Things to Consider When Doing a Visual Presentation or Screening /Éléments à prendre en compte lors d’une présentation visuelle ou d’une projection

(Version française ci-dessous)

This note was created as part of interConnect, a collaborative inquiry into digital transformation. Learn more in the box at the end of the text.

This note provides an overview of key considerations for planning a visual presentation or screening.

Location–where will the event be happening?

Every venue will have different available amenities and a setup. If possible, it is a good idea to check with the venue ahead of time in case you have specific needs.

• Is the venue a classroom, office, boardroom, theatre, etc.?
• Are there windows? 
• If yes, can these windows be covered for best viewability? (most important when using a projector)

Attendance

• How many people will be attending?
• Does the venue have seating/chairs available?
• If no, do you need to source your own chairs from somewhere else?
• Will everyone be able to see the screen that you are using? 
• Is the venue large enough for the amount of people? 
• How are the sightlines in the room?
• Will people need a surface for taking notes?

How will the material be viewed?

How your media or presentation will be shown comes with its own set of considerations. Do you need to bring a device to play the media from? Do you need to source your own projector? Does the location already have one?

Regardless of your setup, it is always a good idea to test it beforehand.

Possible setups:

• Projector + Screen + Computer
• Make sure that you have the required cables, adapters, and dongles to connect your computer to the setup—every computer is different so it's best to check.
• Projector + Screen + DVD/BluRay Player
• TV + Computer via HDMI
• Make sure that you have the required cables, adapters, and dongles to connect your computer to HDMI—every computer is different so it’s best to check.
• TV + DVD/BluRay Player
• Webcast to TV from computer
• Full DCP Projector + server (typically cinema only)

Sound—does the presentation have audio components?

If you are planning on sharing a presentation or video with an audio component, making sure there is a proper sound system that will work in the space is important. Depending on the size and type of location, as well as how many people will be in attendance, you may need to consider a larger or more powerful speaker system to ensure that the audio is loud enough.

If you are using a venue such as an auditorium or lecture hall, there will most likely be an audio system built-in—make sure that you have the necessary cables, adapters, or dongles to connect your computer to the setup.

• If your presentation includes audio, how will people hear the audio?
  • Is there a sound system you can connect to in your venue? 
  • Can you plug in external speakers (via cable or bluetooth)? 
  • If the venue does not have a sound system, who will supply external speakers?  
  • Keep in mind that built-in laptop computer speakers are often not very loud, especially in a group setting, so a sound system/external speakers are recommended. 
• If using a TV, are the TV speakers loud enough for everyone to hear or are external speakers needed?
• If using a projector setup, again how will the audio be heard? 
• Make sure if there is audio that it is easy to hear and understand. 
• Is there a live speaker as part of the presentation?
• If yes, do they need to be mic’d?
• Do you need extra technical support for audio to have the speaker mic’d?
• For more information, consult the note Basic Setup Times and Procedures for Sound Reinforcement or Live Sound. 
• Accessibility consideration: if your presentation includes a video with sound, are there subtitles or closed captioning available? Are you able to provide closed captioning and/or hire a sign language interpreter for the presentation? For more information on the importance of accessibility, see the note Reflections on Access and Media Arts.

Media format—what are you showing? 

Whether a digital file or physical media, the media format will affect the type of device and software you will need to play your presentation or video.

• Film/video formats can include: 
• Physical media, such as DVD or Blu-ray
• Digital video files, such as.mov, .mp4, or DCP
• Streaming links
• Slideshow/powerpoint presentation files, such as.pptx or.pdf
• What software or hardware is needed to view your media?
• Commonly used video software includes QuickTime and VLC.
• Video could require hardware such as a disc player (for DVD or Blu-ray) or DCP playback server (for DCP format; see DCP-o-matic software for converting to this format). 
• A slideshow or presentation could require software such as Google Sheets, LibreOffice, or Adobe Acrobat Reader.

Timelines—consider the timing for these kinds of presentations

If you are receiving the film or presentation from a third party, make sure that you budget adequate time for them to send it to you, whether digitally or physically. Video files tend to be large in size, so a file sharing service will most likely need to be used instead of email.

• How are you receiving your media?
  • The size of the file will determine how you can send/receive media: some high resolution video files can be over 100 GB—will you be able to deal with files of this size?
  • Using a file-sharing service such as WeTransfer, Google Drive, Microsoft OneDrive, or Dropbox is recommended for large, high quality files.
  • Alternatively, the file can be streamed via a service such as Vimeo or YouTube.
• Will you be receiving physical media (DVD/Blu-ray disc, hard drive/USB flash drive with a file) via mail, drop off, or other? Do you need to budget time for this to happen?
• Will you be receiving the media electronically?
• Are you using a venue that has a built-in setup or will you be building your own setup?
• If working with a built-in setup, are you able to be at the venue early to test the equipment? Does the venue have technical support for audio-visual systems available?
• If building your own setup, do you need extra time to source specialized equipment? Are you able to test your setup before the presentation and troubleshoot any issues?
• As always, make sure that you have the required cables, adapters, and dongles to connect your computer to the setup—every computer is different so it's best to check.

