Comment élaborer une politique de partage de données au sein d’un projet partenarial? Cas d’étude du projet Évaluation en commun porté par la Chaire de recherche sur la transition écologique de l’UQAM

Dans le cadre de Montréal en commun, une communauté d’innovation pilotée par la Ville de Montréal, la Chaire de recherche sur la transition écologique a accompagné les partenaires du volet alimentaire dans l’évaluation de leurs projets. La démarche d'évaluation participative du volet alimentaire de Montréal en commun peut être consultée sur Praxis.

Après la tenue de trois ateliers de co-construction et des séances d’accompagnement personnalisé, la démarche d’évaluation participative a mené au développement d’une plateforme visant à mettre en commun les données des partenaires : Évaluation en commun. On retrouve sur cette plateforme :

• un outil de création de formulaires où les partenaires colligent leurs données; 
• une base de données;
• ainsi qu'un tableau de bord qui présente les données traitées sous différentes formes (graphiques, encadrés, etc.). 

Cette plateforme a pour but de mettre en commun des données d’évaluation de projets du système alimentaire montréalais et, par la suite, de visualiser ces données. 

Une politique de partage de données pour la plateforme Évaluation en commun

Une entente sur la mise en place de mécanismes communs de stockage et d'accès aux données est rapidement apparue comme une nécessité. Cet objectif a conduit l'équipe, à laquelle collabore le Conseil du Système alimentaire montréalais, à se pencher plus largement sur la gouvernance des données de son projet. Pour ce faire, l’équipe a travaillé à l’élaboration d’une  pdf Politique-de-partage-des-donnees-sur-la-plateforme-evaluation en parallèle du développement du tableau de bord des données d’évaluation.

Faites-vous face à des défis similaires au sein de votre propre organisation ?

La Chaire en recherche sur la transition écologique de l’UQAM partage ses réflexions sur la gouvernance des données de la démarche d’évaluation participative dans ce retour d’expérience.

Partenaires multiples, enjeux multipliés : les défis en matière de gouvernance des données dans un projet collaboratif

Au cours de l'accompagnement ciblé, l'équipe s'est interrogée sur les questions éthiques, les processus et les outils  nécessaires pour mener à bien la démarche d’évaluation participative et faire rayonner les résultats d’évaluation pour soutenir le système alimentaire montréalais.

La Chaire a été confrontée à deux enjeux principaux lors de la mise en place de sa gouvernance des données, de l’élaboration de sa politique de partage et de la conception du tableau de bord :

• Complexité de la gouvernance des données liée à la présence de plusieurs entités - La participation de plusieurs organisations a introduit des défis liés aux différentes approches, besoins, préoccupations  et volontés de partage. 
  
  
• Capacité à supporter une croissance du volume de données - Avec l’augmentation à venir du nombre d’organismes participant à la collecte de données, les processus et outils mis en place doivent  se montrer fiables et flexibles.

Mise en place d’une gouvernance des données pour un projet collaboratif avec un rayonnement public

La gouvernance des données d’Évaluation en commun se distingue par son caractère collaboratif et son objectif de rayonnement public des résultats. Cette approche a soulevé des questions éthiques en ce qui concerne la confidentialité, l'anonymisation des données, ainsi que la propriété intellectuelle des informations partagées sur la plateforme.

« La gouvernance des données devient complexe lorsque de nombreuses parties sont impliquées, chacune ayant sa propre perception de la sensibilité des données et du degré de partage approprié. La politique de partage des données que nous avons élaborée au cours de l'accompagnement ciblé a contribué à cultiver une collaboration fructueuse avec nos partenaires. C'était essentiel d'avoir leur confiance pour cet aspect de la démarche d’évaluation participative ! »  - Éliane Brisebois, agente de recherche à la Chaire de recherche sur la transition écologique.

Questionnements au cours de l’élaboration de la politique de partage de données

L’équipe de la Chaire de recherche de l’UQAM s’est interrogée sur plusieurs aspects du cycle de vie des données lors de l’élaboration de sa politique de partage de données et de la plateforme Évaluation en commun. Trouver des mécanismes qui satisfassent les contraintes réglementaires, les besoins du projet, le rayonnement des résultats à la communauté, et les exigences des partenaires n’est pas chose simple !

