Choosing the Right Digital Tools /Comment choisir les bons outils numériques

(Version française ci-dessous)

This note was created as part of interConnect, a collaborative inquiry into digital transformation. Learn more in the box at the end of the text.

Choosing the right digital tools can be difficult for smaller arts organizations, collectives, and individual artists. With so many options available, and with limited time and money, it can be overwhelming to decide which tools to use to meet your digital needs, to achieve your goals and make work more efficient. This article will provide some guidance on how to acknowledge your gaps with onboarding new digital tools and identify the features that are most important to you.

Acknowledging Tensions

In today's world, digital technology has transformed how we work, communicate, and create. However, there are still gaps in the nonprofit and arts sector in Canada regarding implementing and utilizing digital tools.

Limited Resources

Many nonprofit and arts organizations operate on limited budgets and are dependent on grant funding, which can make it difficult to invest in expensive digital tools, software, and services. Limited resources and funding can also be a barrier to hiring and retaining dedicated IT personnel, which can compound problems with implementing and maintaining technology.

Lack of Digital Literacy

Not all nonprofit and arts professionals have the technical skills, capacity and knowledge to evaluate, select, and effectively use digital tools. This can lead to missed opportunities and inefficiencies within an organization.

Resistance to Change

Some nonprofit and arts professionals may resist change or adoption of new technology, particularly if they have used the same tools and processes for a long time. This can make it difficult to introduce and ensure adoption of new digital tools and workflows to an entire organization or staff.

Limited Access to Technology

Some nonprofit and arts organizations, either due to their remote location in northern or more rural regions of Canada, limited funding, or lack of knowledge, may not have access to the necessary technology infrastructure to support digital tools, such as high-speed internet, computers, or mobile devices.

Cybersecurity Concerns

Nonprofit and arts organizations may not have the resources or knowledge to invest in robust cybersecurity measures, leaving them vulnerable to cyber threats and attacks.

Addressing these gaps will require a concerted effort from your organization, as well as technology providers and policymakers. By investing in digital literacy, providing access to technology, and prioritizing cybersecurity, nonprofit and arts organizations can thrive in the digital age.

Studies and Further Reading

Arts in a Digital World: 2020 | Canada Council for the Arts | 2021

Evaluation of the Canada Council for the Arts’ Digital Strategy Fund & Sectoral Needs Assessment | Canada Council for the Arts | 2022

Digital Arts Nation | Case Studies 2020

Digital Needs

The digital needs of an arts organization can include email and communications programs, web design, social media management, online fundraising, membership/donor management, and so much more. It is important to identify the specific needs of your organization before selecting digital tools. This can help you narrow down your options and find tools that are tailored to your needs.

The following list shows some common needs.

• Collaboration: Tools for teams to communicate, share files, and work together effectively, such as tools for project management and shared calendars
• Databases: Customer Relationship Management (CRM), Membership databases, Learning Management Systems (LMS)
• Communication: Email, Video Call, Newsletter, Slack, Discord
• Content management: Web, Social media, SMS
• Design: Tools for creating graphics, videos, and other visual content for your website, social media channels, and other digital channels. Examples: Figma, Canva, Adobe CC, Affinity Design
• Finance: Point-of-sale (POS) system, business finance management, eCommerce
• Cybersecurity: Tools for protecting digital assets from cyber threats and attacks. Examples: password managers, virtual private networks (VPNs), data backups
• Digital Development: Tools for building and maintaining websites, mobile applications, and other digital products
• Analytics: Tools for tracking website traffic, user behaviour, and other metrics to optimize your digital strategy
• Digital Marketing: Tools for Search Engine Optimization (SEO), Search Engine Marketing (SEM), Social Media Marketing (SMM), Email Marketing, and Content Marketing
• Digital Experiences/Online Presentation: VR/AR, tools for virtual meetings, Webinars, Online Exhibitions
• AI tools: Database chatbots, generative AI
• Live Events: Tools for Bookings, Scheduling Events. Examples: Eventbrite, Facebook Events
• Equipment/rentals: Tools for Booking, Scheduling, Customer Database.

