note Note générale

4.8. Des outils numériques appropriés | Mémoire sur les communautés de pratique / résultats

ℹ️ Contexte
Cette note fait partie du carnet "La communauté de pratique comme stratégie de transfert de connaissances dans le champ de l’innovation sociale", un mémoire qui propose un regard critique sur le déploiement de la démarche Passerelles 1 (2018-2022) et qui vise à identifier les conditions de succès et les facteurs à considérer pour ce type particulier de communautés de pratique (CdP).
Table des matières | Résumé | Références

Les cas étudiés (présentation des cas) permettent de valider les constats évoqués dans la problématique à propos des attentes individuelles face aux outils numériques. La mise à disposition d’un outil dédié aux CdP dans le champ de l’innovation sociale était considérée comme pertinente et utile, mais les gens souhaitaient utiliser des outils plus modernes, simples d’utilisation, conviviaux et performants. Certains besoins plus précis ont pu être identifiés à travers l’étude des attentes au sein des 6 CdP retenues.

Dans les CdP 1, 2 et 5, les membres souhaitaient utiliser des outils permettant de publier de manière plus rapide et spontanée. La mise en forme d’une publication avec un titre et un contenu, avec la possibilité de joindre des fichiers et des médias puis d’associer des catégories, apparaissait pour certaines personnes comme lourde et complexe. Cela semblait particulièrement vrai lorsqu’une personne souhaitait partager un article, faire part d’une réflexion ou poser une question à la communauté. Il aurait été plus simple par exemple de copier un hyperlien générant un contenu mis en forme automatiquement à partir des métadonnées et d’ajouter quelques commentaires écrits, avec des mots-clics au besoin.

Une messagerie instantanée semblerait plus appropriée pour des activités de veille, de diffusion d’informations, de partage de ressources ou d’appels à tous. La possibilité de discuter en temps réel aurait amené des interactions plus spontanées, selon les responsables de l’animation.

Certain·es émettaient l’hypothèse qu’un tel outil faciliterait la création d’un climat plus convivial et rendrait les discussions informelles plus faciles. À l’inverse, si un formulaire de création de contenu avec divers champs personnalisables permet de fournir davantage de détails et d’éléments de contexte, cela semble imposer un style de communication plus organisé, formaté et officiel, voire académique. On peut même croire qu’un dispositif technique plus spontané pourrait contribuer à surmonter la gêne et ouvrirait davantage de possibilités dans l’animation du groupe.

Ces constats ont amené à observer l’utilisation du logiciel Slack (messagerie instantanée d’équipe) dans quelques contextes organisationnels et de CdP qui ont des activités de veille. Il est vrai qu’il semble facile et plus naturel de partager un article trouvé, des résumés de rencontres, de nouvelles du milieu ou des réflexions personnelles dans une messagerie que sur une plateforme qui demande un minimum de mise en forme à l’étape de la publication.

La possibilité d’intégrer facilement des émoticônes semble également ajouter à la convivialité, permettant de partager des émotions ou de préciser une réaction personnelle sans avoir à le détailler avec des mots.

Cette observation reste néanmoins limitée et ne s’inscrit pas de manière formelle dans cette recherche. Elle pourrait être étudiée de manière plus approfondie ou faire l’objet de projets pilotes. On peut supposer que d’autres facteurs sont à considérer.

Le fait que le logiciel Slack ou un autre outil de messagerie soit déjà utilisé au sein de certaines équipes et fréquemment consulté par certaines personnes peut également faciliter l’utilisation du même logiciel pour des activités de veille. Cependant, cela peut aussi apporter un déséquilibre avec les membres d’une communauté qui n’utilisent pas cet outil dans un contexte professionnel et pour qui des efforts supplémentaires d’appropriation et de développement d’habitudes numériques doivent être consacrés. Néanmoins, certaines personnes ont exprimé des attentes en termes de convivialité qui sont inspirées par des pratiques sur des messageries instantanées dans certaines de leurs activités.

