interConnect | 2.2. — Reflections /Réflexions — Digital tools /Outils numériques

(Version française ci-dessous)

This note was created as part of interConnect, a collaborative inquiry into digital transformation. Learn more in the box at the end of the text.

About this group 

Between July and November 2023, this co-learning group met 5 times as part of the interConnect initiative. They explored Discussion Area 2: A Digital Future For Us By Us. Learn more about this group’s participants.

We worked towards an editorial project focussed on creating resources around assessing and selecting digital tools for Canadian arts organizations. Our goals included both documenting existing tools and providing guiding materials to help organizations make decisions on what tools correspond best to their particular needs and values.

This note reflects on the group’s process of developing this editorial project and on some of the ideas and insights shared during the workshops. Topics of discussion we touched on over the course of the project included what pain points organizations are experiencing in terms of technology and infrastructure, the ethics of using tools, what arts organizations can do to find and assess digital tools, and collecting and sharing pre-existing resources.

This note was created collaboratively by Alex Jensen (participant), Barry Rooke (participant), Lindsey Wilson (facilitator) and the interConnect team.

interConnect brought together artists, arts professionals, and organizations into six co-learning groups to share and build knowledge about digital projects and practices in the broad visual and media arts sector of so-called Canada. The intention was to foster the growth of a digital ecosystem created for and by our community, strengthening the sector overall.

Discussing Digital Tools

Throughout our co-learning sessions, we discussed as a group the need to make curated and well-organized information more accessible to help organizations select the right digital tools for their specific contexts and needs. Our collaborative, community-driven approach aims to fill gaps and address challenges in how digital resources are currently shared, such as difficulty in finding well-structured information on digital tools oriented towards the Canadian arts sector.

In addition to thinking through the best ways of compiling lists of existing digital tools, databases, and other online resources, we also aimed to develop a guide to help organizations think through criteria for choosing tools, such as cost, ease of use, and how well they meet specific needs. We discussed challenges that arts organizations face with digital tools, such as limited resources, lack of digital literacy, and resistance to change. We worked to identify categories of digital tools and document existing toolkits, as well as debated how to organize information about tools, such as through categories or tags. We also considered how to maintain and update our work over time as tools and needs change.

While we did not create a finished and functionable database, we were able to examine and document several databases by other organizations including Kick Start Arts, the Canadian Network for Arts & Learning (CNAL), and the Critical Digital Methods Institute, and to create guiding documents for arts organizations on choosing the right digital tool and on digital tool documentation. Over the five workshops, we had in-depth conversations about our own experience implementing digital strategies, our frustrations and successes with tools, and the state of the sector in Canada; these discussions helped us feel less alone in facing technology challenges. We worked towards laying the groundwork to help arts organizations take more control over their use of digital tools through thoughtful decision-making, considerations around resources, and more information about what type of tools exist.

We collectively identified a need to improve accessibility and discoverability of information about digital tools and resources for artists and cultural organizations in Canada. Existing lists and databases are not always visible or easy to find through basic web searches, especially in relation to the locality and size of our arts sector. During our research, we found that many useful resources and applications are linked through other web pages or shared via word-of-mouth.

As part of our group's exploration, other editorial projects discussed included: a “vision” document for the arts and technology; creating definitions around digital tools; ethical considerations associated with technology; sharing case studies of tool implementation from Canadian organizations; as well as creating a resource of free or open-source alternative tools and software. Our group also talked about implementations of AI tools for databases, the friction between nonprofits and IT, addressing gaps in tool implementation and digital literacy, and digital accessibility.

Lessons to Share

Some key insights we arrived at through our discussions include:

1. As arts organizations face common challenges in assessing and adopting digital tools, it is helpful for members of the arts sector to come together to discuss technology challenges and share experiences.
2. Arts organizations still face many barriers to adopting and implementing digital strategies; choosing, implementing, and learning new digital tools is extremely resource intensive for nonprofits with many points of friction.
3. Categorizing tools in multiple ways, such as by function and tags, may be most useful for research and decision-making.
4. Tools and strategies need to be reevaluated over time as technologies and needs change rapidly; resources can quickly become out of date if not properly maintained.
5. Artificial Intelligence is a challenge, especially when finding usable solutions that are ethical and cost-effective, but is an opportunity for the sector.

