Creating Safe and Welcoming Community Spaces with Access Documents /Créer des espaces communautaires sûrs et accueillants grâce aux documents d’accessibilité

(Version française ci-dessous)

This note was created as part of interConnect, a collaborative inquiry into digital transformation. Learn more in the box at the end of the text.

As an artist-run centre, creating a document that shares information in advance of an artist or member’s arrival helps us prepare the space and make sure we can accommodate the needs of our visitors. Being proactive and providing a document that gives artists an opportunity to share about their needs (if they want to) while also providing details about the space they are coming to helps build a relationship and familiarity before arrival. The daily routines in the space, noise levels, scheduled events and public and private hours are all important to share with artists in residence. This document can be a great tool that helps create a safe and welcoming environment to work in.  

We have had artists share this type of document with us at Eastern Edge as an artist-run centre that runs a gallery and a residency program.  We have since decided to create a document that we send out with our contracts that introduces the artist to the space and invites them to share information with us if they think it will enhance their comfort while sharing space with us.

Below is an example of an access document:

ALLERGIES

● Cats, dust, artificial scents and perfumes induce asthma.  Please do your best to keep these things out of the space while I visit. 

LIGHT SENSITIVITY / VISION 

● I wear dark glasses to protect my sensitive watery eyes.

SOUND SENSITIVITY 

● Ear plugs, headphones (self-provided; need to be able to wear whenever regardless of social occasion)

REST / REGULATION 

● Private, quiet place

● Routines; creating routines around getting ready, work schedules, eating 

● Guaranteed private space 

● Prior notice for schedules and any changes to those schedules 

● As much notice as possible for spontaneous events 

● Routines/Structured schedule

● Alone time after presenting/group events 

TOUCH 

● Sensory seeking: soft materials

● Sensory avoidant: plastics

● Sensitive to skin touch 

● Getting consent before touching / hugging 

COMMUNICATION 

● Available schedules, agendas, instructions, and floorplans 

● Consistent set of communication methods (text, email, etc) 

● Be available for questions/requests

This is one example of an access document. It can be designed in all sorts of ways. You can find other inspiration in the note Access Documents for Artists and Arts Organizations-Templates and Tools. Clear communication of how an individual will feel comfortable in a space is key to creating welcoming environments. Being thoughtful in the space and providing a proper orientation and safety tour has become a routine for us at Eastern Edge. We have first aid kits, naloxone kits, fire extinguishers and an eyewash station on site. We have a safety cupboard with Personal Protective Equipment (PPE), Safety Data Sheet (SDS) database and a near miss report log. Safety, accessibility and comfort all help create welcoming spaces.  

Other helpful related resources

The following terminology and definitions truly helped our team understand much more about disability, mental health and neurodiversity: Inclusive Language in MEDIA A Canadian Style Guide.

The 519 has a toolkit for “Creating Authentic Spaces”. Although this is focused on gender identity and expression, the commitment to diversity, inclusivity, and institutional support and change is evident through an understanding of language, context, and intersectionality.

The website Access Docs for Artists provides some other sample documents and testimonials from arts organizations and artists on the benefits of using these types of documents. There are many other helpful resources on this website too. This site was created by Leah Clements, Alice Hattrick and Lizzy Rose after a residency at Wysing Arts Centre. The site is based out of the UK. 

IMAA also created the document Towards Accessible Online Presentation Models: Introduction and Resources for the Media Arts Community where you can find definitions of key concepts (such as Disability justice or critical access), a primer on the relevant Canadian Legal Framework, and other resources.

About this note   

• This note was nurtured by the discussions that took place during interConnect workshops, particularly those of co-learning group 1.1. 
• Note authored by Amanda Penney with revision support from Emily Collins and the interConnect team.
• Translation from English to French by Marie-Camille Lalande.

The interConnect initiative was led by the Independent Media Arts Alliance (IMAA). The views expressed in this note are those of the author(s) and not official IMAA recommendations.

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(Version française)

Cette note a été créée pendant interConnect, une enquête collaborative sur la transformation numérique. Apprenez-en davantage dans l’encadré à la fin du texte.

En tant que centre d’artistes, nous aimons préparer l’espace et nous assurer de répondre aux besoins de nos visiteur·teuse·s grâce à un document qui partage des informations avant l’arrivée d’un·e artiste ou d’un·e membre. Agir de manière proactive et permettre aux artistes de nous faire part (ou non) de leurs besoins tout en fournissant des détails sur l’espace qui les attend permet d’établir une relation et de se familiariser avec le lieu avant l’arrivée. Les routines quotidiennes dans l’espace, les niveaux de bruit, les événements programmés ainsi que les plages de temps « publiques » et « privées » sont autant d’éléments qu’il est important de partager avec les artistes en résidence. Ce document peut être un outil précieux pour créer un environnement de travail sûr et accueillant.  

