préciser davantage la nature des besoins. Ceci peut s’effectuer entre autres à travers des enquêtes auprès des membres potentiels.

Je propose de rédiger un document de conception de la CdP, qui permettra de répondre à un certain nombre de questions et de mettre au jeu des hypothèses avec un comité de travail. Ces réflexions mèneront entre autres à préciser les modalités relatives à l’animation de la CdP, un élément crucial pour assurer la mobilisation des membres, le démarrage des activités ainsi que la facilitation des échanges. Je conseille de réfléchir dès le départ aux modalités d’évaluation, en définissant par exemple les retombées souhaitées, ce qui permettra de mieux suivre l’évolution de la CdP et d’apporter les ajustements nécessaires en cours de route.

Les responsables de la CdP ne doivent pas hésiter à recourir à du soutien externe, ce qui peut contribuer à apporter un regard externe et à développer les capacités du groupe. Finalement, il est souhaitable de rendre la communauté visible auprès des organisations d’attache des membres et d’officialiser son existence. La reconnaissance et la légitimité de la CdP aura une influence sur la capacité des membres à s’y engager.

Conseils aux conseiller·ères en mobilisation de connaissances

La CdP est une stratégie fort intéressante pour soutenir les efforts de liaison et de mise en relation des parties prenantes, pour développer une dynamique de groupe basée sur la confiance et l’ouverture, pour instaurer des pratiques de veille et d’analyse des enjeux, pour stimuler la collaboration et le co-apprentissage et pour contribuer à la captation d’apprentissage découlant de la pratique des membres, incluant des connaissances tacites.

Cependant, comme la CdP est mise en place pour répondre à des objectifs externes au groupe et non pas sous l’impulsion des membres, des efforts particuliers devront être consacrés à la mobilisation. Comme l’engagement au sein d’une CdP demande du temps et de l’énergie, les membres voudront s’assurer que leur participation est bénéfique et qu’elle contribue à leur pratique. Ainsi, il peut être pertinent de permettre des échanges informels au sein de la CdP sur la base de préoccupation provenant des membres en lien avec la thématique abordée. Je recommande de définir les activités de la CdP ainsi que les sujets qui seront abordés avec une collaboration étroite des membres.

Les CdP qui naissent dans le cadre de projet de transfert démontrent un grand potentiel de pérennisation et sont susceptibles d’apporter des effets bénéfiques à long terme. Les CdP peuvent également devenir des lieux intéressants pour assurer la diffusion des outils de transfert et pour permettre l’actualisation de ces outils. Cependant, le financement des projets de transfert étant limité dans le temps, ces CdP vont souvent disparaître à la fin de la période ciblée par le financement, faute de ressources pour maintenir l’animation du groupe. Je conseille de réfléchir dès les débuts du projet à la pérennisation des CdP, que ce soit à travers des stratégies de financement, l’implication d’organsiations expertes dans le domaine ciblées ou dans l’éventuel transfert de la CdP à une organisation qui assurera sa pérennisation.

Conseils aux personnes qui accompagnent des CdP

L’accompagnement peut s’effectuer à travers deux ou trois courtes rencontres qui permettent à la personne responsable d’être aiguillées sur certains aspects déterminants. Cependant, un soutien apporte des effets plus visibles et durable si l’accompagnement peut s’effectuer sur une longue durée. Ceci permet entre autres de mieux comprendre le contexte de déploiement et de développer des relations de confiance avec le groupe. De plus, comme une CdP demande du temps avant d’atteindre une certaine maturité, un soutien dans la durée permet de soutenir la motivation des responsables et d'apporter des conseils à diverses étapes cruciales.

Si cela est possible, il peut être utile de créer des contacts avec plus d’une personne responsable, d’être en relation avec des membres de la communauté, voire d’intervenir comme observateur·trice dans des rencontres ou des échanges asynchrones en ligne.

Un accompagnement devrait être effectué avec grande souplesse, utilisant le cadre des CdP non pas comme une recette figée ou une finalité, mais comme un processus évolutif et un cadre de référence malléable. À titre d’exemple, il est possible que le groupe souhaite nommer autrement la démarche que CdP, et cela n’empêche pas d’utiliser la CdP comme grille de référence pour les questions soulevées.

Il serait pertinent de développer de nouveaux guides, portant sur la compréhension des CdP, leur conception, leur démarrage, leur animation et leur évaluation. S’il existe des ressources pour le démarrage et l’animation, ceux-ci mériteraient d’être mis à jour et d’être adaptés aux réalités observables dans les CdP dont les membres sont reliés à une grande variété d’organisations. De plus, il serait utile de produire des gabarits, par exemple pour de calendriers d’activités, l’animation de rencontre, l’évaluation d’activités, les outils de communication, les journaux de bord, la prise de note ou la captation d’apprentissages.

Propositions aux personnes qui souhaitent poursuivre leur réflexion sur les CdP

Plusieurs aspects mentionnés dans mon mémoire mériteraient un approfondissement ainsi que des échanges entre personnes qui animent ou soutiennent des CdP. Plusieurs autres aspects qui n’ont pas été abordés mériteraient également un approfondissement. Pensons à titre à la captation des apprentissages, à l’actualisation des outils de transfert ainsi qu’à l’appropriation des connaissances. 

Ce mémoire se veut donc un premier effort visant à rassembler quelques connaissances, observations et idées relatives aux CdP, ainsi qu’une invitation à poursuivre le dialogue. Il est souhaité que ce document puisse ouvrir la porte à de nombreux échanges et à un travail collectif de mise en commun d'apprentissages, de compétences et d’outils pour mieux soutenir et dynamiser les CdP.