Evaluating Features

Cost

One important factor to consider when evaluating digital tools is price. Look for tools that offer trial periods or subscription-based pricing to test the tool before making a long-term commitment. Some tools may require an annual payment or be tied to grant requirements, so it's important to factor these into your decision-making process. Make sure to inquire with the company you are considering if they offer special pricing for nonprofits (and don’t be afraid to negotiate)—some companies including Google and Slack offer nonprofits up to a certain size free software upgrades to Google Workspace and Slack Pro. And don’t forget to shop around! There are many alternatives to the big name software brands that offer more competitive pricing.

Ease of Use

When evaluating digital tools, it is also important to consider the ease of use of the tool; is it easy to learn, use and implement? It might be useful to compare the pros and cons if comparing multiple tools/vendors. Look for tools that are intuitive to use and have a visually appealing interface. You want to enjoy using the tools you select, so it's important to consider whether they are user-friendly and easy to navigate.

Another important consideration is customer support. Look for tools that offer responsive and reliable customer support to help you when you encounter issues or have questions. 

Scalability is also important, as you want to choose tools that can grow with your organization over time.

Some other ease of use considerations may include:

• Training—if you are a volunteer-run organization, how easy will it be to train volunteers on this new tool? How many hours might it take?
• Succession—when staff leave positions and you are onboarding new staff, how easy is it to learn new tools and workflows? Do you have documentation from these positions for training? 
• Backend/Frontend—How easy or efficient is the backend (organization-facing) workflow for staff? Does this tool integrate with others that your organization uses? How easy is the tool to use on the frontend (customer-facing) side? Will it cause barriers for your target audience? 

Impact

When choosing a digital tool, it's important to consider its environmental and social impact. While digital data doesn't require physical storage space, it still uses energy to store and transmit. It's also worth considering where the company's main offices are located, as this can impact their carbon footprint and overall environmental impact. 

Moreover, it's worth researching who's earning income from the digital tool, as this can inform your decision and ensure that you're supporting companies with sustainable and/or ethical practices and who align with your values. Considering these factors, we can make more environmentally conscious decisions when choosing digital tools.

Security

Understanding the security of digital tools can help protect your digital assets from cyber threats and attacks such as phishing, ransomware, data breaches, etc. Before choosing a digital tool, it is important to research and understand the security features of the tool and ensure that it meets your organization's security requirements. This includes features such as data encryption, multi-factor authentication, and regular security updates. By understanding the security of your digital tools, you can ensure that your organization's sensitive information is protected and minimize the risk of cyber attacks.

Another consideration is developing good security habits with your organization’s staff, volunteers, and board including using a password manager, not sharing passwords, and regularly updating credentials.

Compatibility

It's important to consider compatibility with the tools and devices you already have in place. This can save time and resources by reducing the need for additional training and can help streamline your workflow by ensuring that all your tools work together seamlessly. Before committing to a new tool, take the time to evaluate how it will integrate with your existing tools and ensure that it's a good fit for your specific needs and goals. This can help you make more informed decisions and ensure your digital tools work together effectively to support your organization's success.

Accessibility Needs

Make sure that the tool you are considering aligns with your organization’s accessibility mandates. When evaluating website building tools/content management systems (CMS), consider whether they have built-in compatibility with screen-readers or text-to-speech software, as well as other visual aids such as high-contrast, enlarged fonts, and descriptive alt text for images for those with low and limited vision. For online meetings, YouTube videos, and other visual media, consider their compatibility with closed captioning transcripts, and your ability to have sign language interpretation available for those who are Deaf or hard of hearing. It may also be helpful to hire a disability consultant to help your organization make decisions around ensuring accessibility when implementing new technologies.

Onboarding Tips

If you are part of a small team with limited resources, it can be challenging to onboard new digital tools. One strategy is to look for processes and tools that already exist in your field. This can help you find tools that are already familiar to you and your team, reducing the amount of time and effort required to onboard. 

Other onboarding considerations may include:

• How steep is the learning curve? How transferable is the knowledge?
• Are there training resources available (such as video tutorials)? 
• Do you have good team buy-in?
• Where does your team go if they have questions?
• Do you have capacity to create an onboarding guide?

Make the Commitment

Onboarding new tools can be a challenge, especially when you’re already overworked and learning a new technology can seem daunting. Return to the original “why” and remind yourself how this tool will help you in the long term: will you save time and money after spending the time and money to learn the new tool? Will your members or customers feel better working with you? Will you be able to do the work that matters to you because you can confidently rely on the new tool?