Examples of documents and resources that were discussed and/or created during the workshops, include the following.

Praxis notes created by interConnect participants are indicated with an asterisk (*).

*Choosing the Right Digital Tools (by Heather Steinhagen) - drawing on discussions in our co-learning group, this note provides some guidance on acknowledging gaps in your organization with onboarding new digital tools and identifying the features that are most important to you.

*Digital Tool Documentation (by Heather Fulton) - note offering suggestions on how arts organizations can document the digital systems they use, as a way of “effectively maintaining both a figurative and literal instruction manual for the inner system of cogs and wheels that allows an organization to operate and flourish.”

*Canadian Network for Arts & Learning  | Digital Resources | Database (by Alex Jensen) - note on CNAL’s database of external directories, tools, and teaching and learning resources for arts and culture organizations.

*Kick Start Arts | Digital Toolkit | Database (by Alex Jensen) - note on this toolkit intended to be a guide for the Canadian arts community for best digital resources and practices.

*Artifex | Critical Digital Methods Institute | Database (by Alex Jensen) - note on the Artifex database of Canadian and international arts and culture resources.

*Emily Carr University of Art + Design | A-Z Databases : Open Access (by Alex Jensen) - note on this open access online directory of linked arts and design resources, organizations, groups and software.

*ArtBridges | Resources and Tools | Database (by Alex Jensen) - note on ArtBridges’ categorized archive of collected resources that have been developed and created by Canadian artists and arts workers.

*Digital Museums Canada | Resource (by Alex Jensen) - note on this project aimed at building digital capacity within Canadian museums, heritage, cultural and Indigenous organizations and increasing accessibility to people through digital delivery.

*ADHD-friendly Digital Tools (by Anaïs Pagésy) - note on digital tools designed for people living withaffected by Attention Deficit Hyperactivity Disorder.

*CitizensofCraft.ca (by Heather Steinhagen) - note on the website and movement that seeks to both unify the voices and celebrate the diversity of craft professionals and craft appreciators. 

Bodt.io (by Addyz LLP) - trainable AI chatbot solution that can be implemented for databases and websites; can be costly.

AMS | Network (by FAVA) - note on the Arts Management System: “AMS is an all-in-one, web-based platform for member-based artist centres, designed from the ground up by the Film and Video Arts Society of Alberta.”

Artsdata.ca (by Culture Creates) - note on the project that aims to build a knowledge graph for the Canadian arts sector that is open, accessible, and community sourced. 

Reflection about the co-learning process

Here are 5 thoughts that we’d like to share about collaborating on note creation and editorial project development through the interConnect workshops:

1. As participants, we gained new perspectives by hearing how other organizations and individuals are approaching similar issues. This helped alleviate feelings of isolation, and let us build off of each other’s solutions.
2. Bringing together diverse backgrounds and specializations allowed the group to consider issues from multiple angles and benefit from each other's unique experiences.
3. It was frustrating to not arrive at a complete solution at the end of our workshops, but important to have a space for these conversations and to realize that similar challenges are shared by arts organizations and artists across the sector and the country. 
4. Although impractical and not realistic in terms of participant capacity, more time outside of the workshops collaborating online could have alleviated some feelings of isolation while working on our editorial projects and notes.
5. While time constraints prevented finishing all goals, the collaborative process still yielded important insights that can inform future work to support arts professionals; we hope that this work will be continued by IMAA in the future.

Imagining the Future

Throughout the workshops what really stood out was the shared need for better resources that would help arts organizations assess and select digital tools that correspond to their needs and values.

We would have loved to have been able to continue to develop the database we envisioned with a robust categorization system, along with a guide for decision-making, and case studies illustrating real-world applications of various tools.

