Understanding Key Project Constraints in Grassroots Cultural Contexts /Bien comprendre les principales contraintes de projet dans des contextes culturels artistiques et communautaires

(Version française ci-dessous)

This note was created as part of interConnect, a collaborative inquiry into digital transformation. Learn more in the box at the end of the text.

Overview

This note draws from project management theory to explain four helpful models for understanding project constraints and pairs them with case studies in artist-run centres to show their importance.

Introduction to Project Constraints

Understanding, planning for, and managing constraints contributes to project success. This note draws from project management theory to explain four helpful models for understanding project constraints and then pairs them with case studies in artist-run centres to exemplify their importance.

Although the models from this note content draw from corporate models and research, they have been adapted for grassroots, DIY cultural communities, and artist-run centres, where limited resources, tight timelines, and unexpected challenges are common. Incorporating, adapting, and reclaiming corporate project management strategies can allow us to execute projects efficiently, achieve goals, and navigate complexities without reinventing the wheel.

The Triple Constraint/The Project Management Triangle

The "triple constraint" approach is a three-way balance in project management between scope, schedule, and cost. You must balance what to do ("scope"), how much to spend ("cost"), and when you want to finish ("schedule"). If you change one, it affects the others, and you need to manage this balance carefully.

1. Scope is about the tasks and goals that define the project. It’s knowing what you want to achieve.
2. Schedule (also known as “Time”) is the schedule or timeline for a project. It's when you plan to finish everything. Managing time means staying on track and completing a project when you said you would.
3. Cost is about how much money you have to work on a project: in other words, your project's budget and spending. Managing costs ensures you don't spend more money than you have for the project.

These three are connected. If you want to do more (scope), it might cost more money or take more time. To finish more quickly (schedule), it might cost more or require you to do less (change scope). If you're going to spend less (cost), it might take longer or require you to do less (change scope).

1. Scope

"Scope" refers to a project objective's specific boundaries and details. It involves the objectives, deliverables, and critical features of a project's goals and mission.

Managing the scope ensures a project remains aligned with its original purpose and objectives, whether related to cultural events, community initiatives, or artistic endeavours. When uncontrolled changes to the scope occur, it can lead to "scope creep," where a project's focus shifts or its goals become unclear, potentially affecting its overall success and allocating limited resources.

2. Schedule

The "schedule" constraint refers to the timeline and sequence of activities within a project. It is a crucial component of effective project management, helping to ensure that activities are coordinated efficiently and due dates are met.

A well-defined schedule helps allocate resources effectively and facilitates the preparation and coordination of various project components. Failure to manage the schedule can lead to delays, missed opportunities, or inefficient resource utilization.

3. Cost

"Cost" as a project constraint refers to how much money can be spent on a project. This determines whether your project is doable and sustainable. If you spend too much money, you might not have enough left to finish your project or cover other crucial expenses.

Managing costs involves tracking how much money is spent and ensuring the project budget guides your spending. If you don't control costs, you could spend more money than you have, which can cause problems including project incompletion.

The Quadruple Constraint

The main difference between the triple and quadruple constraint approaches is the inclusion of quality. 

Quality

“Quality” in the quadruple constraint is about the level of excellence or standards that must be met in your project's deliverables. It's about doing things right and ensuring the outcomes are of the desired quality. 

The triple constraint theory focuses primarily on balancing scope, cost, and time. However, in the quadruple constraint theory, quality is equally important: when deciding on scope, cost, or time, you must also consider how those decisions impact the quality of the project's results.

For example, if you want to finish your project more quickly (a change in time), it might impact the quality of the work. Similarly, cost reduction could affect the quality of materials or resources you can afford. 

Artistic-cultural communities often have specific values, nuances, and unique needs. Focusing on quality, the quadruple constraint ensures that projects respect and align with these values. It helps ensure that the outcomes meet community standards and expectations, which is crucial for building trust and maintaining positive relationships.

Other Constraints

Some project managers and organizations advocate for six key constraints–with some adding resources, risks, and/or benefits; for example, see this 2007 article published by the PMI, and these two articles by SmartSheet and Asana.

