Une première expérience d'estivation à Projet collectif en 2023

Cette note s'inscrit dans le contexte du rapport annuel 2023 de Projet collectif.

Assumer l'été

On dit que le temps passe vite, mais c’est encore plus vrai lorsqu’on parle de l’été québécois! Ce n’est pas sans surprise que plusieurs personnes privilégient l’été pour prendre leurs vacances… mais de ce fait, on observe souvent un ralentissement du rythme dans les organisations durant l’été. Tout comme certains animaux tombent en hibernation durant la saison froide, on a parfois l’impression que les milieux professionnels pratiquent l’estivation durant les mois les plus chauds! 

À Projet collectif, nous nous sommes demandés: «Pourquoi ne pas assumer ce ralentissement? N’y a-t-il pas quelque chose de sain au fait de ralentir? Comment profiter au mieux de cette période plus calme de l’année?». C’est ainsi que nous avons décidé d’officialiser cette pratique organisationnelle et que l’équipe de Projet collectif a pu expérimenter sa première estivation du 26 juin au 1er septembre 2023. L’objectif? Prendre du recul sur nos activités régulières et consacrer du temps à des activités réflexives, de perfectionnement, de bilan et de planification.

Un ralentissement qui se prépare!

Comme cette pratique n’est pas encore très répandue et qu’il s’agissait de notre première expérience, il nous fallait mettre en place certains mécanismes pour que tout se déroule bien, autant à l’interne qu’avec nos partenaires. Dès le mois de mai 2023, nous avons donc commencé à préparer la chose:

• Nous avons entamé un processus de réflexion individuelle et collective sur ce qu’on voulait vivre comme expérience d’estivation;
• Nous avons ajusté nos activités régulières et avons communiqué ces ajustements;
• Nous avons écrit aux parties prenantes de nos projets pour les informer de notre processus et les rassurer: l’estivation n’est pas une réduction de notre travail, mais une volonté de faire place à un travail de fond.

Le tout a été officialisé avec l’ajout de la phrase suivante dans la signature courriel des employé·es: «L’équipe de Projet collectif est en période d’estivation du 26 juin au 1er septembre. Il se peut donc que je réponde à mes courriels avec un délai plus long qu’à l’habitude.»

Concrètement

L’estivation 2023 s’est ouverte par le Lac-à-l’épaule de l’estivation. En plus d’offrir un moment de consolidation d’équipe, ce lac-à-l’épaule en nature a permis de lancer le bal en abordant des sujets de fond de l’organisation.

Un des changements majeurs apportés par l’estivation concernait la structure de nos rencontres d’équipe hebdomadaires et l'ajout de l'activité collective.

Avant l’estivation, la rencontre du mardi matin durait deux heures et on y abordait autant des points courants et des annonces que des appels à tous·tes et des points sujets à discussion.

Avec une composition d’équipe réduite et fluctuant de semaine en semaine au courant de l’été, nous avons adapté cette formule. Pour toute la durée de l’estivation, la rencontre d’équipe a donc été réduite à 30 minutes et ne servait qu’à communiquer les points courants et les annonces à l’équipe 

Autre changement majeur à l’horaire: la rencontre hebdomadaire était chaque fois précédée d’une heure que nous avons nommée «activité collective». L’activité collective a été la manière de cristalliser notre désir d’introspection et de travail de fond. Prenant la forme d’une rencontre virtuelle entre les employé·es disponibles, l’activité était soit une formation ou un retour d’expérience offert par une personne de l’équipe; soit un moment de réflexion collective sur un sujet de fond de l’organisation.

Activité collective

Voici quelques exemples d’activités collectives qui se sont tenues au courant de l’estivation 2023:

• Présentation de Vincent sur le rôle social de la bibliothèque
• Présentation de Marie-Hélène sur le design centré sur l’humain
• Présentation de Samantha sur son Processus de décolonisation personnel
• Retour d’expérience de Marie-Soleil sur l’accompagnement des Ateliers des savoirs partagés
• Présentation de Joël sur la mobilisation des connaissances et les communautés de pratique
• Présentation de Véronique sur l’édition de savoirs ouverts
• Discussion d’équipe à propos de l’approche de Projet collectif (qui a amorcé un processus de réflexion sur le bien commun)

Au fil de l’été, nous avons réalisé que les activités collectives nous permettaient de:

• nous former sur une pluralité de sujets utiles pour notre travail;
• partager nos compétences transversales avec nos collègues;
• mieux connaître le travail des collègues avec qui nous collaborons moins individuellement;
• nous approprier la mission et les fondements de l’organisation;
• sentir que nous participions à la réflexion sur le présent et le futur de Projet collectif.

Ce qui est resté

À la fin de l’estivation, nous avons fait un retour en équipe sur cette première expérience. Nous avons pu identifier les éléments que nous avions aimé et ceux qui pouvaient être bonifiés. Suite à une réflexion collective sur les retombées de l’estivation, voici ce qui a changé à l’interne.

Rencontres d’équipe: Nos rencontres hebdomadaires durent maintenant une heure plutôt que deux. Chaque personne y nomme comment elle va et sur quels projets elle travaille cette semaine, puis on passe à travers une courte liste de points d’intérêt général et d’appels à tous·tes. Les points de cette liste sont normalement courts et n’ouvrent pas de longue discussion.

Activité collective / Machine à café: La rencontre est ensuite suivie une semaine sur deux d’une activité collective (formation, retour d’expérience ou discussion sur un sujet de fond), et une semaine sur deux d’un moment d’échange informel et non-obligatoire nommé «Machine à café»

Machine à café: Comme organisation (presque) entièrement en télétravail, nous avons réalisé que des moments de socialisation entre collègues contribuaient grandement au bien-être de l’équipe. À l’instar de la machine à café dans un bureau classique, cet espace virtuel devient notre moment pour parler de tout et de rien en toute camaraderie. La participation à cet espace varie d’une fois à l’autre en fonction de la charge de travail et de la disponibilité de chacun·e.

Une expérience à répéter!

Les changements que nous avons apportés à la structure de nos rencontres hebdomadaires sont restés en place avec succès depuis le mois de septembre 2023, et semblent encore convenir au rythme régulier de l’année. Mais comme toute organisation impliquée dans le changement social, il convient de faire preuve d’introspection et d’examiner ses pratiques internes sur une base régulière. 

La première estivation nous a permis de prendre du recul par rapport à notre activité régulière et au feu roulant des projets de 2022-2023. Devant ce succès, nous avons donc choisi de répéter l’expérience en 2024, et avons déjà hâte de voir ce qui ressortira de la seconde édition!