Under current conditions, we feel that this work can best be continued by publishing the groundwork that we created for making decisions around digital tools on the Praxis knowledge base—particularly our note on choosing digital tools, our note on digital tool documentation, and our notes on databases and resources (listed above)—and by making the project open to contributions from others. We encourage anyone interested to consult and contribute to the Praxis notebook Finding and Working with Digital Tools in the Visual and Media Arts Sector—an editorial project inspired by interConnect co-learning group workshops and participant discussions, particularly those connected to Discussion Area 2, A Digital Future For Us, By Us—so that we can collectively build resources and tips over time.  

We hope that by laying the groundwork here, future projects and contributors can carry the torch as part of IMAA’s broader ongoing digital strategy. interConnect has highlighted the importance of this type of nationwide collaboration, co-learning and work in response to the rapidly changing conditions of the arts & culture sector.

We offer this final take-away to the community and Canadian arts sector: 

• Continue to connect and collaborate: one of our group’s key takeaways from our time spent working together as part of the interConnect project was the value of connecting and collaborating with each other when discussing and sharing our organizational challenges and solutions. Sharing resource solutions between organizations and individuals can speed up digital initiatives and implementations, as well as improve processes and find new efficiencies—there is no reason to re-invent the proverbial wheel on our own when someone else has a solution.

About this note   

• This note was nurtured by the discussions that took place during interConnect workshops, particularly those of co-learning group 2.2.
• Note authored by Alex Jensen and Barry Rooke with revision support from the interConnect team.
• Translation from English to French by Marie-Camille Lalande.

The interConnect initiative was led by the Independent Media Arts Alliance (IMAA). The views expressed in this note are those of the author(s) and not official IMAA recommendations.

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(Version française)

Cette note a été créée pendant interConnect, une enquête collaborative sur la transformation numérique. Apprenez-en davantage dans l’encadré à la fin du texte.

À propos du groupe

Ce groupe s’est réuni cinq fois entre juillet et novembre 2023 dans le cadre de l’initiative interConnect. Il a exploré le champ de réflexion 2 : Un avenir numérique pour nous, par nous. Découvrez les participant·e·s de ce groupe ici.

Nous avons travaillé sur un projet éditorial axé sur la création de ressources d’évaluation et de sélection d’outils numériques pour les organismes artistiques canadiens. Nous voulions à la fois documenter les outils existants et fournir des documents d’orientation pour aider les organismes à choisir les outils qui correspondent le mieux à leurs besoins et à leurs valeurs.

Cette note reflète le processus d’élaboration de ce projet éditorial par le groupe, ainsi que quelques idées et points de vue partagés lors des ateliers. Les sujets de discussion abordés au cours du projet ont compris les difficultés rencontrées par les organismes en matière de technologie et d’infrastructure, l’éthique de l’utilisation des outils, ce que les organismes artistiques peuvent faire pour trouver et évaluer les outils numériques, ainsi que la collecte et le partage de ressources préexistantes.

Cette note a été créée en collaboration par Alex Jensen (participant), Barry Rooke (participant), Lindsey Wilson (facilitatrice) et l’équipe d’interConnect.

interConnect a réuni des artistes, des travailleur·euse·s et des organismes dans six groupes d’apprentissage collaboratif pour partager et développer des connaissances sur les projets et les pratiques numériques dans le vaste secteur des arts visuels et médiatiques du territoire appelé Canada. L’intention était de favoriser la croissance d’un écosystème numérique créé pour et par notre communauté, renforçant ainsi le secteur dans son ensemble.

Discuter d’outils numériques 

Tout au long de nos sessions d’apprentissage, nous avons discuté de la nécessité d’augmenter l’accessibilité à des informations bien structurées afin d’aider les organismes à choisir les outils numériques adaptés à leurs contextes et besoins précis. Notre approche collaborative et communautaire vise à combler les lacunes et à relever les défis liés à la manière dont les ressources numériques sont actuellement partagées, comme la difficulté de trouver des informations bien structurées sur les outils numériques destinés au secteur artistique canadien.