Project constraints are by no means limited to triple, quadruple, or even sextuple models. However, these models serve as starting points and helpful frameworks for thinking through project management, especially in planning, execution, monitoring and control, and change management.

Case Studies

Case Study 1: Community Arts Festival

Scope: A grassroots organization plans an annual community arts festival showcasing local artists. Initially, the scope includes art exhibitions, live performances, and workshops. However, as the event nears, additional requests for participation flood in, expanding the scope.

Schedule: The team faces a strict deadline to finalize event logistics. However, delays in securing venue permits and unforeseen technical issues in setting up exhibition spaces threaten the timeline.

Cost: Despite meticulous budgeting, unexpected equipment rental costs and last-minute requirements strain the allocated budget.

Mitigation: To manage the expanding scope, the team re-evaluates priorities, focusing on core activities and communicating transparently about event constraints. They renegotiate deadlines for venue permits and expedite technical troubleshooting. Financially, they prioritize spending on critical aspects and seek community sponsorships to cover unforeseen expenses, ensuring the event's success within limitations.

Case Study 2: Art Installation Project

Scope: An artist collective embarks on a public art installation project within a limited timeframe. Initially, the scope involves creating a large-scale installation using specific materials and dimensions.

Schedule: Unexpected adverse weather conditions and material shipment delays threaten the installation's completion within the set timeline.

Cost: Budget constraints become apparent due to increased material costs and the need for additional staffing/volunteers to compensate for the schedule setbacks.

Constraint Connections: The weather challenges call for adjustments in the installation's design (scope), which is likely to influence the schedule and cost. The material shipment delays (schedule) likewise pose potential changes to the cost and scope: the delays could lead to a need for additional resources and labor (cost), or a reduction of what can be displayed in the installation (scope). 

Mitigation: The team redefines the installation's design to accommodate weather challenges and adjusts the schedule to optimize productive hours. They negotiate with suppliers for expedited deliveries and explore alternative material options within budget constraints. Additionally, they leverage volunteer support to minimize labor costs, ensuring the project's completion within the revised scope, schedule, and budget.

Case Study 3: Cultural Exchange Program

Scope: An artist-run center plans a cultural exchange program involving international collaborations, workshops, and exhibitions.

Schedule: Visa processing delays for international artists and logistical complexities in coordinating cross-border travel disrupt the program's planned schedule.

Cost: Unforeseen expenses arise due to visa application fees, travel insurance, and accommodation modifications for the visiting artists.

Constraint Connections: The schedule disruption due to visa processing delays and logistical complexities directly links to both scope and cost. Changes in the planned schedule force a reconsideration of the program's scope, potentially altering the planned activities and reducing their breadth or depth. Furthermore, the adjustments made to accommodate the new schedule might necessitate additional unplanned expenses, escalating the overall program costs.

Possible Mitigation: The team reworks the program timeline and scope, reducing and rescheduling exchange activities to accommodate visa processing times and streamline travel arrangements. They negotiate with partner organizations for shared accommodation arrangements, reducing accommodation costs. To cover additional expenses, they seek supplemental funding through crowdfunding initiatives and local partnerships, ensuring the program's success within revised timeframes and financial limitations.

Summary

This note delves into key project management theories and how they might apply to grassroots cultural contexts. Beginning with the Triple Constraint—scope, schedule, and cost—it highlights their interdependency and the necessity for their management to attain project objectives effectively. Each constraint is outlined: Scope ensures value and objective alignment, Schedule emphasizes time management, and Cost underscores fiscal capacity prudence for project completion.

Expanding on these principles, the Quadruple Constraint introduces quality as an essential consideration alongside other constraints, particularly crucial in meeting community standards.

The case studies show that alterations in one project element impact the others. For instance, an expanded project scope often leads to longer timelines and higher costs. However, this interconnectedness offers strategic opportunities. For instance, when the budget is flexible but the schedule is tight, investing more to expedite work can be beneficial. Conversely, when facing inflexible costs and timelines despite a flexible scope, adjusting the project scope can effectively address issues related to expenses and adherence to deadlines.

