Introduction to Creating Welcoming Community Spaces /Introduction à la création d’espaces communautaires accueillants

(Version française ci-dessous)

This note was created as part of interConnect, a collaborative inquiry into digital transformation. Learn more in the box at the end of the text.

Sometimes you or members of your community may want specific events, gatherings or learning opportunities to happen in your community. This guide is a short introduction meant to help and affirm community members to feel confident in organizing for themselves.

Introduction to Creating Welcoming Community Spaces

Self Care

• Before taking on community care, it’s important to care for yourself. Sometimes when we are struggling internally, we lack the space to care for others.
• Caring for others without caring for yourself can become isolating. Welcome yourself to the space, give yourself room to thrive.
• You can never fully control how others may feel, but you can control your own actions and aspirations.
• Treat yourself with empathy the way you would treat community members other than yourself. You are a community member too!

Avenues for Feedback

• Creating non-judgemental avenues for community feedback is essential for community growth (see strategies for creating non-judgemental spaces below).

• Opportunities for anonymous feedback can empower community members to speak their minds without judgment.
• This could be as simple as an anonymous note received in a box or utilizing online platforms that allow for anonymous comments.

• Opportunities for non-anonymous feedback can create accountability within the community.
• This could mean establishing a talking circle where everyone's voice can be heard and empower members to suggest solutions to the problems they may be facing.

Identifying Capacities

• Identifying strengths and weaknesses of individual community members can be helpful in ensuring no one is overworked. Certain tasks may be easier or harder depending on the individuals’ specific skills.

• Identifying your own boundaries is important to ensure you don’t become burnt out or resentful towards the community.

• Set clear expectations and ensure everyone is on the same page to avoid miscommunication.

• Allowing yourself and encouraging others to ask for help without judgment when needed contributes to a more trustful and supportive community.
  • Treat all questions equally and answer with the same amount of respect and care towards everyone. There are no bad questions.
  • Consider that an initial reaction does not necessitate the final outcome of a situation.
  • Consider that everyone learns at different speeds.
  • Consider that everyone has different types of experience.
  • Consider that everyone has different capacities.
• Strategies for creating a non-judgemental space:

Sharing Leadership

• Allow community members to lead activities and share when they feel comfortable doing so. This empowers community members and contributes to a shared sense of responsibility and accountability of the space.

• Allowing all members access to shared knowledge helps to avoid knowledge/power hoarding. Knowledge is power! 
  • Sharing resources (like this one!) with other members. 
  • Being transparent with community members about your capacities and allowing others to help with engagements.
  • Making decisions about the community with the community.
• Strategies for sharing knowledge: 

• Encourage transparency within the community. This includes acknowledging negative aspects of the community and taking accountability.
• More about Transparency: Transparency Principle – Organizing Engagement

Accessibility

• Considering the physical and cultural accessibility of the community will make it easier for people to participate and feel comfortable/safe doing so.

• Ensuring accessibility can be as simple as sharing information about a space. Is it wheelchair accessible? Is there parking? Is it loud? Is it cramped or spacious? Sharing this information can make all the difference for people who are considering participating in your event/discussion/gathering/etc.

• Make avenues for people to ask about accessibility. This can be as simple as encouraging people to reach out to the organizer about their own accessibility needs.

• Access to information is also something to consider. What languages do the people in your community use? Are there members of your community who are Deaf or hard-of-hearing? Are there members of your community who are blind or have low vision? How easy or hard is it to find information about your event? How easy or hard is it to get in touch with the organizer? 

Other Helpful Related Resources

• Access:
• Reflections on Access and Media Arts
• Creating Safe and Welcoming Community Spaces with Access Documents
• Vers des modèles de diffusion en ligne accessibles : Introduction et ressources pour la communauté des arts médiatiques (in French only)
• Cultural Accessibility
• Digital Justice Principles

• Organizing Large Projects:
• Understanding Key Project Constraints in Grassroots Cultural Contexts
• How To Define The Project Scope The Foolproof Way 

About this note   

• This note was nurtured by the discussions that took place during interConnect workshops, particularly those of co-learning group 1.1. 
• Note authored by Winona Julian with revision support from Emily Collins and the interConnect team.
• Translation from English to French by Marie-Camille Lalande.

The interConnect initiative was led by the Independent Media Arts Alliance (IMAA). The views expressed in this note are those of the author(s) and not official IMAA recommendations.

//////////////////////////////////////////////////

(Version française)

Cette note a été créée pendant interConnect, une enquête collaborative sur la transformation numérique. Apprenez-en davantage dans l’encadré à la fin du texte.

Il arrive que vous ou des membres de votre communauté souhaitiez organiser des événements, des rassemblements ou des occasions d’apprentissage précises dans votre communauté. Ce guide propose une brève introduction destinée à aider les membres de la communauté à se sentir à l’aise et en mesure d’organiser leurs propres activités.

Introduction à la création d’espaces communautaires accueillants

Prendre soin de soi — les autosoins

• Avant de s’occuper de la communauté, il importe de prendre soin de soi. Lorsque nous sommes aux prises avec des problèmes internes, il peut être difficile de trouver l’énergie de prendre soin des autres.
• S’occuper des autres sans s’occuper de soi peut conduire à l’isolement. Faites-vous une place au sein de l’espace, donnez-vous la possibilité de vous épanouir.
• Vous ne pouvez jamais contrôler totalement les sentiments des autres, mais vous pouvez contrôler vos propres actions et objectifs.
• Traitez-vous avec empathie, tout comme vous traiteriez les autres membres de la communauté. Vous faites vous aussi partie de la communauté !