En plus de réfléchir aux meilleurs moyens de compiler des listes d’outils numériques, de bases de données et autres ressources en ligne existantes, nous avons également cherché à élaborer un guide pour aider les organismes à réfléchir aux critères de choix des outils, tels que le coût, la facilité d’utilisation et la mesure dans laquelle ils répondent à des besoins précis. Nous avons discuté des défis que les outils numériques peuvent représenter pour les organismes artistiques, comme les ressources limitées, le manque de littératie numérique et la résistance au changement. Nous avons travaillé à l’identification de catégories d’outils numériques et à la documentation de boîtes à outils existantes, et nous avons débattu de la manière d’organiser l’information sur les outils, par exemple par le biais de catégories ou d’étiquettes. Nous avons également réfléchi à la manière d’entretenir et d’actualiser notre travail au fil du temps, à mesure que les outils et les besoins évoluent.

Bien que nous n’ayons pas créé une base de données terminée et fonctionnelle, nous avons examiné et documenté plusieurs bases de données d’autres organismes, comme Kick Start Arts, le Réseau canadien pour les arts et l’apprentissage (RCAA) et le Critical Digital Methods Institute (Institut des méthodes numériques critiques), et créé des documents d’orientation pour les organismes artistiques quant au choix du bon outil numérique et sur la documentation de l’outil numérique. Au cours des cinq ateliers, nous avons eu des conversations approfondies sur nos propres expériences de mise en œuvre de stratégies numériques, sur nos frustrations et nos succès avec les outils, et sur l’état du secteur au Canada ; ces discussions ont contribué à réduire l’isolement que nous ressentions face aux défis technologiques. Nous avons travaillé fort pour jeter des bases afin d’aider d’autres organismes artistiques à mieux contrôler leur utilisation des outils numériques grâce à une prise de décision réfléchie, à des questionnements sur les ressources et à davantage d’informations sur les types d’outils existants.

Ensemble, nous avons identifié le besoin d’améliorer l’accessibilité et la découvrabilité d’informations sur les outils et les ressources numériques pour les artistes et les organismes culturels au Canada. Les listes et les bases de données existantes ne sont pas toujours visibles ou faciles à trouver par le biais de recherches de base sur Internet, en particulier en fonction de la localité et de la taille de notre secteur artistique. Au cours de nos recherches, nous avons constaté que de nombreuses ressources et applications utiles sont liées à d’autres pages Web ou partagées par bouche-à-oreille.

Nous avons aussi discuté d’autres projets éditoriaux dans le cadre de l’exploration de notre groupe : un document de « vision » pour les arts et la technologie ; la création de définitions autour des outils numériques ; les considérations éthiques associées à la technologie ; le partage d’études de cas sur la mise en œuvre d’outils par des organismes canadiens ; la création d’une ressource recensant des outils et des logiciels alternatifs gratuits ou à code source libre. Notre groupe a également discuté de la mise en œuvre d’outils d’intelligence artificielle pour les bases de données, des frictions qui existent entre les organismes à but non lucratif et les technologies de l’information, des lacunes en matière de mise en œuvre des outils et de littératie numérique, ainsi que de l’accessibilité numérique.

Quelques leçons à partager

Voici quelques-unes des principales conclusions que nous avons tiré au cours de nos discussions :

1. L’évaluation et l’adoption d’outils numériques posent des défis communs aux organismes artistiques ; il est donc utile que les membres du secteur artistique se réunissent pour discuter des défis technologiques et partager leurs expériences.
2. Les organismes artistiques se heurtent encore à de nombreux obstacles dans l’adoption et la mise en œuvre de stratégies numériques ; le choix, la mise en œuvre et l’apprentissage de nouveaux outils numériques exigent beaucoup de ressources de la part de ces organismes et comportent de nombreux points de friction.
3. La catégorisation des outils de plusieurs façons, par exemple par fonction et par étiquette, peut s’avérer très utile pour la recherche et la prise de décision.
4. Les outils et les stratégies doivent être réévalués au fil du temps, car les technologies et les besoins évoluent vite ; les ressources peuvent donc devenir obsolètes assez rapidement si elles ne sont pas bien entretenues.
5. Si l’intelligence artificielle représente un défi, notamment lorsqu’il s’agit de trouver des solutions utilisables qui soient éthiques et rentables, elle constitue néanmoins une occasion pour le secteur.