Ultimately, the note underscores the critical significance of understanding constraints in project management. When we understand constraints, we can more easily plan for projects and adapt when issues arise–ultimately increasing our capacity to make complex cultural projects accessible to our target audiences.

References

1. Eby, Kate. “How to Identify and Manage Constraints in Project Management.” Smartsheet, July 11, 2022. https://www.smartsheet.com/content/project-constraints. 
2. Project Management Institute, Inc. The Standard for Project Management and a Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Seventh edition. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2021. https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok
3. Rudder, Alana, Kelly Main, and Rob Watts. “What Is The Project Management Triangle?” Forbes, July 20, 2023. https://www.forbes.com/advisor/business/project-management-triangle/.
4. Schwalbe, Kathy. An Introduction to Project Management: Predictive, Agile, and Hybrid Approaches. Seventh edition. Minneapolis, MN: Schwalbe Publishing, 2021.
5. Siegelaub, J. M. (2007). Six (yes six!) constraints: an enhanced model for project control. Paper presented at PMI® Global Congress 2007—North America, Atlanta, GA. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
6. Team Asana. “6 project constraints and how to manage them for project success.” Asana. November 5, 2022. https://asana.com/resources/project-constraints. 

About this note   

• This note was nurtured by the discussions that took place during interConnect workshops, particularly those of co-learning group 1.1. 
• Note authored by Belinda Kwan with revision support from the interConnect team.
• Translation from English to French by Marie-Camille Lalande.

The interConnect initiative was led by the Independent Media Arts Alliance (IMAA). The views expressed in this note are those of the author(s) and not official IMAA recommendations.

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(Version française)

Cette note a été créée pendant interConnect, une enquête collaborative sur la transformation numérique. Apprenez-en davantage dans l’encadré à la fin du texte.

Survol

Cette note puise dans la théorie de la gestion de projet pour présenter quatre modèles qui aident à comprendre les contraintes qui influent sur un projet ; pour témoigner de leur importance, ces modèles sont ensuite jumelés à des études de cas dans des centres d’artistes autogérés.

Introduction aux contraintes de projets

Comprendre, prévoir et gérer les contraintes contribue à la réussite d’un projet. Cette note puise dans la théorie de la gestion de projet pour présenter quatre modèles qui aident à comprendre les contraintes qui influent sur un projet ; pour témoigner de leur importance, ces modèles sont ensuite jumelés à des études de cas dans des centres d’artistes autogérés

Bien que les modèles présentés dans cette note s’inspirent de modèles et de recherches en entreprise, ils ont été adaptés pour représenter les réalités des communautés culturelles du monde communautaire local et autonome ou de la philosophie DIY (Do It Yourself, “fait soi-même”) ainsi que les centres d’artistes autogérés qui sont souvent affectés par le peu de ressources, les délais serrés et les défis inattendus. L’intégration, l’adaptation et la réappropriation de stratégies de gestion de projet d’entreprise peuvent nous permettre de réaliser des projets de manière efficace, d’atteindre les objectifs et de faire face à des situations complexes sans avoir à réinventer la roue.

La triple contrainte, ou le Triangle d’or de la gestion de projet

La théorie de la triple contrainte dans la gestion de projet repose sur trois variables : la portée, le délai et le coût. Vous devez trouver un équilibre entre ce qu’il faut faire (la portée), le montant à dépenser (le coût) et le moment où vous voulez terminer (le délai). Si l’un de ces éléments est modifié, les autres le ressentent ; vous devez donc gérer cet équilibre avec soin. (Certaines ressources utilisent différents termes comme contenu ou périmètre pour parler de la portée; calendrier ou programme pour le délai ainsi que budget ou ressources financières pour le coût).

1. La portée comprend les tâches et les objectifs au cœur même du projet. En d’autres mots, ce que vous voulez réaliser.
2. Le délai est l’horaire ou l’échéancier d’un projet. En d’autres mots, quand vous prévoyez avoir terminé. Gérer l’échéancier signifie rester sur la bonne voie et terminer un projet à la date prévue. 
3. Le coût est l’argent dont vous disposez pour réaliser un projet. En d’autres mots, le budget et les dépenses de votre projet. La gestion des coûts permet de s’assurer que vous ne dépensez pas plus d’argent que vous n’en disposez pour le projet.