If It’s Not Right, Move On

Every team has different needs, and not every tool will work for everyone. Don't be afraid to experiment with different tools until you find the best ones. Remember, the goal is to use technology to enhance your work and make your life easier, not to create additional complications. So take the time to research and find the right digital tools for your specific needs and goals.

Questions to Ask

Here are some questions to ask when considering a new digital tool or software:

Implementation and Onboarding

• Does someone else I know use this tool?
• Did they like it? Why or why not?
• How user-friendly is the tool?
• Does it integrate with other tools or platforms we currently use?
• Are there any limitations or restrictions on the tool's usage?
• Does the tool offer customization options to fit our specific needs?
• What is the problem this tool will help solve?

Price

• Does it currently fit in my budget? 
• If not, can it save me time and money in the long run?
• Are there any hidden costs or fees associated with the tool?
• Is there a free trial period available to test the tool before committing to it?

Help

• Does it offer customer support?
• What are their policies?
• Do they show care for their customers?
• Does the tool offer any training or tutorials to get started?

Privacy and Security

• What are the privacy and security measures in place to protect our data?
• Who owns the company, and where is it located?
• What is the tool's reputation and the company behind it in the industry?

In conclusion, choosing the right digital tools is critical for the success of any arts organization, collective, or individual. Keep these factors in mind when evaluating tools and selecting the ones that are best suited to your needs. With the right digital tools in place, you can streamline your operations and focus on what really matters.

Examples of Key Digital Tools

This is not an extensive list, but some examples you might already be considering:

Google Workspace: a productivity and collaboration enterprise suite which includes word processing, spreadsheets, presentation, video conferencing, and other. Free for nonprofits after registering with Google for Nonprofits. Alternatives: Microsoft365, LibreOffice

Grammarly: a typing assistant that checks grammar, punctuation, clarity, delivery, engagement, and plagiarism. 

Slack: a messaging, group communication, and team collaboration software primarily aimed at enterprise customers. Slack Pro with enhanced features is available for free for nonprofits after registering with Slack. Alternatives: Discord, Microsoft Teams (part of Microsoft 365), Google Chat (part of Google Workspace)

Asana: a cloud-based work and project management software designed to help teams organize, track, and manage their tasks. Paid subscription. Alternatives: Monday

Sage: a comprehensive enterprise suite specializing in customer relation management (CRM), accounting, human resources, and financial management. Paid subscription model.

Bonterra: formerly Social Solutions Apricot, a comprehensive database management software for donor engagement, supporter engagement, program management, and other nonprofit business management. Paid subscription model.

1Password: a cross-platform password manager service aimed at personal use, business, and enterprise. Paid subscription model. Alternatives: Bitwarden

MailChimp: a business-focused newsletter and communications manager with built-in ecommerce and engagement features. Paid subscription model. Alternatives: MailerLite

Shopify: an ecommerce platform aimed at business use with a comprehensive stock backend and support for integration with existing websites. Paid subscription model. Alternative: Square

WordPress: a content management system (CMS) and website builder using both existing and custom templates. Free and paid subscription models available. Alternatives: Cargo, SquareSpace

Adobe CC Suite: comprehensive suite of design, layout, photo manipulation, video editing, and animation software that is regarded by many as the industry standard. Paid subscription model. Alternatives: Affinity, Figma, GIMP

Canva: a browser-based design and layout software with built-in templates and social media creation features. Has integrated collaboration features. Free and paid subscription models available.

Zoom: a video conferencing and webinar software with comprehensive meeting and collaboration suite as well as built-in accessibility features. Free and paid subscription for additional features and webinar suite. Alternatives: JitsiMeet, Google Meet (part of Google Workspace)

Additional Resources

The Varsity | “How digitalization during COVID-19 has made Canadian art more accessible”

ADHD-friendly Digital Tools

Digital Tool Documentation

Cyber Safe and Sound

Canadian Network for Arts & Learning | Digital Resources | Database

Kick Start Arts | Digital Toolkit | Database

Artifex | Critical Digital Methods Institute | Database

Emily Carr University of Art + Design | A-Z Databases: Open Access

ArtBridges | Resources and Tools | Database

Digital Museums Canada | Resource

Bâtir un numérique plus soutenable 

About this note   

• This note was nurtured by the discussions that took place during interConnect workshops, particularly those of co-learning group 2.2. 
• Note authored by Heather Steinhagen with revision support from Alex Jensen and the interConnect team.
• Translation from English to French by Marie-Camille Lalande.