Voici les principaux questionnements qui ont été soulevés lors de l’accompagnement ciblé :

• Propriété intellectuelle (PI) des données - Comment se définit la propriété des données mises en commun sur une même plateforme par une diversité de partenaires ? 
• Stockage des données - Comment s'assurer que les données soient stockées de manière sûre et fiable afin d’en assurer la confidentialité et l’intégrité ? Et qui en est responsable, pendant et après le projet de Montréal en commun ?
• Ouverture et partage des données - Quel type de partage de données serait le plus approprié : fermé, partagé/restreint ou ouvert ?
• Partage des données brutes et traitées de façon anonymisée ou non -  Les données récoltées par  les formulaires sur Évaluation en commun contiennent-elles des informations sensibles ?
• Durée de conservation des données - Quels sont les besoins futurs en matière de recherche, les exigences de vérification (s'il y en a) ainsi que les exigences réglementaires et légales associées aux données récoltées dans le cadre de la démarche participative ?

Les fondements de la gouvernance des données d’Évaluation en commun

Au fil de l'accompagnement ciblé, l’équipe d’Évaluation en commun a pu définir les conditions essentielles pour la poursuite de la démarche. La politique de partage des données présentée aux partenaires reflète les décisions prises concernant la gouvernance des données pour ce projet :

• Propriété intellectuelle des données
  
  • Décision : la propriété des données partagées sur les tableaux de bord et téléchargeables sera sous licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale 4.0 International (CC BY-NC 4.0).
  • Raison : la propriété intellectuelle des données dépend, dans ce contexte, du fait qu’elles sont mises en commun par plusieurs partenaires et que les analyses et le traitement de ces données deviennent un « commun » en soi.
    
    
• Stockage et partage des données
  • Décisions :
    • Les données seront associées aux noms des projets sur le tableau de bord public, sauf les données financières qui seront agglomérées et anonymisées. 
      
      
    • Sur demande uniquement, les données pourront être partagées sous forme de fichier tableur, à l’exception des données sur les financements et les coûts opérationnels.
      
      
  • Raisons : Pour un tel projet, plusieurs outils et responsables de stockage de données ont été considérés : l’équipe de la Chaire, des partenaires publics ou privés, des partenaires de type OBNL, un prestataire externe, un archivage institutionnel, un service de partage de données, ou stockage dans un nuage. Il est possible de ne pas anonymiser les données lorsque celles-ci sont présentées sur des tableaux de bord publics ; chaque indicateur sera traité au cas par cas et il se pourrait que certains d'entre eux présentent des données agglomérées (par ex. une moyenne avec les données de plusieurs projets). Cela pourra évoluer selon les contraintes posées par l’intégration de nouveaux indicateurs ou  de nouveaux organismes participants.
    
    
• Durée de conservation des données
  • Décision : Les données seront conservées pour une durée indéterminée afin de pouvoir effectuer des analyses longitudinales des différents indicateurs.  
  • Raison : La durée de conservation des données dépend des besoins en matière de recherche et de vérification et des exigences réglementaires et légales. Si les données possèdent une valeur scientifique ou sociale à long terme, il est recommandé de penser à la préparation de la conservation de celles-ci pour faciliter leur réutilisation.

Les enseignements tirés par l’équipe d’Évaluation en commun au cours des réflexions sur le partage et stockage de données 

1. La gouvernance des données d'un partenariat de données est plus complexe que celle d'une organisation seule.
   
   
   • Multiplier les parties prenantes complexifie la gouvernance des données : gérer les données devient complexe lorsque celles-ci impliquent plusieurs entités aux perspectives divergentes concernant la sensibilité des données et le niveau de partage approprié. Une variété de parties prenantes est cependant essentielle pour la réussite de nombreux projets tels que celui de l’évaluation participative.
     