Ces trois concepts sont reliés. Si vous voulez réaliser quelque chose de plus gros (portée), cela pourrait coûter plus cher (coût) ou prendre plus de temps (délai). Terminer plus rapidement (délai) exigera peut-être de débourser plus (coût) et d’en faire moins (portée). Si vous souhaitez moins dépenser (coût), le projet prendra peut-être plus de temps (délai) ou vous devrez peut-être en faire moins (changer la portée). 

1. La portée

La portée fait référence aux limites et aux détails précis d’un objectif de projet. Il s’agit des objectifs, des produits livrables et des caractéristiques essentielles des buts et de la mission d’un projet.

La gestion de la portée permet de s’assurer qu’un projet reste conforme à son but et à ses objectifs initiaux, qu’il s’agisse d’événements culturels, d’initiatives communautaires ou de projets artistiques. Lorsque la portée subit des changements incontrôlés, il peut en résulter un « glissement de portée » ou une « dérive des objectifs », c’est-à-dire un changement dans l’orientation du projet ou un manque de clarté quant à ses objectifs, ce qui risque d’affecter son succès global et l’affectation de ressources limitées.

2. Le délai

La contrainte du délai fait référence à la chronologie et à la séquence des activités au sein d’un projet. Il s’agit d’un élément essentiel de la gestion de projet efficace, permettant de s’assurer que les activités sont coordonnées efficacement et que les dates d’échéance sont respectées.

Un délai bien défini permet d’allouer efficacement les ressources et facilite la préparation et la coordination des différents éléments du projet. Une mauvaise gestion du délai peut entraîner des retards, des occasions manquées, ou des ressources mal utilisées.

3. Le coût

Le coût en tant que contrainte du projet fait référence à la somme d’argent qui peut être dépensée. Il détermine si votre projet est réalisable et durable. Si vous dépensez trop d’argent, il risque de ne pas en rester assez pour terminer le projet ou couvrir d’autres dépenses cruciales.

La gestion des coûts implique de suivre les dépenses et de s’assurer que ces dernières sont guidées par le budget. Si vous ne contrôlez pas les coûts, vous risquez de dépenser plus d’argent que vous n’en avez, ce qui peut entraîner des problèmes, notamment l’inaccomplissement du projet.

La quadruple contrainte

La grande différence entre les modèles de la triple et de la quadruple contrainte est la prise en compte de la qualité. 

La qualité

La qualité dans le modèle de la quadruple contrainte concerne le niveau d’excellence ou les normes qui doivent être respectées dans les produits livrables de votre projet. En d’autres mots, faire les choses correctement et s’assurer que les résultats sont de la qualité désirée. 

La théorie de la triple contrainte se concentre principalement sur l’équilibre entre la portée, le coût et le délai. Dans l’approche de la quadruple contrainte, la qualité est tout aussi importante  : en décidant de la portée, du coût ou du délai de votre projet, vous devez également tenir compte de l’impact de ces décisions sur la qualité des résultats.

Par exemple, terminer un projet plus rapidement (changement de délai) peut avoir une incidence sur la qualité du travail. De même, une réduction des coûts pourrait affecter la qualité des matériaux ou des ressources que vous pouvez vous offrir. 

Les communautés artistiques et culturelles ont souvent des valeurs et des nuances spécifiques, ainsi que des besoins uniques. En mettant de l’avant l’importance de la qualité, le modèle de la quadruple contrainte permet de s’assurer que les projets respectent ces valeurs et s’y alignent. Ce modèle permet de s’assurer que les résultats répondent aux normes et aux attentes de la communauté, élément essentiel pour instaurer la confiance et maintenir des relations positives.

Autres contraintes

Quelques gestionnaires de projet et organisations préconisent des théories à six contraintes clés et ajoutent les ressources, les risques ou les avantages ; voir par exemple cet article de 2007 publié par le Project Management Institute (en anglais uniquement), et ces deux articles de SmartSheet (en anglais uniquement) et Asana.