The interConnect initiative was led by the Independent Media Arts Alliance (IMAA). The views expressed in this note are those of the author(s) and not official IMAA recommendations.

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(Version française)

Cette note a été créée pendant interConnect, une enquête collaborative sur la transformation numérique. Apprenez-en davantage dans l’encadré à la fin du texte.

Choisir les bons outils numériques peut s’avérer difficile pour les petits organismes artistiques, les collectifs et les artistes indépendants. Face à la multitude de choix offerts — et dans un contexte où le temps et l’argent manquent —, il peut être difficile de décider quels outils permettront de répondre à vos besoins numériques, d’atteindre vos objectifs et de rendre votre travail plus efficace. Cet article fournit des conseils sur la manière de reconnaître vos lacunes en matière d’intégration de nouveaux outils numériques et d’identifier les fonctionnalités les plus importantes pour vous.

Reconnaître les tensions

La technologie numérique a transformé notre façon de travailler, de communiquer et de créer. Cependant, il existe encore des lacunes dans le secteur artistique et à but non lucratif au Canada en matière de mise en œuvre et d’utilisation des outils numériques.

Les ressources limitées

De nombreux organismes artistiques et à but non lucratif disposent de budgets limités et dépendent de subventions, ce qui peut entraver l’investissement dans des outils numériques, des logiciels et des services coûteux. Les ressources et le financement limités peuvent également constituer un obstacle à l’embauche et au maintien en poste de personnel spécialisé en TI, ce qui peut aggraver les problèmes liés à la mise en œuvre et à la maintenance de la technologie.

Le manque de littératie numérique

Les professionnel·le·s des arts et des organismes à but non lucratif n’ont pas tous les compétences techniques, les capacités et les connaissances nécessaires pour évaluer, choisir et utiliser efficacement les outils numériques. Cela peut conduire à des occasions manquées et à des insuffisances au sein d’un organisme.

La résistance au changement

Les professionnel·le·s des arts et des organismes à but non lucratif peuvent parfois résister au changement ou à l’adoption de nouvelles technologies, en particulier si les mêmes outils et processus sont utilisés depuis longtemps. Cela peut compliquer l’introduction et l’adoption de nouveaux outils et flux de travail numériques par l’ensemble d’une organisation ou d’un personnel.

Un accès limité à la technologie

Certains organismes artistiques et à but non lucratif, en raison de leur situation dans des régions éloignées nordiques ou rurales du Canada, d’un financement limité ou d’un manque de connaissances, peuvent ne pas avoir accès à l’infrastructure technologique nécessaire pour soutenir des outils numériques, comme l’Internet à haute vitesse, les ordinateurs ou les appareils mobiles.

Des préoccupations en matière de cybersécurité

Les organismes artistiques et à but non lucratif peuvent ne pas avoir les ressources ou les connaissances nécessaires pour investir dans de solides mesures de cybersécurité, ce qui les rend vulnérables aux cybermenaces et aux cyberattaques.

Il faudra un effort concerté de la part de votre organisme, ainsi que des fournisseurs de technologie et des responsables des politiques pour combler ces lacunes. Investir dans la culture numérique, fournir un accès à la technologie et accorder la priorité à la cybersécurité permettront aux organismes artistiques et à but non lucratif de prospérer à l’ère numérique.

Études et autres lectures complémentaires

Les arts à l’ère numérique 2020 | Conseil des arts du Canada | 2021

Examen du fonds Stratégie numérique du Conseil des arts du Canada & évaluation des besoins sectoriels | Conseil des arts du Canada | 2022

Digital Arts Nation | Études de cas 2020 (en anglais uniquement)

Besoins numériques

Les besoins numériques d’un organisme artistique peuvent inclure des programmes de courrier électronique et de communication, la conception de sites Web, la gestion des médias sociaux, la collecte de fonds en ligne, la gestion des membres et des mécènes, et bien d’autres choses encore. Il est important d’identifier les besoins précis de votre organisme avant de choisir des outils numériques. Cela peut vous aider à réduire les possibilités et à trouver des outils adaptés à vos besoins.