Notons que les logiciels qui offrent une messagerie instantanée n’offrent généralement pas de système d’organisation des archives en complément des échanges synchrones ou asynchrones. L’atteinte de l’équilibre entre participation et réification (Wenger, 2005) doit donc s’appuyer sur l’utilisation d’un second outil complémentaire, qui nécessite généralement une authentification distincte, qui demande l’apprentissage d’un nouvel outil pour certains membres et qui ne permet pas une synchronisation entre les discussions et l’archivage de contenus, ce qui peut représenter des défis supplémentaires pour la personne responsable de l’animation.

Les CdP 3, 4, 5 et 6 ont identifié les notifications comme étant un besoin important, c’est-à-dire la possibilité de recevoir une alerte déclenchée par une action. Ces notifications pourraient par exemple signaler l’ajout d’une publication dans une communauté donnée, l’ajout d’une réaction ou d’un commentaire sur une publication dont nous sommes l’auteur·trice, l’utilisation d’un mot-clic donné, le fait qu’un autre membre nous a interpellé·e personnellement ou la réception d’un nouveau message privé.

Deux raisons sont mentionnées. D’abord, cela permettrait aux responsables de l’animation d’être avisés si une activité a lieu. Ensuite, il s’agirait d’un élément susceptible de favoriser la participation des membres, en leur rappelant ponctuellement l’existence de la CdP et en leur permettant de plus facilement en suivre les activités en continu.

Certains outils de notifications existaient sur Passerelles, mais ils ne semblaient pas assez personnalisables pour répondre à ces besoins. Plusieurs souhaitaient également recevoir des notifications en temps réel sur la plateforme et certain·es exprimaient le souhait d’avoir accès à des notifications « push » en temps réel sur leurs appareils mobiles, deux fonctions qui n’étaient pas offertes sur Passerelles et dont les développements peuvent être coûteux.

D’autres fonctionnalités souhaitées ont pu être identifiées. La liste qui suit n’est pas exhaustive, mais couvre les éléments les plus souvent mentionnés et les plus susceptibles de contribuer au dynamisme des CdP selon les responsables de l’animation des cas étudiés.

Un outil de gestion et de classification d’archives plus élaboré accompagné d’un moteur de recherche plus performant.
La disponibilité d’une application mobile (et pas seulement une adaptation du site pour des écrans plus petits).
Une salle de visioconférence dédiée à chaque communauté.
La possibilité d’éditer des documents collaborativement et en temps réel.
L’intégration de calendriers consultables dans une CdP et à l’extérieur de la plateforme.
Des liens simplifiés entre des sites internet d’organisation et la plateforme collaborative, qui peuvent inclure un partage de données.
La possibilité d’utiliser l’authentifiant de la plateforme pour se connecter à d’autres plateformes.
Le partage des contenus publics de la plateforme vers d’autres sites internet ou inversement (par exemple via des fils de syndication ou des outils permettant l’interopérabilité).
L’accès à des statistiques détaillées des activités au sein d’une CdP.
La possibilité d’exporter les contenus d’une CdP.
La possibilité d’importer plusieurs contenus dans une CdP.
La possibilité d’associer des coordonnées de géolocalisation à des contenus et de générer des cartes géographiques.
La possibilité d’inviter des personnes à se joindre à une CdP si elles n’ont pas déjà un compte sur la plateforme utilisée.
La possibilité de rendre un contenu éditable par plusieurs personnes et de conserver un historique des modifications.
La possibilité de créer des répertoires collaboratifs de ressources en ayant un contrôle sur le niveau de visibilité et sur les droits d’édition et de publication au sein de ce répertoire.
La possibilité de créer des liens entre les publications ou de citer une autre publication.
La possibilité de publier au nom d’une organisation.
La création de pages publiques d’organisations.
La création de communautés liées à des organisations.
Une plus grande personnalisation des CdP (couleurs, images, en-tête, URL, mots clés et navigation).
La possibilité de facilement repartager un contenu d’une communauté vers une autre.
La disponibilité d’outils de sondages plus évolués.