Occasions de rétroactions

• Il est essentiel pour le développement de la communauté de créer des occasions où les rétroactions sont accueillies sans jugement (voir ci-dessous pour des stratégies de création d’espaces sans jugement).

• Les occasions de rétroaction anonyme peuvent permettre aux membres de la communauté de s’exprimer sans jugement.
• Il peut s’agir simplement d’une note anonyme reçue dans une boîte ou de plateformes en ligne permettant des commentaires anonymes.

• Les occasions de rétroaction non anonyme peuvent créer un sentiment d’imputabilité au sein de la communauté.
• Il peut s’agir de créer un cercle de discussion où chaque personne peut s’exprimer, et de permettre aux membres de proposer des solutions aux problèmes rencontrés.

Identifier les capacités

• Identifier les forces et les faiblesses de chaque membre de la communauté peut permettre de s’assurer que personne n’est surchargé de travail. Certaines tâches peuvent être plus faciles ou plus difficiles en fonction des compétences précises de chaque individu.

• Identifier ses propres limites est important : cela évite de s’épuiser ou d’éprouver du ressentiment à l’égard de la communauté.

• Fixez des attentes claires et veillez à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde afin d’éviter les erreurs de communication.

• S’autoriser à demander de l’aide sans jugement lorsque c’est nécessaire — et encourager les autres à le faire aussi — contribue à une communauté plus confiante et plus solidaire.
  • Traitez toutes les questions de la même manière et répondez avec le même respect et la même attention envers tout le monde. Il n’y a pas de mauvaises questions.
  • Considérez qu’une réaction initiale n’est pas nécessairement le résultat final d’une situation.
  • Considérez que chaque personne apprend à des vitesses différentes.
  • Considérez que chaque personne a des expériences différentes.
  • Considérez que chaque personne a des capacités différentes.
• Stratégies pour créer un espace sans jugement :

Partager le leadership

• Lorsque les membres de la communauté se sentent à l’aise, permettez-leur de diriger des activités et de partager. Cela renforce leurs capacités et contribue à un sens partagé de responsabilité et d’imputabilité auprès de l’espace.

• Permettre à chaque membre d’accéder aux connaissances partagées permet d’éviter que les connaissances ou le pouvoir soient accaparés par une personne. Savoir, c’est pouvoir ! 
  • Partager les ressources (comme celle-ci !) avec d’autres membres. 
  • Faire preuve de transparence avec les membres de la communauté quant à vos capacités et permettre aux autres de vous aider dans vos engagements.
  • Prendre les décisions concernant la communauté avec la communauté.
• Stratégies de partage des connaissances : 

• Encouragez la transparence au sein de la communauté. Cela implique de reconnaître aussi les aspects négatifs de la communauté et d’en assumer la responsabilité.
• En savoir plus sur la transparence : Principe de transparence — Organizing Engagement

L’accessibilité

• Réfléchir à l’accessibilité physique et culturelle de la communauté facilitera la participation des gens et leur permettra de se sentir à l’aise et en sécurité.

• Veiller à l’accessibilité peut être aussi simple que de partager des informations sur un lieu. Est-il accessible aux personnes en fauteuil roulant ? Y a-t-il un stationnement ? Est-il bruyant ? Est-il étroit ou spacieux ? Partager ces informations peut faire toute la différence pour les personnes qui envisagent de participer à votre événement/discussion/réunion/etc.

• Offrez aux gens l’occasion de poser des questions sur l’accessibilité. Il peut s’agir tout simplement de les inviter à communiquer leurs propres besoins en matière d’accessibilité avec l’équipe d’organisation. 

• L’accès à l’information est également un élément à prendre en compte. Quelles sont les langues utilisées par les membres de votre communauté ? Y a-t-il des personnes membres de votre communauté qui sont sourdes ou malentendantes, aveugles ou avec une basse vision ? Est-il facile ou difficile de trouver des informations sur votre événement ? Est-il facile ou difficile d’entrer en contact avec l’équipe d’organisation ?

Autres ressources utiles

• Accessibilité :
• Réflexions sur l’accessibilité et les arts médiatiques
• Créer des espaces communautaires sûrs et accueillants grâce aux documents d’accessibilité
• Vers des modèles de diffusion en ligne accessibles : Introduction et ressources pour la communauté des arts médiatiques
• Cultural Accessibility (L’accessibilité culturelle ; en anglais uniquement)
• Digital Justice Principles (Principes de justice numérique ; en anglais uniquement)

• L’organisation de grands projets :
  • Bien comprendre les principales contraintes de projet dans des contextes culturels artistiques et communautaires
  • How To Define The Project Scope The Foolproof Way (Définir la portée d’un projet de manière infaillible ; en anglais uniquement) 

À propos de cette note

• Cette note a été inspirée par les discussions qui ont eu lieu au cours des ateliers d’interConnect, particulièrement du groupe d’apprentissage collaboratif 1.1.
• Note écrite par Winona Julian et révisée par Emily Collins et l’équipe d’interConnect.
• Traduction de l’anglais vers le français par Marie-Camille Lalande.

L'initiative interConnect a été menée par l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI). Les opinions exprimées dans cette note sont celles des auteur·trice·s et ne constituent pas des recommandations officielles de l'AAMI.