La liste suivante présente quelques besoins courants.

• Collaboration : Outils permettant aux équipes de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble de manière efficace, tels que des outils de gestion de projet et des calendriers partagés.
• Bases de données : Gestion de la relation avec la clientèle (CRM en anglais), bases de données des membres, systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS en anglais)
• Communication : Courriel, appel vidéo, bulletins d’information, Slack, Discord
• Gestion de contenu : Web, médias sociaux, SMS
• Conception : Outils permettant de créer des graphiques, des vidéos et d’autres contenus visuels pour votre site Web, vos canaux de médias sociaux et d’autres canaux numériques. Exemples : Figma, Canva, Adobe CC, Affinity Design
• Finance : Système de point de vente (POS en anglais), gestion des finances de l’entreprise, commerce électronique.
• Cybersécurité : Outils de protection des actifs numériques contre les cybermenaces et les attaques. Exemples : gestionnaires de mots de passe, réseaux privés virtuels (VPN en anglais), sauvegardes de données.
• Développement numérique : Outils permettant de créer et d’entretenir des sites Web, des applications mobiles et d’autres produits numériques.
• Analyse : Outils permettant de suivre le trafic sur les sites Web, le comportement des utilisateur·trice·s et d’autres paramètres afin d’optimiser votre stratégie numérique.
• Marketing numérique : Outils pour l’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO en anglais), le marketing des moteurs de recherche (SEM en anglais), le marketing des médias sociaux (SMM en anglais), le marketing par courriel et le marketing de contenu.
• Expériences numériques ou présentation en ligne : RV ou RA, outils pour les réunions virtuelles, les webinaires, les expositions en ligne
• Outils d’IA : Agents conversationnels (chatbot en anglais) de base de données, IA générative
• Événements en direct : Outils pour les réservations, la programmation d’événements. Exemples : Eventbrite, Facebook Events
• Équipement et locations : Outils de réservation, de programmation, base de données de la clientèle.

Évaluer les caractéristiques

Le coût

Le prix est un facteur important à prendre en compte lors de l’évaluation des outils numériques. Trouvez des outils qui proposent des périodes d’essai ou des tarifs d’abonnement pour pouvoir les tester avant de vous engager à long terme. Certains outils exigent un paiement annuel ou sont liés à des exigences de subvention ; tenez donc compte de ces critères dans votre processus de décision. N’oubliez pas de demander à l’entreprise que vous envisagez de choisir si elle propose des tarifs spéciaux pour les organismes à but non lucratif (et n’hésitez pas à négocier). Certaines entreprises, comme Google et Slack, offrent aux organismes à but non lucratif d’une certaine taille des mises à jour gratuites vers Google Workspace et Slack Pro. Et n’oubliez pas de comparer les prix ! Il existe plusieurs fournisseurs autres que les grandes marques de logiciels qui offrent des prix plus compétitifs.

La facilité d’utilisation

Lors de l’évaluation des outils numériques, il est également important de prendre en compte leur facilité d’utilisation : est-il facile à apprendre, à utiliser et à mettre en œuvre ? Il peut être utile de comparer les avantages et les inconvénients de plusieurs outils ou fournisseurs. Trouvez des outils dont l’utilisation est intuitive et avec une interface visuellement attrayante. Il faut vouloir aimer utiliser les outils que vous choisissez ; il importe donc de vérifier s’ils sont conviviaux et s’il est facile d’y naviguer.

Il est également important de prendre en considération le soutien à la clientèle. Trouvez des outils qui offrent un soutien à la clientèle réactif et fiable pour vous aider lorsque vous rencontrez des problèmes ou avez des questions. 

L’évolutivité est également importante, car il vaut mieux choisir des outils qui peuvent évoluer avec votre organisation au fil du temps. 