     
2. Équilibrer la démarche participative
   
   
   • L’expérience de la Chaire a souligné l'importance de trouver un équilibre entre les décisions prises en interne et celles nécessitant des consultations avec des partenaires externes afin de ne pas les sur-solliciter.
     
     
3. Confiance et transparence sont vos alliées
   
   
   • Les discussions avec les partenaires ont occupé une place centrale dans l'élaboration de la politique de partage de données. Établir une relation de confiance a été essentiel pour obtenir des données de qualité et favoriser des échanges productifs sur la gouvernance des données.
     
     
4. Un processus en constante évolution
   
   
   • La gouvernance des données est un processus perpétuel et évolutif. Il est impératif de demeurer ouvert aux changements futurs et de persévérer dans la recherche de meilleures pratiques, même en dépit des défis rencontrés.

Retombées de la politique de partage mise en place pour Évaluation en commun

Les principaux défis associés à la gouvernance des données dans le contexte d’Évaluation en commun étaient ancrés dans la nécessité de favoriser la coopération entre les partenaires, afin de contribuer de manière optimale au projet d'évaluation participative.

« Grâce à cet accompagnement, nous avons véritablement fait un pas en avant dans la gouvernance de nos données. L'orientation stratégique que l’accompagnement nous a permis d'adopter a été cruciale. Au lieu de nous précipiter dans des expérimentations potentiellement coûteuses, nous avons été conseillés dans l’adoption d’une approche réfléchie et pertinente. Cette orientation a posé des bases solides pour la suite de notre projet. » - Éliane Brisebois, agente de recherche à la Chaire de recherche sur la transition écologique. 

Elle ajoute que le temps investi a eu des retombées précieuses. Compte tenu de la complexité inhérente à la gouvernance des données, l'accompagnement ciblé a permis à l’équipe de consacrer le temps nécessaire pour comprendre en profondeur les enjeux. Cela a mené à la progression de la politique de partage des données au fur et à mesure de consultations avec les partenaires de la démarche d’évaluation participative. Le développement de la plateforme Évaluation en commun a finalement pu être réalisé en accord avec les besoins d’information et de visibilité du projet collaboratif ainsi que ceux des partenaires. Celle-ci est une source riche en informations précises et utiles pour un large public, et bénéficiera à l’ensemble du système alimentaire montréalais.

Vous aussi envisagez de (re)penser votre gouvernance des données ? Explorez nos autres retours d'expérience pour découvrir des astuces et des conseils pratiques. 

N'oubliez pas que chaque pas vers une meilleure gouvernance des données est un pas vers une utilisation plus efficace de vos ressources et une collaboration plus fructueuse avec vos partenaires. Il n'est jamais trop tard pour commencer ce parcours vers l'amélioration continue.

À propos du Chantier de la gouvernance des données de Montréal en commun

Nord Ouvert, en tant que porteur du Chantier de la gouvernance des données de Montréal en commun, propose un parcours de la gouvernance des données à la communauté d’innovation afin de progressivement opérationnaliser les principes de la Charte de données numériques de la Ville de Montréal. Le programme mise explicitement sur la collecte, le partage et la valorisation des données pour éclairer la prise de décisions collectives et individuelles.

Montréal en commun rassemble une communauté d’innovation pilotée par la Ville de Montréal dont les partenaires expérimentent avec des solutions en accès à l’alimentation, en mobilité et en données et réglementation municipale dans un désir de repenser la métropole. Les projets sont mis en œuvre grâce au prix de 50 M$ octroyé à la Ville par le Gouvernement du Canada dans le cadre du Défi des villes intelligentes.

Cet article a piqué votre curiosité et vous aimeriez en savoir plus sur la gouvernance des données ? Vous ne savez pas par où commencer ? Trouvez d’autres ressources, des formations gratuites et plus encore sur notre https://opennorth.ca/fr/  

Auteur : Nord Ouvert
Contributions à la recherche et la rédaction : Jérémy Diaz et Éliane Brisebois (UQAM)
Remerciements à l’ensemble de nos collègues et clients de Nord Ouvert qui contribuent sans cesse à approfondir et faire évoluer notre compréhension de la gouvernance des données et de ses bonnes pratiques.