Voici quelques exemples de documents et de ressources qui ont été créés ou dont il a été question au cours des ateliers. 

Les notes Praxis créées par les participant·e·s d’interConnect sont signalées par un astérisque (*).

*Comment choisir les bons outils numériques (par Heather Steinhagen) — cette note s’appuie sur les discussions de notre groupe d’apprentissage collaboratif pour fournir des conseils qui permettent de reconnaître les lacunes de votre organisme en ce qui concerne l’intégration de nouveaux outils numériques et d’identifier les caractéristiques qui sont les plus importantes pour vous.

*Documenter des outils numériques (par Heather Fulton) — note offrant des suggestions sur la façon dont les organismes artistiques peuvent documenter les systèmes numériques qu’ils utilisent, comme un moyen de maintenir efficacement, aux sens propre et figuré, un manuel d’instruction sur les rouages qui permettent à un organisme de fonctionner et de croître.

*Le Réseau canadien pour les arts et l’apprentissage | Ressources numériques | Base de données (par Alex Jensen) — note sur la base de données du RCAA comportant des répertoires externes, des outils et des ressources d’enseignement et d’apprentissage pour les organismes artistiques et culturels.

*Kick Start Arts | Boîte à outils numériques | Base de données (par Alex Jensen) — note sur cette boîte à outils de meilleures ressources et pratiques numériques, destinée à servir de guide à la communauté artistique canadienne.

*Artifex | Critical Digital Methods Institute (Institut des méthodes numériques critiques) | Base de données (par Alex Jensen) — note sur Artifex, une base de données de ressources artistiques et culturelles canadiennes et internationales.

*Université d’art et de design Emily-Carr | A-Z Databases : Open Access (Bases de données de A à Z : Ressources à code source libre) (par Alex Jensen) — note sur ce répertoire en ligne à code source libre avec hyperliens vers des ressources, des organismes, des groupes et des logiciels d’arts et de design.

*ToileDesArts | Ressources et outils | Base de données (par Alex Jensen) — note sur les archives catégorisées de ressources collectées de Toile des Arts qui ont été développées et créées par des artistes et des travailleur·euse·s du secteur des arts canadien.

*Musées numériques Canada | Ressource (par Alex Jensen) — note sur ce projet visant à renforcer la capacité numérique des musées et organisations patrimoniales, culturelles et autochtones du pays et à accroître l’accessibilité par la diffusion numérique. 

*Outils numériques utiles pour les personnes concernées par le TDAH (par Anaïs Pagésy) — note sur les outils numériques conçus pour les personnes vivant avec un trouble déficitaire de l’attention avec hyperactivité.

*CitizensofCraft.ca (par Heather Steinhagen) — note sur le site Web et le mouvement qui cherche à la fois à unifier les voix et à célébrer la diversité des professionnel·le·s de l’artisanat et des gens qui apprécient les métiers d’art. 

Bodt.io (par Addyz LLP) — solution de robot conversationnel entraînable issu de l’IA qui peut être mise en œuvre pour les bases de données et les sites Web ; peut être coûteuse.

AMS | Network (par FAVA) — note sur le système de gestion des arts AMS, une plateforme Web tout-en-un pour les centres d’artistes membres, conçue à partir de zéro par la Film and Video Arts Society of Alberta.

Artsdata.ca (par Culture Creates) — note sur ce projet qui vise à construire un graphe de connaissances pour le secteur artistique canadien ouvert, accessible et d’origine communautaire. 