Voici d’autres éléments liés à la facilité d’utilisation à prendre en compte :

• Formation — si vous êtes un organisme géré par des bénévoles, dans quelle mesure sera-t-il facile de former les bénévoles à ce nouvel outil ? Combien d’heures faudra-t-il y consacrer ?
• Succession — lorsque des membres du personnel quittent leur poste et que vous intégrez de nouveaux·elles employé·e·s, ces nouveaux outils et flux de travail sont-ils faciles à apprendre ? Disposez-vous de la documentation relative à ces postes pour la formation ? 
• Interne/externe — dans quelle mesure le flux de travail à l’interne (« backend », qui fait face à l’organisme) est-il facile ou efficace pour le personnel ? Cet outil s’intègre-t-il à d’autres outils utilisés par votre organisation ? Quelle est la facilité d’utilisation de l’outil à l’externe (« frontend », qui fait face à la clientèle) ? L’outil est-il susceptible de créer des obstacles pour votre public cible ? 

Les effets

Il est important de tenir compte des effets environnementaux et sociaux de l’outil choisi. Si les données numériques n’exigent pas d’espace de stockage physique, leur stockage et leur transmission consomment néanmoins de l’énergie. Il convient également de se demander où sont situés les principaux bureaux de l’entreprise, car cela peut avoir une incidence sur son empreinte carbone et son impact environnemental global. 

Il est de plus utile de savoir qui tire des revenus de l’outil numérique, car cela peut éclairer votre décision et vous assurer que vous soutenez des entreprises dont les pratiques durables ou éthiques sont en accord avec vos valeurs. En tenant compte de ces facteurs, nous pouvons prendre des décisions plus respectueuses de l’environnement lorsque nous choisissons des outils numériques.

La sécurité

Comprendre la sécurité des outils numériques peut vous aider à protéger vos actifs numériques contre les cybermenaces et les attaques telles que l’hameçonnage, les rançongiciels, les violations de données, etc. Avant de choisir un outil numérique, il est important de faire de la recherche et de comprendre les caractéristiques de sécurité de l’outil et de s’assurer qu’il répond aux exigences de sécurité de votre organisme. En comprenant la sécurité de vos outils numériques, vous pouvez vous assurer que les informations de nature délicate de votre organisme sont protégées et ainsi minimiser le risque de cyberattaques.

Il convient de même au personnel, aux bénévoles et au conseil d’administration de votre organisme de prendre de bonnes habitudes en matière de sécurité, notamment en utilisant un gestionnaire de mots de passe, en ne partageant pas les mots de passe et en mettant régulièrement à jour les informations d’identification.

La compatibilité

Il est important de tenir compte de la compatibilité avec les outils et les dispositifs dont vous disposez déjà. Cela peut vous faire gagner du temps et des ressources en réduisant le besoin d’une formation supplémentaire et peut contribuer à simplifier votre flux de travail en veillant à ce que tous vos outils fonctionnent ensemble de manière transparente. Avant de vous engager avec un nouvel outil, prenez le temps d’évaluer la manière dont il s’intégrera à vos outils existants et assurez-vous qu’il correspond bien à vos besoins et objectifs précis. Cela vous aidera à prendre des décisions plus éclairées et à faire en sorte que vos outils numériques fonctionnent ensemble pour soutenir le succès de votre organisme de manière efficace.

Les besoins en matière d’accessibilité

Assurez-vous que l’outil que vous envisagez d’utiliser est conforme aux exigences de votre organisme en matière d’accessibilité. Lorsque vous évaluez des outils de création de sites Web ou des systèmes de gestion de contenu (CMS en anglais), vérifiez s’ils sont compatibles avec les lecteurs d’écran ou les logiciels de synthèse vocale, ainsi qu’avec d’autres aides visuelles telles que des polices de caractères agrandies à fort contraste et le texte optionnel descriptif pour les images destinées aux personnes ayant une basse vision ou une vision limitée. Pour les réunions en ligne, les vidéos YouTube et les autres médias visuels, il faut tenir compte de leur compatibilité avec les transcriptions sous-titrées et de votre capacité à fournir une interprétation en langue des signes pour les personnes sourdes ou malentendantes. Il pourrait également être utile d’engager une personne consultante en matière de handicap pour aider votre organisme à décider de sa garantie en matière d’accessibilité lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies.

Conseils pour l’intégration

Si vous faites partie d’une petite équipe aux ressources limitées, il peut être difficile d’intégrer de nouveaux outils numériques. Une stratégie consiste à trouver des processus et des outils qui existent déjà dans votre domaine. Cela peut vous aider à en trouver qui vous sont déjà familiers, à vous et à votre équipe, ce qui réduit le temps et les efforts nécessaires à l’intégration. 