Conclusion

Regardless of what type of presentation you are planning, this guide should provide you with insights into what you will need to consider to have a successful event. Remember, hosting a presentation can be technically complex, so make sure that you give yourself plenty of time to prepare, including going through practice runs ahead of time.

About this note   

• This note was nurtured by the discussions that took place during interConnect workshops, particularly those of co-learning group 1.1. 
• Note authored by Victoria Wells with revision support from Alex Jensen and the interConnect team.
• Translation from English to French by Marie-Camille Lalande.

The interConnect initiative was led by the Independent Media Arts Alliance (IMAA). The views expressed in this note are those of the author(s) and not official IMAA recommendations.

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(Version française)

Cette note a été créée pendant interConnect, une enquête collaborative sur la transformation numérique. Apprenez-en davantage dans l’encadré à la fin du texte.

Cette note présente un aperçu des éléments importants à prendre en compte lors de la préparation d’une présentation visuelle ou d’une projection.

Le lieu : où l’événement se tiendra-t-il ?

Chaque lieu propose différents équipements et configurations. Dans la mesure du possible, il est conseillé de vous renseigner à l’avance auprès du lieu si vous avez des besoins spéciaux. 

• Le lieu est-il une salle de classe, un bureau, une salle de rencontre, un théâtre, etc. ?
• Comprend-il des fenêtres ? 
• Si oui, ces fenêtres peuvent-elles être couvertes afin d’améliorer la visibilité ? (surtout important lors de l’utilisation d’un projecteur)

Participation

• Combien de personnes participeront ?
• Le lieu dispose-t-il de sièges ou de chaises ?
• Sinon, devrez-vous vous en procurer ailleurs ?
• Les gens seront-ils tous en mesure de voir l’écran ? 
• Le lieu est-il assez grand pour le nombre de personnes attendues ? 
• Quelles sont la visibilité et les lignes visuelles dans la salle ? 
• Les gens auront-ils besoin d’une surface plate pour prendre des notes ?

Comment le matériel sera-t-il visualisé ?

La manière dont votre matériel ou votre présentation sera montré comporte quelques préoccupations. Devez-vous apporter un appareil pour lire les médias ? Devez-vous vous procurer votre propre projecteur ? Le lieu en possède-t-il déjà un ?

Peu importe l’aménagement de l’équipement, il est toujours bon de le tester à l’avance.

Quelques configurations possibles :

• Projecteur + écran + ordinateur
• Assurez-vous d’avoir les câbles, les adaptateurs et les clés électroniques nécessaires pour connecter votre ordinateur à l’équipement. Chaque ordinateur est différent, il est donc préférable de vérifier.
• Projecteur + écran + lecteur DVD/BluRay
• Téléviseur + ordinateur via câble HDMI
• Assurez-vous d’avoir les câbles, les adaptateurs et les clés électroniques nécessaires pour connecter votre ordinateur à l’équipement. Chaque ordinateur est différent, il est donc préférable de vérifier.
• Téléviseur + lecteur DVD/BluRay
• Webdiffusion vers le téléviseur depuis l’ordinateur
• Projecteur DCP + serveur complet (seulement pour le cinéma, généralement)

Le son : la présentation comporte-t-elle des éléments audio ?

Si votre présentation ou vidéo comporte une composante audio, il est important de s’assurer que la sonorisation est adaptée au lieu. Vous devrez peut-être envisager un système de haut-parleurs plus grands ou plus puissants pour vous assurer que le son est suffisamment fort, en fonction de la taille et du type de lieu ainsi que du nombre de personnes présentes.

Si vous êtes dans un lieu comme un auditorium ou une salle de conférence, il est fort probable qu’un système audio y soit déjà intégré. Assurez-vous d’avoir les câbles, les adaptateurs et les clés électroniques nécessaires pour connecter votre ordinateur à l’équipement.