Les contraintes d’un projet ne se limitent pas aux modèles triple, quadruple ou même sextuple. Cependant, ces modèles servent de points de départ et de cadres utiles pour réfléchir à la gestion de projet, en particulier à la planification, à l’exécution, au suivi et au contrôle, ainsi qu’à la gestion du changement.

Études de cas

Étude de cas 1 : Festival d’art communautaire

Portée : Un organisme communautaire organise un festival d’art annuel mettant en valeur des artistes de la région. Au départ, l’événement comprend des expositions d’art, des spectacles et des ateliers. Cependant, alors que l’événement approche, de nouvelles demandes de participation affluent, ce qui élargit la portée.

Délai : Le délai pour finaliser la logistique de l’événement est strict. Cependant, certains permis pour les lieux sont obtenus en retard, et l’équipe est confrontée à des problèmes techniques imprévus dans la mise en place des espaces d’exposition, ce qui menace de compromettre le délai.

Coût : Malgré une budgétisation méticuleuse, des frais de location de matériel imprévus et des exigences de dernière minute mettent le budget alloué à l’épreuve.

Mesures atténuantes : Pour gérer l’élargissement de la portée du projet, l’équipe réévalue les priorités, se concentre sur ses activités principales et communique de manière transparente quant aux contraintes liées à l’événement. Elle renégocie les délais pour l’obtention des permis et accélère le dépannage technique. Sur le plan financier, elle donne la priorité aux dépenses essentielles et recherche des commandites communautaires pour couvrir les dépenses imprévues, garantissant ainsi le succès de l’événement dans les limites fixées.

Étude de cas 2 : Projet d’installation artistique

Portée : Un collectif d’artistes se lance dans un projet d’installation d’œuvre d’art public dans un délai limité. Au départ, il s’agit de créer une installation à grande échelle en utilisant des matériaux et des dimensions précises.

Délai : Des conditions météorologiques défavorables inattendues et des retards dans l’expédition des matériaux menacent l’achèvement de l’installation dans les délais prévus.

Coût : Les coûts accrus de matériaux et des besoins supplémentaires en ressources humaines (personnel rémunéré et bénévole) pour compenser les retards affligent le budget. 

Liens entre les contraintes : Les problèmes météorologiques exigent l’ajustement de la conception de l’installation (portée), ce qui est susceptible d’influer sur les délais et le coût. Les retards dans l’expédition des matériaux (délais) risquent également de modifier le coût et la portée : ces retards pourraient exiger des ressources et de la main-d’œuvre supplémentaires (coût), ou une réduction de ce qui peut être exposé dans l’installation (portée). 

Mesures atténuantes : L’équipe adapte le concept de l’installation pour tenir compte des conditions météorologiques et ajuste le calendrier afin d’optimiser les heures de production. Elle négocie avec les fournisseurs pour accélérer les livraisons et explore d’autres choix de matériaux qui respectent les contraintes budgétaires. Elle fait de plus appel au travail de bénévoles pour minimiser les coûts de main-d’œuvre, ce qui permet d’achever le projet en respectant les limites de la portée, des délais et des coûts révisés.

Étude de cas 3 : Programme d’échange culturel

Portée : Un centre d’artistes autogéré organise un programme d’échange culturel qui comprend des collaborations, des ateliers et des expositions internationales.

Délai : Des retards dans le processus de traitement des visas des artistes de l’international ainsi que les complexités logistiques liées à l’organisation de voyages transfrontaliers perturbent les délais prévus. 

Coût : Des dépenses imprévues surviennent liées aux frais de demande de visa, à l’assurance voyage et aux modifications de l’hébergement des artistes invité·e·s.

Liens entre les contraintes : Les perturbations au délai prévu causées par les retards dans le processus de traitement des visas et les complexités logistiques ont un effet direct sur la portée et les coûts. Les changements dans les délais obligent l’équipe à reconsidérer la portée de leur programme, ce qui peut entraîner une modification des activités prévues et réduire leur ampleur ou leur profondeur. De plus, les ajustements apportés pour tenir compte des nouveaux délais peuvent exiger des dépenses supplémentaires imprévues, ce qui fait grimper les coûts globaux du programme.