D’autres considérations relatives à l’intégration peuvent être prises en compte :

• Quelle est l’ampleur de la courbe d’apprentissage ? Dans quelle mesure les connaissances sont-elles transférables ?
• Existe-t-il des ressources de formation disponibles (telles que des tutoriels vidéo) ? 
• L’équipe est-elle motivée, adhère-t-elle à ce choix ? 
• À qui votre équipe peut-elle s’adresser si elle a des questions ?
• Avez-vous la capacité de créer un guide d’intégration ?

Engagez-vous

L’intégration de nouveaux outils peut s’avérer difficile, en particulier lorsque vous croulez déjà sous le travail et que l’apprentissage d’une nouvelle technologie semble décourageant. Revenez à votre motivation initiale et rappelez-vous comment cet outil vous aidera à long terme : gagnerez-vous du temps et de l’argent après avoir consacré du temps et de l’argent à son apprentissage ? Vos membres ou votre clientèle se sentiront-ils mieux en travaillant avec vous ? Serez-vous alors en mesure de faire le travail qui vous importe parce que vous pouvez compter sur le nouvel outil en toute confiance ?

Si ce n’est pas le bon outil, passez à un autre 

Chaque équipe a des besoins différents et chaque outil ne convient pas à tout le monde. N’ayez pas peur d’essayer différents outils jusqu’à ce que vous trouviez les meilleurs. N’oubliez pas : l’objectif est d’améliorer votre travail et vous faciliter la vie grâce à la technologie, et non de créer des complications supplémentaires. Prenez donc le temps de faire des recherches et de trouver les outils numériques qui conviennent à vos besoins et objectifs particuliers.

Questions à poser

Voici quelques questions à poser lorsque l’on envisage d’acquérir un nouvel outil numérique ou un nouveau logiciel :

Mise en œuvre et intégration

• Est-ce que je connais quelqu’un qui utilise cet outil ?
• Est-ce que cette personne l’apprécie ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
• L’outil est-il convivial ?
• S’intègre-t-il à d’autres outils ou plateformes que nous utilisons actuellement ?
• L’utilisation de l’outil est-elle limitée ou restreinte ?
• L’outil offre-t-il des options de personnalisation pour répondre à nos besoins précis ?
• Quel est le problème que cet outil aidera à résoudre ?

Prix

• L’outil correspond-il à mon budget actuel ? 
• Sinon, peut-il me faire gagner du temps et de l’argent à long terme ?
• Y a-t-il des coûts cachés ou des frais associés à l’outil ?
• Existe-t-il une période d’essai gratuite pour tester l’outil avant de l’acheter ?

Aide

• L’entreprise offre-t-elle un service d’assistance à la clientèle ?
• Quelles sont ses politiques ?
• L’entreprise se soucie-t-elle de sa clientèle ?
• L’outil propose-t-il une formation ou des tutoriels pour démarrer ?

Confidentialité et sécurité

• Quelles sont les mesures de confidentialité et de sécurité mises en place pour protéger nos données ?
• Où l’entreprise se situe-t-elle et qui en est propriétaire ?
• Quelle est la réputation, dans le secteur, de l’outil et de l’entreprise qui en est à l’origine ?

En conclusion, choisir les bons outils numériques est essentiel à la réussite de tout artiste, organisme ou collectif artistique. Gardez ces facteurs à l’esprit lorsque vous évaluez les outils et choisissez ceux qui répondent le mieux à vos besoins. Avec les bons outils numériques en place, vous pouvez simplifier vos opérations et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Quelques exemples d’outils numériques clés

Cette liste n’est pas exhaustive, mais voici quelques exemples que vous pourriez déjà envisager :

Google Workspace : une suite d’entreprise de productivité et de collaboration qui comprend le traitement de texte, les feuilles de calcul, la présentation, la vidéoconférence, etc. Gratuit pour les organismes à but non lucratif après enregistrement auprès de Google pour les associations. Autres choix : Microsoft365, LibreOffice

Antidote : un assistant dactylographique qui vérifie la grammaire, la ponctuation, la clarté, la transmission et l’engagement.