Des artistes ont partagé ce type de document avec nous à Eastern Edge, un centre d’artistes autogéré qui gère une galerie et un programme de résidence. Depuis, nous avons décidé de créer un document que nous envoyons avec nos contrats, afin de présenter l’espace à l’artiste et l’inviter à partager des informations avec nous si l’artiste estime que ces informations amélioreront son confort pendant son séjour.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de document d’accessibilité :

ALLERGIES

● Les chats, la poussière, les odeurs et les parfums synthétiques provoquent de l’asthme. Veuillez tenter d’éviter que ces éléments entrent dans l’espace pendant ma visite. 

SENSIBILITÉ À LA LUMIÈRE/VISION 

● Je porte des verres fumés pour protéger mes yeux sensibles et larmoyants.

SENSIBILITÉ AUX SONS

● Bouchons d’oreille, écouteurs (fournis par soi ; doit pouvoir les porter à tout moment, quelle que soit l’occasion sociale)

REPOS/RÉGULATION 

● Un endroit privé et calme

● Des routines ; créer des routines autour de la préparation, des horaires de travail, des repas 

● Un espace privé garanti 

● Communiquer les horaires à l’avance et avertir de tout changement d’horaire 

● Donner un préavis aussi long que possible pour les événements spontanés 

● Des routines ou un horaire structuré

● Du temps seul·e après les présentations ou événements de groupe

TOUCHÉ 

● Recherche sensorielle : des matières douces

● Évitement sensoriel : matières plastiques

● Sensible au toucher de la peau 

● Obtenir le consentement avant de toucher ou de donner un câlin

COMMUNICATION 

● Horaires, ordres du jour, instructions et plans d’étage disponibles

● Un ensemble cohérent de méthodes de communication (texto, courriel, etc.) 

● Être disponible pour répondre aux questions ou demandes

Il ne s’agit que d’un exemple d’un document d’accessibilité. Ces documents peuvent être conçus de toutes sortes de façons. Vous trouverez d'autres sources d'inspiration dans la note Access Documents for Artists and Arts Organizations-Templates and Tools (Documents d’accessibilité pour les artistes et les organisations artistiques - Modèles et outils; en anglais uniquement). Une communication claire sur la manière dont une personne se sentira à l’aise dans un espace est essentielle pour créer des environnements accueillants. À Eastern Edge, nous avons pris l’habitude de porter attention à l’espace et de fournir une orientation et une visite de sécurité adéquates. Nous disposons de trousses de premiers secours, de trousses de naloxone, d’extincteurs et d’une douche oculaire sur les lieux. Nous disposons d’une armoire contenant de l’équipement de protection individuelle (ÉPI), une base de données des fiches de données de sécurité (FDS) et un registre des rapports d’accidents évités de justesse. La sécurité, l’accessibilité et le confort contribuent à créer des espaces accueillants.

Autres ressources utiles

La terminologie et les définitions suivantes ont beaucoup aidé notre équipe à mieux comprendre le handicap, la santé mentale et la neurodiversité : Inclusive Language in MEDIA A Canadian Style Guide (Le langage inclusif dans les médias : Un guide de style canadien ; en anglais uniquement).

Le centre communautaire The 519 dispose d’une boîte à outils « Creating Authentic Spaces » (La création d’espaces authentiques ; en anglais uniquement). Bien que ce document soit axé sur l’identité et l’expression de genre, son engagement en faveur de la diversité, de l’inclusion, du soutien institutionnel et du changement est évident grâce à la compréhension du langage, du contexte et de l’intersectionnalité.

Le site Web Access Docs for Artists (Documents d’accessibilité pour les artistes ; en anglais uniquement) propose d’autres exemples de documents et des témoignages d’organismes artistiques et d’artistes sur les avantages que présentent ces types de documents. Le site contient également de nombreuses autres ressources utiles. Il a été créé par Leah Clements, Alice Hattrick et Lizzy Rose après une résidence au Wysing Arts Centre. Le site est basé au Royaume-Uni.

L’AAMI a également créé le document Vers des modèles de diffusion en ligne accessibles : Introduction et ressources pour la communauté des arts médiatiques, dans lequel vous trouverez des définitions de concepts clés (tels que la justice pour les personnes handicapées ou l’approche critique de l’accessibilité), une introduction au cadre juridique canadien pertinent, ainsi que d’autres ressources.

À propos de cette note

• Cette note a été inspirée par les discussions qui ont eu lieu au cours des ateliers d’interConnect, particulièrement du groupe d’apprentissage collaboratif 1.1.
• Note écrite par Amanda Penney et révisée par Emily Collins et l’équipe d’interConnect.
• Traduction de l’anglais vers le français par Marie-Camille Lalande.

L'initiative interConnect a été menée par l'Alliance des arts médiatiques indépendants (AAMI). Les opinions exprimées dans cette note sont celles des auteur·trice·s et ne constituent pas des recommandations officielles de l'AAMI.