• Si votre présentation comporte des éléments audio, comment les gens les entendront-ils ?
  • Existe-t-il un système de sonorisation auquel vous pouvez vous connecter dans le lieu de présentation ?  
  • Pouvez-vous brancher des haut-parleurs externes (par câble ou Bluetooth) ?  
  • Si le lieu ne dispose pas d’un système de sonorisation, à qui revient-il de fournir des haut-parleurs externes ?    
  • Gardez à l’esprit que les haut-parleurs intégrés des ordinateurs portables ne sont normalement pas très puissants, en particulier dans un contexte de groupe ; il est donc recommandé d’utiliser un système de sonorisation ou des haut-parleurs externes.
• Si vous utilisez un téléviseur, les haut-parleurs du téléviseur sont-ils suffisamment puissants pour que tout le monde puisse entendre le son ou des haut-parleurs externes sont-ils nécessaires ?
• Si vous utilisez un projecteur, comment le son sera-t-il entendu ?  
• Assurez-vous que le son est facile à entendre et comprendre. 
• La présentation comprend-elle un·e conférencier·ère en direct ?
• Si oui, cette personne doit-elle être équipée d’un micro ?
• Avez-vous besoin d’une assistance technique supplémentaire pour l’audio afin d’équiper cette personne d’un micro ?
• Pour plus d’informations, consultez la note Temps de préparation et procédures de base pour l’installation de sonorisation ou de son en direct. 
• Considérations relatives à l’accessibilité : si votre présentation comprend une vidéo avec du son, est-il possible de proposer des sous-titres ou du sous-titrage codé ? Êtes-vous en mesure de fournir des sous-titres ou d’engager un·e interprète en langue des signes pour la présentation ? Pour plus d’informations sur l’importance de l’accessibilité, voir la note Réflexions sur l’accessibilité et les arts médiatiques.

Le format du média : que présentez-vous ?

Qu’il s’agisse d’un fichier numérique ou d’un support physique, le format aura une influence sur le type d’appareil et de logiciel dont vous aurez besoin pour faire jouer votre présentation ou votre vidéo.

• Les formats de film ou vidéo peuvent être : 
• Des supports physiques, tels que les DVD ou les disques Blu-ray
• Des fichiers vidéo numériques, tels que .mov, .mp4 ou DCP
• Des liens de diffusion en continu
• Des fichiers de diaporama ou présentation PowerPoint, tels que .pptx ou .pdf
• Quel logiciel ou quel équipement technique est nécessaire pour visionner vos médias ?
• Les logiciels vidéo couramment utilisés sont QuickTime et VLC.
• La vidéo peut exiger du matériel comme un lecteur de disque (DVD ou Blu-ray) ou un serveur de lecture DCP (Digital Cinema Package — pour une copie numérique, le logiciel DCP-o-matic peut convertir vers le format DCP ; site en anglais uniquement).
• Un diaporama ou une présentation peut nécessiter des logiciels tels que Google Sheets, LibreOffice, ou Adobe Acrobat Reader.

Les échéanciers : tenez compte des délais pour ce type de présentation

Si vous recevez le film ou la présentation d’un tiers, veillez à prévoir un délai suffisant pour l’acheminement, que ce soit sous forme numérique ou physique. Les fichiers vidéo sont généralement volumineux ; vous devrez probablement utiliser un service de partage de fichiers plutôt que le courrier électronique.

• Comment recevrez-vous la présentation ?
  • La taille du fichier déterminera la manière dont vous pourrez envoyer ou recevoir les présentations : certains fichiers vidéo haute résolution pouvant faire plus de 100 GB ; serez-vous en mesure de traiter des fichiers de cette taille ?
  • Il est recommandé d’utiliser un service de partage de fichiers comme WeTransfer, Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox pour les fichiers volumineux et de haute qualité.
  • Sinon, le fichier peut également être diffusé en continu via un service tel que Vimeo ou YouTube.
• Sur un support physique (disque DVD ou Blu-ray, disque dur ou clé USB contenant un fichier) par la poste, en personne ou un autre moyen ? Devez-vous prévoir du temps pour cela ?
• Par voie électronique ?
• Le lieu de la présentation dispose-t-il d’équipements intégrés ou allez-vous les configurer vous-même ?
• Si vous travaillez avec des équipements intégrés, pouvez-vous être sur place plus tôt pour les tester ? Le lieu dispose-t-il d’une assistance technique pour les systèmes audiovisuels ?
• Si vous configurez vous-même l’équipement, avez-vous besoin de plus de temps pour vous procurer du matériel spécialisé ? Êtes-vous en mesure de tester votre configuration avant la présentation et de résoudre les problèmes éventuels ?
• Comme toujours, assurez-vous d’avoir les câbles, les adaptateurs et les clés électroniques nécessaires pour connecter votre ordinateur à l’équipement. Chaque ordinateur est différent, il est donc préférable de vérifier.

Conclusion

Peu importe le type de présentation que vous prévoyez, ce guide devrait vous donner quelques pistes d’éléments à prendre en compte afin de garantir le succès de l’événement. N’oubliez pas que l’organisation d’une présentation peut être complexe du point de vue technique. Veillez donc à vous donner suffisamment de temps pour vous préparer, y compris pour faire quelques présentations d’entraînement.

À propos de cette note

• Cette note a été inspirée par les discussions qui ont eu lieu au cours des ateliers d’interConnect, particulièrement du groupe d’apprentissage collaboratif 1.1.
• Note écrite par Victoria Wells avec le support de Alex Jensen et l’équipe d’interConnect.
• Traduction de l’anglais vers le français par Marie-Camille Lalande.

L'initiative interConnect a été menée par l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI). Les opinions exprimées dans cette note sont celles des auteur·trice·s et ne constituent pas des recommandations officielles de l'AAMI.