Slack : logiciel de messagerie, de communication de groupe et de collaboration d’équipe destiné surtout aux entreprises. Le forfait Pro de Slack, avec des fonctionnalités améliorées, est offert gratuitement pour les organisations à but non lucratif après enregistrement auprès de Slack. Autres choix : Discord (en anglais uniquement), Microsoft Teams (fait partie de Microsoft 365), Google Chat (fait partie de Google Workspace)

Asana : logiciel de travail et de gestion de projet basé sur l’infonuagique, conçu pour aider les équipes à organiser, suivre et gérer leurs tâches. Abonnement payant. Autre choix : Monday

Sage : une suite d’entreprise logicielle complète, spécialisée dans la gestion de la relation avec la clientèle (CRM), la comptabilité, les ressources humaines et la gestion financière. Modèle d’abonnement payant.

Bonterra : anciennement Social Solutions Apricot ; un logiciel complet de gestion de base de données pour l’engagement des mécènes et des sympathisant·e·s, la gestion des programmes et d’autres activités à but non lucratif. Modèle d’abonnement payant. (en anglais uniquement)

1Password: un service de gestion de mots de passe multiplateforme destiné aux particulier·e·s, aux entreprises et aux sociétés. Modèle d’abonnement payant. Autre choix : Bitwarden (en anglais, allemand et japonais uniquement)

Mailchimp : gestionnaire de bulletins d’information et de communications destiné aux entreprises, avec des fonctions intégrées de commerce électronique et d’engagement. Modèle d’abonnement payant. Autre choix : MailerLite (en anglais, espagnol et polonais seulement)

Shopify: plateforme de commerce électronique destinée aux entreprises, avec un système de gestion des stocks complet et un support pour l’intégration avec des sites Web existants. Modèle d’abonnement payant. Autre choix : Square

WordPress: système de gestion de contenu (CMS) et créateur de sites Web qui se sert de modèles existants ou personnalisés. Modèles d’abonnement gratuit et payant disponibles. Autres choix : Cargo (en anglais uniquement), SquareSpace

Adobe CC Suite : suite complète de logiciels de conception, de mise en page, de manipulation de photos, de montage vidéo et d’animation, considérée par plusieurs comme la norme dans le secteur. Modèle d’abonnement payant. Autres choix : Affinity, Figma, GIMP (en anglais uniquement)

Canva : logiciel de conception et de mise en page sur navigateur, avec des modèles intégrés et des fonctions de création pour médias sociaux. Fonctions de collaboration intégrées. Modèles d’abonnement gratuit et payant disponibles.

Zoom : logiciel de vidéoconférence et de webinaire doté d’une suite complète pour les rencontres et la collaboration ainsi que des fonctions d’accessibilité intégrées. Abonnement gratuit et payant pour des fonctionnalités supplémentaires et une suite de webinaires. Autres choix : JitsiMeet (surtout en anglais), Google Meet (fait partie de Google Workspace)

Autres ressources

The Varsity | “How digitalization during COVID-19 has made Canadian art more accessible” (Comment la numérisation pendant COVID-19 a rendu l’art canadien plus accessible — en anglais uniquement)

Outils numériques utiles pour les personnes concernées par le TDAH

Documenter des outils numériques

Cyber sain et sauf

Le Réseau canadien pour les arts et l’apprentissage | Ressources numériques |  Base de données

Kick Start Arts | Boîte à outils numériques | Base de données

Artifex | Critical Digital Methods Institute (Institut des méthodes numériques critiques) | Base de données

Université d’art et de design Emily-Carr | A-Z Databases : Open Access (Bases de données de A à Z : Ressources à code source libre)

ToileDesArts | Ressources et outils | Base de données

Musées numériques Canada | Ressource

Bâtir un numérique plus soutenable 

À propos de cette note

• Cette note a été inspirée par les discussions qui ont eu lieu au cours des ateliers d’interConnect, particulièrement du groupe d’apprentissage collaboratif 2.2.
• Note écrite par Heather Steinhagen et révisée par Alex Jensen et l’équipe d’interConnect.
• Traduction de l’anglais vers le français par Marie-Camille Lalande.

L'initiative interConnect a été menée par l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI). Les opinions exprimées dans cette note sont celles des auteur·trice·s et ne constituent pas des recommandations officielles de l'AAMI.