Basic Setup Times and Procedures for Sound Reinforcement or Live Sound /Temps de préparation et procédures de base pour l’installation de sonorisation ou de son en direct

(Version française ci-dessous)

This note was created as part of interConnect, a collaborative inquiry into digital transformation. Learn more in the box at the end of the text.

This document provides a timeline and basic procedures for setting up a sound system to produce one microphone and playback from a stereo audio source (laptop, phone, DJ) over a stereo system and a monitor. This is meant as a starting point, but it should be noted that this activity usually takes at minimum 8 hours to complete with space to troubleshoot potential problems, and to give space for those involved to feel less stressed by what is, likely, an already stressful day.

Although the use of this kind of equipment can be learned by anyone, hiring a person with some level of experience to set up, tune, and run the system will greatly benefit the event. 

This document is not intended to be a guide on how to set up live sound equipment. Its purpose is to give organizers of an event a general idea of how much time is needed to set up the equipment, and therefore budget the amount of time and money required to have someone do it correctly.

It’s helpful to work backwards from when you expect to let people into the space, so:

7:00 PM - Doors open.

6:00 PM - Soundchecks and all other tuning should be completed. This gives the tech an hour to take a break and get ready for the event. Working right until door time is stressful, and can be avoided with planning.

5:30 PM - Test microphone and run sound through the system. Test stereo source and run sound through the system. Any minor adjustments to the sounds can be made here.

5:15 PM - DJ starts setting up. If the stereo source is just a laptop, then this step isn’t required.

4:30 PM - Speaker tuning to eliminate as much feedback as possible. This process can also take a while depending on how many speakers there are to tune. This process also ensures all the cables connecting the equipment are functional.

3:00 PM - Arrive with equipment and start setting up, connecting all components together.

12:00 PM or earlier - Pick equipment up and deliver to site.

This example shows that a tech that DOES NOT PICK UP THE EQUIPMENT, should be paid for 4 hours (3:00 PM - 7:00 PM), plus the time of the show, plus the time it takes to tear down the equipment. This is roughly another 4 hours of time, for a total of 8 hours.

The more sources (microphones or other inputs) you add, the more time you’ll need to make sure they are properly connected, coming through the system, and sounding correctly.

About this note   

• This note was nurtured by the discussions that took place during interConnect workshops, particularly those of co-learning group 1.1. 
• Note authored by Eusebio Lopez-Aguilar with revision support from the interConnect team.
• Translation from English to French by Marie-Camille Lalande.

The interConnect initiative was led by the Independent Media Arts Alliance (IMAA). The views expressed in this note are those of the author(s) and not official IMAA recommendations.

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(Version française)

Cette note a été créée pendant interConnect, une enquête collaborative sur la transformation numérique. Apprenez-en davantage dans l’encadré à la fin du texte.

Ce document propose un horaire type et des procédures de base pour la mise en place d’un système de sonorisation permettant de produire un microphone et une lecture à partir d’une source audio stéréo (ordinateur portable, téléphone, DJ) sur un système stéréo et un moniteur. Il s’agit d’un point de départ ; il faut envisager que cette activité prend généralement au moins huit heures, ce qui permet de résoudre les problèmes éventuels et de donner aux personnes concernées la possibilité de se sentir moins stressées lors d’une journée qui l’est probablement déjà.

Bien que l’utilisation de ce type d’équipement puisse être apprise par n’importe qui, il est avisé d’embaucher une personne ayant un certain niveau d’expérience pour installer, régler et faire fonctionner le système.

Ce document n’a pas comme objectif de servir de guide pour l’installation d’un équipement de sonorisation en direct. Il cherche plutôt à donner aux organisateur·trice·s d’un événement une idée générale du temps requis pour installer l’équipement et, par conséquent, savoir combien de temps et d’argent allouer à la personne qui l’installe.

Il est utile d’organiser le temps à rebours, en commençant par l’heure à laquelle vous prévoyez l’entrée des gens dans le lieu :

19 h — ouverture des portes.

18 h — les tests de son et tous les autres réglages doivent être terminés. La personne chargée de la technique dispose ainsi d’une heure pour faire une pause et se préparer pour l’événement. Travailler jusqu’à l’ouverture des portes est stressant et peut être évité avec une bonne planification.

17 h 30 — test du microphone et du son dans le système. Testez la source stéréo et faites passer le son dans le système. C’est le moment de procéder à des ajustements mineurs du son.

17 h 15 — le·a DJ commence à s’installer. Cette étape n’est pas nécessaire si la source stéréo n’est qu’un ordinateur portable.

16 h 30 — réglage des haut-parleurs afin d’éliminer le plus de réaction acoustique (« feedback ») possible. Ce processus peut prendre un certain temps en fonction du nombre d’enceintes à régler. Il permet également de s’assurer que tous les câbles reliant l’équipement fonctionnent bien.

15 h — arrivée de l’équipement et début de l’installation, connexion de tous les composants.

12 h ou plus tôt — récupération de l’équipement et livraison sur le site.

Cet exemple montre qu’un·e technicien·ne qui NE RÉCUPÈRE PAS L’ÉQUIPEMENT devrait recevoir une rémunération pour 4 heures de travail (de 15 h à 19 h), plus le temps de la prestation, plus le temps nécessaire pour démonter l’équipement. Cela représente environ 4 heures supplémentaires, soit un total de 8 heures.

Plus vous ajoutez de sources (microphones ou autres entrées), plus vous devrez passer de temps à vous assurer qu’elles sont correctement connectées, qu’elles passent par le système et que le son est bon.

À propos de cette note

• Cette note a été inspirée par les discussions qui ont eu lieu au cours des ateliers d’interConnect, particulièrement du groupe d’apprentissage collaboratif 1.1.
• Note écrite par Eusebio Lopez-Aguilar et révisée par l’équipe d’interConnect.
• Traduction de l’anglais vers le français par Marie-Camille Lalande.

L'initiative interConnect a été menée par l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI). Les opinions exprimées dans cette note sont celles des auteur·trice·s et ne constituent pas des recommandations officielles de l'AAMI.