Mesures atténuantes possibles : L’équipe remanie le calendrier et la portée du programme, réduisant et réorganisant les activités d’échange pour tenir compte des délais de traitement des visas et simplifier l’organisation des voyages. Elle négocie des arrangements de logement partagé avec les organisations partenaires, réduisant ainsi les frais d’hébergement. Pour couvrir les dépenses supplémentaires, l’équipe recherche un financement complémentaire par le biais d’initiatives de financement participatif (crowdfunding) et de partenariats locaux, afin de garantir le succès du programme dans les délais révisés et les limites financières.

Résumé

Cette note examine les principales théories de gestion de projet et la manière dont elles peuvent s’appliquer aux contextes culturels locaux et communautaires. En commençant par le Triangle d’or — la triple contrainte de la portée, du délai et du coût —, elle met en évidence l’interdépendance et la nécessité de bien gérer les contraintes afin d’atteindre les objectifs du projet. Chaque contrainte est décrite : la portée garantit l’alignement de la valeur et des objectifs, les délais mettent l’accent sur la gestion du temps et les coûts soulignent la prudence en matière de capacité fiscale pour l’achèvement du projet.

Le modèle de la quadruple contrainte s’appuie sur ces principes et introduit la qualité comme élément essentiel et particulièrement crucial pour répondre aux normes de la communauté.

Les études de cas démontrent les répercussions des modifications à un élément du projet. Par exemple, l’élargissement de la portée d’un projet entraîne souvent un allongement des délais et une augmentation des coûts. Cependant, cette interconnexion offre aussi des occasions stratégiques. Par exemple, lorsque le budget est flexible mais que les délais ne le sont pas, il peut être avantageux d’investir davantage pour accélérer le travail. Inversement, lorsque l’on est confronté à des coûts et à des délais rigides malgré une portée flexible, la rectification de la portée du projet peut permettre de résoudre efficacement les problèmes liés aux dépenses et au respect des délais.

En fin de compte, cette note souligne l’importance cruciale de la compréhension des contraintes dans la gestion de projet. En comprenant les contraintes, nous pouvons plus facilement organiser des projets et nous adapter lorsque des problèmes surviennent, nous permettant ainsi de rendre des projets culturels complexes plus accessibles à nos publics cibles.

Références

1. Eby, K. (11 juillet 2022). How to Identify and Manage Constraints in Project Management sur le site Smartsheet. https://www.smartsheet.com/content/project-constraints
2. Project Management Institute, Inc. (2021) The Standard for Project Management and a Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 7e édition, Project Management Institute, Inc. https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok
3. Rudder, A., Main, K. et Watts, R. (20 juillet 2023). What Is The Project Management Triangle? sur le site Forbes. https://www.forbes.com/advisor/business/project-management-triangle/.
4. Schwalbe, K. (2021). An Introduction to Project Management: Predictive, Agile, and Hybrid Approaches, 7e édition, Schwalbe Publishing.
5. Siegelaub, J. M. (2007). Six (yes six!) constraints: an enhanced model for project control. PMI® Global Congress 2007—North America [conférence]. Atlanta (Géorgie) USA.https://www.pmi.org/learning/library/six-constraints-enhanced-model-project-control-7294
6. Équipe Asana (26 janvier 2023). 6 contraintes de projet à gérer et équilibrer pour un projet réussi sur le site Asana. https://asana.com/fr/resources/project-constraints

À propos de cette note

• Cette note a été inspirée par les discussions qui ont eu lieu au cours des ateliers d’interConnect, particulièrement du groupe d’apprentissage collaboratif 1.1.
• Note écrite par Belinda Kwan et révisée par l’équipe d’interConnect.
• Traduction de l’anglais vers le français par Marie-Camille Lalande.

L'initiative interConnect a été menée par l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI). Les opinions exprimées dans cette note sont celles des auteur·trice·s et ne constituent pas des recommandations officielles de l'AAMI.