Pistes de réflexion sur le processus d’apprentissage collaboratif

Voici cinq réflexions que nous aimerions partager sur la création collaborative de notes et l’élaboration de projets éditoriaux dans le cadre des ateliers interConnect :

1. En tant que participant·e·s, nous avons acquis de nouvelles perspectives en découvrant comment d’autres organismes et individus abordent des questions semblables. Cela a contribué à atténuer le sentiment d’isolement et nous a permis de nous inspirer des solutions proposées par d’autres.
2. Le fait de réunir des participant·e·s de divers horizons et spécialisations a permis au groupe d’examiner des questions sous plusieurs angles et de bénéficier des expériences uniques de tout le monde.
3. Il était frustrant de ne pas parvenir à une solution complète à la fin de notre série d’ateliers, mais il était important de disposer de cet espace de conversations et de réaliser que d’autres artistes et organismes artistiques font face à des défis semblables à travers le secteur et le pays. 
4. Bien que peu pratique et peu réaliste en termes de capacité des participant·e·s, le sentiment d’isolement ressenti pendant que nous travaillions sur nos projets éditoriaux et nos notes aurait pu être atténué si l’on avait disposé de plus de temps en dehors des ateliers pour collaborer en ligne.
5. Bien que les contraintes de temps aient empêché d’atteindre tous les objectifs, le processus de collaboration a tout de même permis d’obtenir des informations importantes qui peuvent éclairer le travail futur de soutien aux professionnel·le·s de l’art ; nous espérons que l’AAMI pourra poursuivre ce travail à l’avenir.

Imaginer l’avenir

Au courant des ateliers, ce qui est ressorti, c’est le besoin partagé pour de meilleures ressources qui aident les organismes artistiques à évaluer et choisir les outils numériques qui correspondent à leurs besoins et à leurs valeurs.

Nous aurions aimé pouvoir continuer à développer la base de données que nous avions imaginée, avec un système de catégorisation robuste, un guide pour la prise de décision et des études de cas illustrant les applications réelles de différents outils.

Dans les conditions actuelles, nous pensons que la meilleure façon de poursuivre ce travail est de publier, dans la base de connaissances Praxis, le travail préparatoire que nous avons réalisé sur la prise de décision concernant les outils numériques — en particulier notre note sur le choix des outils numériques, notre note sur la documentation des outils numériques et nos notes sur les bases de données et les ressources (énumérées ci-dessus) — et d’ouvrir le projet aux contributions d’autres personnes. Nous encourageons toute personne intéressée à consulter et à contribuer au carnet Praxis Trouver et travailler avec des outils numériques dans le secteur des arts visuels et médiatiques — un projet éditorial inspiré par les ateliers des groupes d’apprentissage collaboratif interConnect et les discussions des participant·e·s, en particulier celles liées au champ de réflexion 2, Un avenir numérique pour nous, par nous — afin que nous puissions collectivement créer des ressources et des conseils au fil du temps.  

Nous espérons qu’en jetant les bases ici, d’autres projets et contributeur·trice·s pourront reprendre le flambeau dans le cadre de la stratégie numérique continue de l’AAMI. interConnect a mis en évidence l’importance de ce type de collaboration, d’apprentissage collaboratif et de travail à l’échelle nationale en réponse à l’évolution rapide des conditions du secteur des arts et de la culture.

Voici une dernière leçon pour la communauté et le secteur artistique au Canada : 

• Continuez à vous rejoindre et à collaborer : l’un des principaux éléments retenus par notre groupe après ce temps passé à travailler ensemble dans le cadre du projet interConnect a été la valeur de la connexion et de la collaboration qui existe lorsque nous discutons et partageons les défis et solutions organisationnels que nous rencontrons. Le partage des ressources entre les organismes et les individus peut accélérer les initiatives et les mises en œuvre numériques, ainsi qu’améliorer les processus et trouver de nouveaux moyens — comme le dit le proverbe, nul besoin de réinventer la roue quand quelqu’un d’autre a une solution.

À propos de cette note

• Cette note a été inspirée par les discussions qui ont eu lieu au cours des ateliers d’interConnect, particulièrement du groupe d’apprentissage collaboratif 2.2.
• Note écrite par Alex Jensen et Barry Rooke et révisée par l’équipe d’interConnect.
• Traduction de l’anglais vers le français par Marie-Camille Lalande.

L'initiative interConnect a été menée par l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI). Les opinions exprimées dans cette note sont celles des auteur·trice·s et ne constituent pas des recommandations officielles de l'AAMI.