note Note générale

Recommandations pour la mise en place d'une équipe de projet et l'identification des parties prenantes dans le cadre de l'élaboration d'un inventaire de GES

Cette note a été produite dans le cadre d'un projet étudiant du CUFE de l'Université de Sherbrooke à l'automne 2023.

Ces recommandations ont été documentées dans le cadre d'un premier inventaire de GES pour un Cégep.

La mise en place d'une équipe de projet et l'identification des parties prenantes dans le cadre de l'élaboration d'un inventaire de GES

Le projet d’inventaire des gaz à effet de serre (GES) en est un d’envergure qui certes peut devenir plus simple au fil des ans, mais qui nécessite une certaine compréhension et un engagement assez important. Dans cette optique, il est recommandé qu’il y ait un employé dédié à ce rôle, car il y a l’inventaire à considérer, mais également la mise en place de recommandations visant la réduction des GES et éventuellement une compensation des émissions résiduelles. Ces éléments pourraient représenter une charge de travail trop grande pour un employé ayant déjà d’autres fonctions. Une autre option pourrait être de travailler avec des stagiaires du domaine de l’environnement sous la supervision d’un employé connaissant le projet.

L’une des premières étapes qu’il faut considérer est d’identifier les parties prenantes à l’inventaire des GES. Cela nécessite de préalablement définir le périmètre de déclaration et, en se basant sur les sources d’émissions à déclarer, identifier les contacts nécessaires pour récolter les données. Par exemple, il faudra des contacts aux ressources matérielles, en informatique, aux finances, aux opérations en environnement et plus selon le périmètre de déclaration. Il est important de choisir les bons alliés. Il faut être certain de choisir des personnes qui ont accès aux informations nécessaires à la collecte de données, mais il faut également être vigilant face aux conflits de valeur. Le mandat d’inventaire des GES en est un qui requiert un travail d’équipe et une minutie dans la collecte des données, il faut donc s’assurer que tous en comprennent la valeur et aient le cœur à la tâche afin de maximiser sa précision et donc son utilité. 

Il est idéal de réaliser au moins une rencontre avant la collecte de données afin de mettre tous les acteurs sur une base commune de compréhension du projet. Cette rencontre pourra aussi servir à partager le format dans lequel il serait préférable de collecter les données pour faciliter leur entrée dans le calculateur. 

Afin d’améliorer les résultats pour les prochaines collectes de données dans le but de dresser un inventaire des GES, la mobilisation des parties prenantes sera importante. Dès le début de la collecte, il sera important de savoir qui collecte quelle donnée et de prendre contact avec chacune de ces personnes. Cette action permettra de s’assurer d’une compréhension commune du mandat, mais aussi qu’ils ont le temps, les ressources et les connaissances nécessaires pour acquérir les informations demandées. Plus tôt cette action sera faite, plus la collecte de donnée sera efficace. De plus, afin d’assurer une bonne compréhension, il sera important de simplifier l’information et d’expliquer le plus possible le processus utilisé. (Côté, 2017) 

La prise de contact initiale permet aussi de discuter de l’échéancier avec les parties prenantes afin de prendre en compte les évènements pouvant perturber la collecte de données, telles les périodes de congé et de déplacements, où la communication sera plus difficile, ou encore des évènements hors du contrôle de l’équipe, telle une grève. Cela permet donc de s’assurer que les parties prenantes sont toutes disponibles durant la période de collecte des données et de faire l’échéancier en fonction. (Coté, 2017) 